Legislação Tributária
ATO NORMATIVO DA SEFAZ

Ato: Portaria

Número/Complemento
Assinatura
Publicação
Pág. D.O.
Início da Vigência
Início dos Efeitos
32/2000
05/08/2000
06/08/2000
15
08/06/2000
08/06/2000

Ementa:Aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos.
Assunto:Tabela de Temporalidade de Documentos
Alterou/Revogou:
Alterado por/Revogado por:DocLink para 243 - Alterada pela Portaria 243/2008 (SARP)
DocLink para 48 - Alterada pela Portaria 048/2010 (SARP)
DocLink para 228 - Alterada pela Portaria 228/2010 (SARP)
Legislaçao Tributária - Alterada pela Portaria 135/2014 (SATE)
DocLink para 155 - Alterada pela Portaria 155/2024
Observações:Revogou a Port. 013/94/CAD/SEFAZ de 01/11/94 (não disponível)


Nota Explicativa:
Nota: " Os documentos contidos nesta base de dados têm caráter meramente informativo. Somente os textos publicados no Diário Oficial estão aptos à produção de efeitos legais."

Texto:
PORTARIA nº 032/GS/SEFAZ/2000

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA, no uso das atribuições legais e, considerando o disposto no Decreto nº 1654, de 29 de agosto de 1997, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso;

Considerando a necessidade de racionalização dos documentos produzidos pela SEFAZ, o ciclo de vida útil e datar o arquivo de rapidez e eficiência,

RESOLVE:

I - Aprovar a TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS da Organização, nas especificações conforme TERMO DE APROVAÇÃO, de lavra da Comissão constituída pela PORTARIA nº 019/GS/SEFAZ/2000.

II - Determinar que a TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS entra em vigência dentro de 30 dias, interregno este, destinado a que interessados possam manifestar-se sobre os prazos nela definidos.

III - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente Portaria n°. 013/94/CAD/SEFAZ, publicada em 01/11/94.

PUBLICADA, CUMPRA-SE.

Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso, em 08 de maio de 2000.



VALTER ALBANO DA SILVA
SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA


TABELA DE TEMPORALIDADE (geral)
Versão original

(Atualizações: ver alterações parciais)

temporalidade.pdf

TABELA DE TEMPORALIDADE (parcial)
Unidade Administrativa:Secretaria Adjunta do Tesouro Estadual (SATE)
(Nova redação dada pela Port. 135/14)

SETOR DE ORIGEM
TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
(em anos)
DESTINAÇÃO
FINAL
OBSERVAÇÕES
SETOR DE ORIGEM
Corrente
Interme-
diário
Perm.
Eliminar
COORDENADORIA DE
CONTROLE DA DÍVIDA E DOS ENCARGOS ESTADUAIS (CODE)
Balanco Orçamentário e
Financeiro Anual
x
Tomada de Contas anual
Balancete Orçamentário e Financeiro Mensal
x
Permanecerá na coordenadoria
Certidão de Crédito e
Medições
1
3
x
Demonstrativo da dívida fundada interna e externa anual
x
Permanecerá na coordenadoria
Demonstrativo da dívida fundada interna e externa mensal
Enquanto Vigente
3
x
Demonstrativo da dívida com encargos sociais e fiscais
2
3
x
Demonstrativo de
operações de Crédito
Enquanto Vigente
3
x
Demonstrativo de Pagamento da Dívida e Encargos
2
3
x
Quadromem
Demonstrativo de
Pagamento e Previsão
Enquanto Vigente
3
x
Secretaria do Tesouro
Nacional e
BACEN
Demonstrativo das Previsões da Dívida e Encargos
2
3
x
Demonstrativo de Previsões e Pagamentos – PRODEI
2
3
x
Programa de
Desenvolvimento Industrial
Livro de Controle de
Pagamento
Enquanto Vigente
x
Somente para controle interno
Planilha dos Contratos da Dívida e Encargos
x
Permanecerá na coordenadoria

TABELA DE TEMPORALIDADE (parcial)
Unidade Administrativa: Secretaria Adjunta da Receita Pública (SARP)
(Consolidada até a Portaria 228/10)

SETOR DE
ORIGEM
TIPO
DOCUMENTAL
PRAZO DE
ARQUIVAMENTO
DESTINAÇÃO
FINAL
OBSERVAÇÕES
CorrenteIntermediárioPermanecerEliminar
Documentos Comuns às unidades administrativas da SARP
Todas Unidades Administrativas














Comunicação Interna1 ano4 anosX
Livro de Protocolo1 ano4 anosX
Memorando1 ano4 anosX
Ofício1 ano4 anosX
Prestação de Contas1 ano4 anosX
Requisição de Materiais1 ano4 anosX
Requerimento1 ano4 anosX
Relatório de Assiduidade1 anoX
Quadro de Remessa de Documentos1 ano4 anosX
SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMAÇÕES DO ICMS (SUIC)
Gerência de Informações de Nota Fiscal de Entrada (GINF)Notas Fiscais1 mês5 anosX
Processo - Saneamento (Omissão detectada por cruzamento de dados) (Nova redação dada pela Port. 048/10)
Processo – Saneamento (Omissão detectada por cruzamento de dados)
3 meses



2 anos
5 anos



3 anos
X



X
Livro de Controle de Número de Lote
(Nova redação dada pela Port. 048/10)
Livro de Controle de Número de Lote
3 meses


5 meses
5 anos


5 anos
X


X
Livro de Controle de Remessa de Documentos (Nova redação dada pela Port. 048/10)
Livro de Controle de Remessa de Documentos
3 meses


1 ano
5 anos


9 anos
X


X
Relatório de Atividade Anual
(Nova redação dada pela Port. 048/10)
Relatório de Atividade Anual
3 meses


1 ano
5 anosX


X
Planilha de Controle de ProdutividadeFeita por meio eletrônico.
Planilha Totalizadora (Lote)
(Nova redação dada pela Port. 048/10)
Planilha Totalizadora (Lote)
3 meses


5 meses
5 anos


5 anos
X


X
Processo de Revisão ICMS Garantido
(Nova redação pela Port. 048/10)
Processo de Revisão ICMS Garantido
3 meses


5 anos
5 anos


5 anos
X


X
Gerência de Informações de Nota Fiscal de Saída (GNFS)Notas Fiscais (Modelo 1 ou 1-A)2 meses5 anosX
NFPA3 meses 5 anosXO arquivamento intermediário refere-se a Agência Fazendária Emitente da Nota Fiscal
Notificação do Contribuinte1 ano5 anos X
Planilha Totalizadora (Lote)1 ano5 anos X
Planilha Auditoria de Malote1 ano5 anos X
Livro de Controle de Remessa de Documentos1 ano5 anos X
Relatório de Atividade Anual1 anoX
Processo NFI1 anoX
Processo NFPA1 anoX
Gerência de Informações Digitais (GIDI)Notificação/Intimação de Contribuinte5 anosX
Arquivo Magnético em diskete3 anos2 anosX
Arquivo Magnético em CD3 anos2 anosX
Processos de Pedido de Uso de Sistema Eletrônico(PED)2 anos3 anosX
Processos de Pedido de Cessação de Uso de Sistema Eletrônicos(PED)2 anos3 anosX
Processos de Pedido de Prorrogação de Prazo para Uso de NF-e2 anos3 anosX
Formulários de Controle de Acesso aos Sistemas Fazendários (Anexos da Portaria 128/2005)3 anos7 anosX
Informação Administrativa3 anos2 anosX
Gerência de Informações Econômico-Fiscais (GIEF)GIA - Formulário Produtor Rural2 anos 5 anos X
Aviso de Recebimento - Desenquadramento Estimativa2 anos 3 anosX
Processo - GIA Substitutiva Analisada5 anos5 anosX
Processo - Cancelamento GIA de baixa5 anos5 anosX
Processo - Desenquadramento de Estimativa5 anos5 anosX
Processo - Revisão de Estimativa2 anos 3 anosX
Processo - Estimativa Segmentada2 anos 3 anosX
Notificação de Enquadramento, Revisão de Estimativa (NERE)2 anos 3 anosX
Gerência de Gestão do Crédito Fiscal (GGCF)Processo - Repetição de Indébito 1 ano 5 anosX
Processo - PAC/PUC5 anos5 anosX
Processo - PAC/RUC5 anos5 anosX
SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMAÇÕES SOBRE OUTRAS RECEITAS (SIOR)
Gerência de Informações Cadastrais (GCAD)Dossiê de Cadastro do Contribuinte5 anos, após a baixa5 anosX
Dossiê de Concessão de Regimes Especiais5 anos, após a baixa5 anosX
Gerência de Informações sobre Outras receitas (GIOR)Declarações ITCD5 anosXPort. n.132 - todas nas Agências Fazendárias
Notificação ao Contribuinte1 ano 5 anosX
Processos - FUPIS 3 meses 5 anosX
Processos - Restituição (ITCD, TAXAS, FETHAB) 5 anos5 anosXEstes processos têm permanecido na Gerência de Recursos Financeiros (GRFI/SGPI)
Gerência de Registro da Receita Pública (GRRP)DAR-1-AUT6 meses5 anosX
DAR-36 meses5 anosX
Documento de Restituição - Fiança, ICMS e Outras Receitas 5 anos5 anosX
Relação de Documentos Duplicados6 meses5 anosX
Planilha de Acompanhamento de Cheques Pendentes 5 anosXpouco uso, em função de outras formas de pagamento
Conciliação bancária1 mêsXestá no sistema informatizado
Relatório de Crítica de documento de arrecadação1 mêsXestá no sistema informatizado
Demonstrativo de Arrecadação Estadual por Tributo1 mêsXestá no sistema informatizado
Relatório de Fechamento de Arrecadação1 ano5 anos X
Gerência de Informações do IPVA (GIPVA)
(Nova redação dada pela Port. 228/10)
Processos IPVA1 ano4 anosX
Processos ICMS1 ano4 anosX
Aviso de Cobrança Fazendária1 ano4 anosX
Notificação de Lançamento1 ano4 anosX
Aviso de Cobrança da Conta Corrente Fiscal IPVA1 ano4 anosX
Gerência de Informações do IPVA (GIPVA)DAR5 anosX
Certidão5 anos X
Cópia de Notas Fiscais5 anosX
Aviso de Cobrança5 anos X
Aviso de Recebimento5 anos X
Notificação de Lançamento5 anos X
SUPERINTENDÊNCIA DE NORMAS DA RECEITA PÚBLICA (SUNOR)
Gerência de Redação Final de Normas (GRFN)Atas3 anosX
Minutas de Atos Normativos3 anosX
Atos Normativos CONFAZX
Gerência de Controle de Processos Judiciais (GCPJ)Controle de Processos JudiciaisX
Processos de ConsultaX
InformaçõesX
Gerência de Avaliação e Disponibilização da Legislação (GALG)Atos Normativos PublicadosXSistema de Legislação
Diário Oficial Estadual1 anoXAcervo Permanente (DOE desde jan/72 até jul/07). Manter DOE em meio físico até última circulação da via em papel (DOE eletrônico)
Projeto do Sistema Informatizado da LegislaçãoX
SUPERINTENDÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO (SUFIS)
Gerência de Planejamento de Fiscalização (GPAF)Processos de Solicitação de Fiscalização5 anos (dependendo do período a ser investigado)1 anoX
Outros Processos5 anos (dependendo do período a ser investigado)1 anoX
Gerência de Controle de Transportadoras (GECT)Processo TAD2 anos4 anosX
Processo EDI2 anos4 anosX
Ordem de Serviço3 anos4 anosX
Gerência de Controle Digital de Trânsito (GCDT)Conhecimento de Transporte2 anos3 anosX
Passe Fiscal2 anos3 anosX
Guia de Trânsito Interestadual2 anos3 anosX
Gerência Executiva de Fiscalização Segmentada (GFSE)Auto de Infração e Notificação2 anos8 anos X
Livros e Documentos Fiscais2 anos8 anos X
Ordem de Serviço2 anos8 anos X
Relatório de Atividade Fiscal2 anos8 anos X
SUPERINTENDÊNCIA DE ANÁLISE DA RECEITA PÚBLICA (SARE)
Gerência de Análise da Receita Pública (GARP)Não cria ou recebe documentos/processos, fora a geração de relatórios. Usa sistema informatizado para os documentos de uso comum
Gerência de Conta Corrente Fiscal (GCCF)Aviso de Cobrança5 anosX
Contrato de Parcelamento e Termo de Remessa para Inscrição em Dívida Ativa 5 anosX
Processo - comprovação de pagamentos de tributos5 anos5 anosX
Processo - Compensação de Débito/PGE 5 anos5 anosX
Termo de Confissão de Débito - Quitado1 ano5 anosX
Processo - Suspensão de Débito 5 anos5 anosX
Gerência de Controle de Comércio Exterior (GCEX)Intimações5 anosX
Notas Fiscais 5 anosX
Processo de Monitoramento de Importação5 anosX
Processo de Monitoramento de Exportação5 anosX
Processo de Guia de Importação5 anosX
Memorando de Exportação5 anosX
Registro de Exportação5 anosX
Ofícios (Prorrogação de Prazo de Exportação)5 anosX
Aviso de Recebimento - Correios5 anosX
Gerência de Recuperação da Receita Pública (GERP)Aviso de Cobrança Fazendário5 anosX
Notificação de Lançamento5 anos X
Processos de Consulta5 anos X
Processos de Restituição5 anos X
Processos de Benefícios Fiscais5 anos X
SUPERINTENDÊNCIA DE EXECUÇÃO DESCONCENTRADA (SUED)
Gerências de Execução de Trânsito
(Acrescentado pela Port. 048/10)
Passes Fiscais1 ano4 anosX
Ordens de Serviços1 ano4 anosX
Relatório de Jornada de Posto Fiscal1 ano4 anosX
GTM6 meses4 anos e 6 mesesX
Processos1 ano4 anosXApós conclusão do processo.
TAD1 ano4 anosXApós conclusão do processo.
Aviso de Recebimento (AR)1 ano4 anosX
Intimações1 ano4 anosX
Relatório dos Postos Fiscais1 ano4 anosX
Gerência de Planejamento da Execução (GCCE)Passes fiscais2 anos3 anosX
Ordens de serviços1 anoX
Relatório de jornada de Posto Fiscal2 anos3anosX
GTM2 anos3anosX
Processos3 anos2anosXapós conclusão do processo
TAD2 anos3anosXapós conclusão do processo
Aviso de Recebimento (AR)2 anos3anosX
Intimações3 anos2anosX
Relatórios de postos Fiscais3 anosX
SUPERINTENDÊNCIA DE ATENDIMENTO AO CONTRIBUINTE (SUAC)
Agências Fazendárias
(Acrescentado pela Port. 048/10)
Processo de impugnação de DAR
3 meses
5 anos
X
Processo de impugnação de TAD
3 meses
5 anos
X
Processo de impugnação de Notificação de Lançamento
3 meses
5 anos
X
Processo de impugnação de Aviso de Cobrança Fazendário
3 meses
5 anos
X
ASSESSORIAS DA SARP
Assessoria de Política de Tributação (APTR)Termo de Acordo/Responsabilidade2 anos 3 anosX
Assessoria de Política Econômica (APEA)Processo de Pauta2 anos 3 anosX
TABELA DE TEMPORALIDADE_Portaria 228.2010.doc

TABELA DE TEMPORALIDADE_Portaria 243.2008.doc



Termo de Aprovação da Tabela de Temporalidade


A Comissão de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado de Fazenda nomeada pela Portaria 019/GS/SEFAZ/00, após reunião realizada no dia 2 de abril de 2000, aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos deste Órgão, e para que produza os efeitos legais seja publicada em Diário Oficial do Estado, devendo, para efeito de atualização da mesma, ser reavaliada cada 02 (dois) anos.

Cuiabá - MT, 27 de abril de 2000.


Candelária Gomes Monteiro Campos Neta
Historiadora
Clementino Nogueira de Souza
Coordenador e Representante do Arquivo Público do Estado
Dulcinéia Souza Magalhães
Coordenadoria Tributação
Edson do Amaral Franco
Coordenadoria de Arrecadação
Elisiane Salete Filipeto
Arquivista
Emília Castorina Martins Drumond
Gabinete do Secretário-(DASA)
Erenita Ourives Grauz
Coordenadoria de Recursos Financeiros
Joel de Brito Ferreira
Coordenadoria de Programação e Controle Financeiro
José Eduardo Leite
Coordenadoria de Recursos Materiais
José Pedro Faria
Coordenadoria de Recursos Humanos
Lucia Vilella de Mello da Silva
Coordenadoria de Contabilidade
Luiz de França Borges Neto
Agência Fazendária
Maria Clotilde AmaraI Rocha de Paula
Coordenadoria de Fiscalização
Marli Nunes Rondon
Coordenadoria de Controle da Dívida e Encargos Estaduais
Marta Demori
Coordenadoria de Recursos de Tecnologia e Informação
Rita Valéria Magalhães Valle
Assessoria de Planejamento Administrativo
Roseli Raquel Ricas
Assessoria Jurídica