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Cláusula segunda Este Protocolo entrará em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União, ficando revogado o Protocolo ICM 13/84, de 11 de setembro de 1984.
ÍNDICE
I - EM MEIO MAGNÉTICO Registros Fiscais Tabela de Códigos de Mercadorias 2. EM FORMULÁRIO CONTINUO Livros Fiscais DEFINIÇÃO DOS TERMOS UTILIZADOS NO MANUAL Neste Manual onde se lê "Nota Fiscal" entenda-se "Documento Fiscal".
Tabela de Códigos de Mercadorias refere-se à Lista de Códigos de Produtos.
QUEM ESTÁ SUJEITO A APRESENTAR INFORMAÇÕES Os estabelecimentos contribuintes do IPI e/ou ICM (Indústria, Comércio Atacadista e Varejista) que obtiveram autorização para emissão de documentos fiscais através de processamento de dados, obedecidas as disposições do Convênio ICM 01/84, estão sujeitos à apresentação de informações fiscais em meio magnético e emissão dos livros fiscais em formulário continuo de acordo com as especificações indicadas neste Manual.
CRITÉRIOS BÁSICOS Os estabelecimentos devem fornecer, quando solicitados pela Fiscalização Federal e/ou Estadual, as respectivas informações em meio magnético, de acordo com as categorias e condições abaixo:
1. Estabelecimentos cujo valor contábil anual de saídas, no exercício de apuração, seja igual ou superior a 360.000 (trezentas e sessenta mil) Obrigações Reajustáveis do Tesouro Nacional (ORTN's). 1.1. Se industrial, ou a ele equiparado pela legislação federal ou atacadista: a) escrituração por sistema de processamento de dados dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas e Registro de Controle da Produção e do Estoque, facultada, quanto a este, a utilização, também por processamento, de controle quantitativo, pelo mesmo sistema, nos termos do Ajuste SINIEF nº 02/72 de 23 de novembro de 1972; b) manutenção do arquivo magnético pelo prazo de 1 (um) ano, contado da data da efetiva escrituração da totalidade das operações realizadas durante o respectivo exercício de apuração, dos registros de dados dos documentos fiscais. 1.2. Se varejista: a) Escrituração por sistema de processamento de dados do Livro Registro de Entradas; b) Manutenção do arquivo magnético pelo prazo de 1 (um) ano, contado da data da efetiva escrituração da totalidade das operações realizadas durante o respectivo exercício de apuração, dos registros de dados dos documentos fiscais correspondentes às entradas de mercadorias . 2. Estabelecimento cujo valor contábil anual de saídas, no exercício de apuração, seja menor que 360.000 (trezentas e sessenta mil) Obrigações Reajustáveis do Tesouro Nacional (ORTN's): a) Escrituração por sistema de processamento de dados do livro de Registro de Saídas b) Manutenção do arquivo magnético pelo prazo de 6 (seis) meses, contados data do término da efetiva escrituração da totalidade das operações realizadas pelo contribuinte durante o período de apuração. 3. Os estabelecimentos industriais, ou a eles equiparados pela legislação federal, ou atacadista, estão obrigados a fornecer as informações a nível de item de Nota Fiscal, independente do seu porte. 4. A escrituração de bens do ativo imobilizado e material de consumo, nas entradas, será opcionalmente: 4.1. A nível de total de nota no registro tipo 3. 4.2. Por total do período de apuração, no registro tipo 5, desde que escriturado individualmente em livro auxiliar. 5 - Quando as operações documentadas por uma única Nota Fiscal se subordinarem a mais de um Código Fiscal de Operações, o espaço previsto para CFO nessa Nota Fiscal (inciso V da cláusula 8ª do Convênio ICM 01/84) será inutilizado com asteriscos. O procedimento será adotado para igual ocorrência na Nota Fiscal de Entrada (Cláusula 16ª do Convênio ICM 01/84)
INSTRUÇÕES GERAIS 1. Os arquivos de Registros Fiscais deverão ser fornecidos à repartição fiscal em um seguintes meios magnéticos: a) Fita magnética; b) Disco flexível (disquete) de 8" (Protocolo SERPRO x ABICOMP); c) Disco flexível (disquete) de 51/4". 2·- Consultar a repartição do Fisco Estadual, para verificar a possibilidade de aceitação nas seguintes hipóteses: a) Fornecimento das informações em qualquer outro meio magnético diferente dos relacionados nos itens acima; b) Quanto à alínea "a", caso o contribuinte disponha de equipamento de unidade de fita com densidade de gravação diferente da especificada neste manual; c) Quanto à alínea "c", para estabelecimento de padrão de gravação. 3. O contribuinte usuário de Processamento de dados deverá manter na unidade responsável pelo seu processamento, em instalação sua ou de terceiros (quando o processamento for repassado a estes), a documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema contendo descrição, "lay out" (gabarito de registro) dos arquivos e listagem dos programas, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da emissão de listagens, quando do solicitado pelo fisco. QUADRO INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO PEDIDO ITEM 01. CARIMBO DE INSCRIÇÃO ESTADUAL Preencher à máquina ou apor, de forma legível, o carimbo de inscrição estadual quando exigido pela legislação do Estado. ITEM 02. MOTIVO DE PREENCHIMENTO AUTORIZAÇÃO - assinalar com "x" no caso de pedido inicial de autorização para utilização de processamento de dados, inclusive na hipótese de adequação do sistema nos termos do convênio. ALTERAÇÃO - assinalar com "x" quando se tratar de alteração em relação às informações do pedido anterior, exceto as relacionadas nos quadros UNIDADES DE DISCO/DISQUETE, IMPRESSORAS e UNIDADES DE FITA. Todos os campos do formulário devem ser preenchidos quando se tratar de alteração DESISTÊNCIA - assinalar com "x" quando se tratar de desistência de utilização de processamento de dados, preenchendo apenas os campos de identificação do estabelecimento e do declarante. ITEM S/N - PARA USO DO PROCESSAMENTO Não preencher DADOS DE IDENTIFICAÇÃO E ENDEREÇO DO CONTRIBUINTE ITEM 03. CGC (Nº BÁSICO/ORDEM - DV) Preencher com o nº de inscrição completo (Nº Básico/Ordem e DV) do CGC do Ministério da Fazenda. ITEM 04. INSCRIÇÃO ESTADUAL Preencher com o nº de inscrição estadual. CÓDlGO DE ATIVIDADE ECONÔMICA ESTADUAL Preencher com o código de atividade econômica estadual. ITEM 05. FIRMA OU RAZÃO SOCIAL/NOME Indicar, evitando abreviar, o nome do estabelecimento declarante. ITEM 06 a 08. ENDEREÇO DO ESTABELECIMENTO Colocar dentro de cada item apenas o que está sendo solicitado. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS ITEM 09. PORTE DO ESTABELECIMENTO (VALOR CONTÁBIL ANUAL DE SAÍDAS) Indicar com "x" o porte no qual se enquadra o estabelecimento solicitante. ITEM 10. DOCUMENTOS FISCAIS Indicar com "x" o(s) documento(s) fiscal(is) a ser(ern) processado(s) pelo sistema. ITEM 11. LIVROS FISCAIS Indicar com "x" o(s) livro(s) fiscal(is) a ser(em) emitido(s) pelo sistema. UNIDADE DE PROCESSAMENTO DE DADOS ITEM 12. PRÓPRIA/ DE TERCEIROS Indicar com "x" se o processamento de dados é executado pela própria empresa ou por terceiros. ITEM 13. INSCRIÇÃO ESTADUAL Preencher com a inscrição estadual, se houver, da unidade de processamento de dados. ITEM 14. INSCRIÇÃO MUNICIPAL Preencher com a inscrição municipal, se houver, da unidade de processamento de dados. ITEM 15. CGC (Nº BÁSICO/ORDEM - DV) Preencher com o nº de inscrição completo (Nº Básico/Ordem e DV) da unidade de processamento de dados, se houver. ITEM 16. FIRMA OU RAZÃO SOCIAL/NOME Indicar, evitando abreviar, o nome do estabelecimento da unidade de processamento de dados. ITEM 17 a 19. ENDEREÇO DA UNIDADE DE PROCESSAMENTO DE DADOS Colocar dentro de cada item apenas o que está sendo solicitado. ITEM 20. LOCALIZAÇÃO DO ARQUIVO Indicar o endereço de localização do arquivo fiscal. CONFIGURAÇÕES DO EQUIPAMENTO Informar, como indicado, as configurações dos equipamentos de processamento de dados. ITEM 21. RECEPÇÃO Espaço destinado ao Agente Receptor do Fisco Estadual para registrar a recepção do Pedido de Autorização para Utilização de Processamento de Dados (Convênio ICM 01/84). ITEM 22. DESPACHO Espaço destinado ao Despacho da autoridade do Fisco Estadual. DECLARANTE LOCAL Indicar o local de domicílio fiscal do declarante DATA Preencher com a data de entrega do Pedido de Autorização NOME DO RESPONSÁVEL Indicar o nome do responsável pelo estabelecimento TELEFONE Preencher com o nº do telefone Assinatura Destinado à assinatura do responsável CPF Indicar nº de inscrição, no CPF, do responsável FORMA DE ENTREGA E DESTINAÇÃO DAS VIAS O Pedido de Autorização será apresentado à repartição competente do Fisco Estadual preenchido em 4 (quatro) vias, e que após o despacho de autorização terão a seguinte destinação:
1ª e 2ª via - serão retidas pelo Fisco Estadual, 3º via - será entregue pelo requerente à Divisão de Informações Econômico-Fiscais Delegacia da Receita Federal a que o mesmo estiver subordinado, 4º via - devolvida ao requerente, para servir como comprovante da autorização. DADOS TÉCNICOS DE GERAÇÃO DO ARQUIVO A - FITA MAGNÉTICA
- CGC- (Nº de Inscrição/Nº de Ordem - DV) do estabelecimento a que se referem as informações contidas no arquivo. - Inscrição Estadual - Nº de Inscrição Estadual do estabelecimento informante. - Convênio IPI/ICM 01/84 - indica que o arquivo se compõe de registros fiscais e das tabelas de emitentes e mercadorias, regulado pelo Convênio ICM 01 /84. - Nome - Firma ou Razão Social/Denominação Comercial do Estabelecimento ou Nome de Fantasia. - AA/BB - Nº de volumes onde BB significa a quantidade total de volumes entregues e AA a seqüência da numeração na relação de volumes. Abrangência das Informações - Datas inicial e final que delimitam o período a que se refere o arquivo. Densidade de Gravação (ver instruções gerais) - indica em que densidade foi gravado o arquivo, podendo ser:
REGISTRO TIPO = 4 ITEM DA NOTA FISCAL
REGISTRO TIPO - 5
TOTAL DA NOTA FISCAL
NOTA FISCAL DE VENDA A CONSUMIDOR E SUBSTITUÇÃO LEGAL
REGISTRO TIPO = 6
CONTEÚDO 1) CGC do Estabelecimento Informante - código completo com 14 dígitos incluindo Nº Básico, Nº de Ordem e DV. 2) Inscrição Estadual do Estabelecimento Informante - código completo com até 18 posições (letras e/ou dígitos). 3) Nome do Estabelecimento Informante - Firma ou Razão Social/Denominação Comercial do Estabelecimento Informante. 4) Equipamento Utilizado - Marca e Modelo do equipamento utilizado na geração do arquivo. 5) Sistema Operacional - especificar o sistema operacional do equipamento utilizado. 6) Abrangência das Informações - período abrangido pelas informações contidas no arquivo. 7) Densidade de Gravação. 8) Totalizadores por Tipo de Registro .Tipo = 1 Tipo = 5 .Tipo = 3 Tipo = 6 .Tipo = 4 Tipo = 9 9) Total Geral de Registros no Arquivo - (1 + 3 +4+ 5 + 6 + 9) 10) Indicação do meio magnético apresentado com o respectivo total de volumes. FALTA GABARITO DE PERFURAÇÃO E GUIA DE RECIBO DE ENTREGA RECIBO DE ENTREGA A apresentação do arquivo previsto no Convênio ICM 01/84 será acompanhada de Recibo de Entrega, preenchido em 3 (três) vias, pelo estabelecimento.
O preenchimento dos campos do Recibo de Entrega obedecerá às seguintes instruções:
DADOS GERAIS ITEM 01 - Deixar em branco ITEM 02. PRIMEIRA APRESENTAÇÃO - Assinalar com "x" uma das seguintes quadrículas, conforme a situação. SIM - no caso da primeira apresentação de cada período solicitado. NÃO - no caso de retificação à primeira apresentação. Em qualquer hipótese, somente uma dessas quadrículas deverá estar sempre preenchida. ITEM O3. PERÍODO - Indicar o ano (19XX) quando o conteúdo do arquivo cobrir todo o exercício de apuração ou a data inicial e final (DD/MM/AA a DD/MM/AA) quando o conteúdo do arquivo cobrir somente parte do exercício de apuração. ITEM 04. CARIMBO DE INSCRIÇÃO ESTADUAL - Preencher à máquina ou apor, de forma legível, o carimbo de Inscrição Estadual do estabelecimento, quando exigido pela legislação do estado. DADOS DE IDENTIFICAÇÃO E ENDEREÇO DO ESTABELECIMENTO ITEM O5. CGC (Nº BÁSICO/ORDEM) - DV - Preencher com o nº de inscrição completo (Básico, Ordem e DV) no CGC. ITEM 06. FIRMA OU RAZÃO SOCIAL/NOME - Indicar, evitando abreviar, o nome do estabelecimento declarante. ITEM 07 a 14. ENDEREÇO DO ESTABELECIMENTO - Colocar dentro de cada item apenas o que está sendo solicitado. ESPECIFICAÇÃO DO ARQUIVO ENTREGUE ITEM 15. MEIO MAGNÉTICO ENTREGUE - Assinalar com "x", conforme a situação, a quadrícula 1, 3, 5 ou 7. ITEM 16. Nº DE VOLUMES DO ARQUIVO - Anotar o nº de volumes apresentados do arquivo magnético. ITEM 17. ESPECIFICAÇÃO DO MEI0 MAGNÉTICO - Especificar o meio magnético apresentado (preencher somente se indicada a última opção do item 15). IDENTIFICAÇÃO DO DECLARANTE OU RESPONSÁVEL ITEM 18. NOME LEGÍVEL - Indicar, por extenso, o nome da pessoa autorizada a representar o estabelecimento junto ao Fisco Estadual/Federal. ITEM 19. TELEFONE - Anotar o número do telefone onde a pessoa indicada no item anterior poderá ser encontrada. ITEM 20. DATA - Colocar a data em que foi preenchido o formulário. ITEM 21. ASSINATURA - Deverá ser aposta a assinatura do responsável pela declaração, em todas as vias. FORMA, LOCAL E PRAZO DE APRESENTAÇÃO A entrega do arquivo magnético consiste na sua apresentação ao órgão do Fisco nomeado para este fim, segundo instruções complementares ou intimarão lavrada pela autoridade competente, acompanhado da listagem de acompanhamento (em 2 vias) e do Recibo de Entrega (em 3 vias).
DEVOLUÇÃO DO ARQUIVO MAGNÉTICO O arquivo magnético será recebido condicionalmente e submetido a teste de consistência. Caso se constate que não foram observadas estritamente as especificações descritas neste manual, o arquivo será devolvido para correção juntamente com uma Listagem Diagnóstico que indicará as irregularidades encontradas.
Os volumes do arquivo aceito serão devolvidos ao declarante juntamente com o Recibo de Entrega definitivo.
MODELOS DOS LIVROS FISCAIS EM FORMULÁRIO CONTINUO Os relatórios que comporão os livros fiscais seguirão os modelos apresentados a seguir, sendo permitido:
1. dimensionar as colunas de acordo com as possibilidades do agrupamento técnico do usuário; 2. efetivar o registro em mais de uma linha utilizando códigos apropriados; 3. suprimir as colunas que o contribuinte não esteja obrigado a preencher.
QUADROS