Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 001/2022/SAAF/SEFAZ-MT
CONSIDERANDO o disposto no caput do art. 37 Constituição Federal, que estabelece o dever da Administração Pública Direta e Indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios observar os princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência;
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar, no âmbito da SEFAZ, regras para licitações, contratações, gestão, fiscalização e pagamento de contratos; RESOLVE:
Parágrafo único. A Secretaria Adjunta de Administração Fazendária poderá determinar a observância de regras, modelos, fluxos e procedimentos específicos mediante prévia comunicação às unidades interessadas. Art. 2º A previsão orçamentária da despesa e a inclusão no Plano de Contratações Anual é requisito para o início de quaisquer procedimentos de licitação ou contratação direta.
§ 1º Os gestores das unidades administrativas da SEFAZ devem solicitar a inclusão das despesas das contratações sob sua responsabilidade no plano de trabalho anual - PTA e no Plano de Contratações Anual.
§ 2º Quando a licitação, contratação, aditivo ou apostilamento exigir o remanejamento ou a suplementação de recursos de dotações orçamentárias, a área demandante deverá encaminhar previamente a Autorização de Alteração Orçamentária via SIGADOC, conforme modelo disponibilizado pela Coordenadoria de Orçamento - COOC, preenchida e assinada pelos responsáveis das unidades afetadas e titulares das Unidades de Planejamento correspondentes.
§ 3º A falta de previsão no PTA ou Plano de Contratações Anual poderá ser suprida mediante justificativa específica no Termo de Referência e comprovação da existência de recursos orçamentários. Art. 3º Os processos de licitação, contratação direta, adesão participante, adesão carona e alteração contratual devem ser iniciados com a antecedência necessária para o atendimento da necessidade respectiva.
§ 1º O processo deve ser enviado à SUAC, devidamente instruído com todos os documentos necessários, conforme o caso, com a antecedência mínima, a contar da data da efetiva necessidade, de: I - seis meses, no caso de obras e serviços de engenharia em que a contratação exigir licitação; II - três meses, no caso de aquisição de bens e prestação de serviços comuns em que a contratação exigir licitação; II - dois meses, nos casos de: a) contratação direta por dispensa ou inexigibilidade; b) contratação mediante adesão à ata de registro de preços, como participante ou carona; c) alteração contratual, por aditivo ou apostilamento.
§ 2º Quando necessário Termo de Referência, além dos prazos previstos no parágrafo anterior, deve ser considerado o prazo da análise prévia, que será de: I - dois meses, no caso de obras e serviços de engenharia em que a contratação exigir licitação; II - um mês, no caso de aquisição de bens e prestação de serviços comuns em que a contratação exigir licitação; II - duas semanas, nos casos de contratação direta por dispensa ou inexigibilidade ou mediante adesão carona à ata de registro de preços.
§ 3º O descumprimento dos prazos dos parágrafos anteriores não impedem a continuidade do processo de licitação ou contratação indireta, mas em caso de prejuízo à SEFAZ a responsabilidade será apurada.
§ 1º O Estudo Técnico Preliminar - ETP, Projeto Básico ou Executivo e o Instrumento Simplificado de Formalização de Demanda, quando necessário, também deverá ser inserido e analisado no SIAG no módulo “Solicitação de Compras”.
§ 2º Sempre que a Solicitação de Compra no SIAG sofrer alguma alteração de fase, ou for acrescentado algum documento, a unidade que o fizer deverá registrar o fato nas ocorrências do sistema comunicar por email e a próxima unidade responsável. Art. 7º O valor estimado ou preço de referência a ser indicado no Termo de Referência deve cumprir as regras e critérios definidos na legislação, observados os procedimentos abaixo para sua definição no âmbito da SEFAZ: I - no TR, ou documento equivalente, o elaborador deverá indicar todos os preços obtidos para definição do valor estimado; II - ao analisar a Solicitação de Compra, a COAQ também realizará a análise crítica dos preços, verificando se estão adequados às regras e critérios definidos na legislação; III - a unidade demandante deve realizar as adequações necessárias na Solicitação de Compra para definir o valor estimado nos termos da legislação, conforme apontamentos da COAQ; IV - quando a COAQ considerar que o valor estimado estiver adequado: a) a COAQ informará o elaborador para que envie o mapa comparativo de preços; b) o elaborador enviará à COAQ o mapa comparativo de preços, junto com todos os comprovantes de preços, no formato Documento Interno - DIC do SIGADOC; c) na COAQ, será produzido o relatório de análise e validação, que também deverá ser inserido no SIGADOC no formato Documento Interno - DIC; d) a COAQ enviará o mapa comparativo de preços e o respectivo relatório de análise e validação ao elaborador do TR, para que instrua o respectivo processo no SIGADOC, quando iniciado.
§ 1º O prazo de validade do mapa comparativo de preços terá início na data de sua assinatura no SIGADOC ou, se houver alteração do valor estimado no relatório de análise e validação, da data de assinatura deste.
§ 2º Quando o relatório de análise e validação de preços indicar preço unitário ou total diferente daquele do Mapa Comparativo de Preços enviado inicialmente no SIGADOC, a unidade demandante deverá registrar no Termos de Referência, ou documento equivalente, aqueles preços indicados no relatório de análise e validação. Art. 8º Depois de realizadas as adequações indicadas pelas unidades relacionadas nos artigos anteriores, ou apresentadas as justificativas pertinentes: I - o procedimento de elaboração do TR deverá ser concluído no SIAG, conforme regras e fluxos deste sistema; II - o TR elaborado deverá ser exportado em formato pdf e inserido como “Documento Interno” no Sistema Integrado de Gestão Administrativa Documental - SIGADOC, no qual deverá ser assinado, no mínimo, pelo seu elaborador e pelo Superintendente ou autoridade superior da respectiva unidade administrativa; III - o “Documento Interno” deverá ser autuado no SIGADOC, para passar a tramitar como processo administrativo; IV - todos os anexos que devem acompanhar o TR devem ser juntados no SIGADOC; V - depois dos procedimentos anteriores o processo administrativo deverá ser tramitado para a Superintendência de Aquisições e Contratos - SUAC.
Parágrafo único. O agente público designado para a condução da licitação deverá assinar os avisos da licitação e providenciar, com o apoio da equipe da COAQ, a publicação de todos os atos e documentos conforme os requisitos legais de publicidade e transparência. Art. 15 Encerrada a licitação ou o procedimento de contratação direta, a COAQ: I - encaminhará o processo à CCGA, para formalização do contrato ou ata de registro de preços, quando necessários um destes instrumentos; I - informará a unidade demandante sobre a conclusão, para que esta emita a ordem de serviço ou fornecimento, quando desnecessária a formalização de contrato ou ata de registro de preços.
§ 1º Recebido o ISFD na SUAC, observar-se-á, no que couber, o previsto no capítulo III desta Instrução Normativa.
§ 2º O processo de utilização, com a formalização do contrato ou expedição da ordem de serviço ou fornecimento, deve ser concluído no prazo de 20 dias úteis, a contar do recebimento do ISFD na SUAC.
§ 3º Verificado pela CCGA, COAQ ou COOC que o ISFD contém alguma falha, está desacompanhado de algum documento ou informação, deverá ser devolvido à respectiva unidade para correções, interrompendo-se o prazo previsto no parágrafo anterior.
§ 4º O mapa comparativo de preços de que trata o inciso I do caput poderá ser o mesmo da licitação que originou a ARP, desde que, na data de envio do ISFD à SUAC no SIGADOC, tenha pelo menos mais 30 dias de validade.
§ 5º Quando necessário elaborar novo mapa comparativo de preços para instruir o ISFD, deverá ser observado o procedimento previsto no artigo 6º desta Instrução Normativa.
§ 6º Os documentos de habilitação de que trata o inciso III, alínea ‘d’, poderão ser os mesmos apresentados na licitação que originou a ARP, desde que ainda válidos na data do protocolo no SIGADOC. Art. 18 As atas de registro de preços da SEFAZ poderão ser utilizadas por outros órgãos e entidades, não participantes da pesquisa de demanda, na forma de ‘carona’, nos limites definidos pela legislação, quando deverão ser observados os seguintes procedimentos: I - a solicitação da ‘carona’ deve ser feita por ofício, assinado pela autoridade representante do órgão ou entidade e dirigido ao Secretário Adjunto de Administração Fazendária da SEFAZ, instruído com: a) detalhamento dos itens a serem aderidos, com quantidade, valor unitário, valor total e respectivo fornecedor; b) ofício ou declaração do fornecedor, afirmando que aceita a adesão carona solicitada, que não prejudicará as obrigações presentes e futuras decorrentes da ata, assumidas com a SEFAZ e outros órgãos participantes, se houver. II - o pedido de adesão ‘carona’ será encaminhado à CCGA para que informe, no prazo de cinco dias úteis, se: a) está instruído com as informações e documentos necessários; b) os itens solicitados estão dentro do limite permitido pela legislação; c) há algum impedimento para autorizar a ‘carona’. III - caberá ao Secretário Adjunto de Administração Fazendária, no prazo de cinco dias úteis, decidir se autoriza ou não a adesão ‘carona’; IV - o órgão ou entidade que solicitou a adesão ‘carona’ será comunicado por ofício da decisão, sendo que, em caso positivo: a) deverá ser cientificado que a contratação deve ser formalizada no prazo de 90 dias corridos e dentro do prazo de vigência da ata; b) no caso de não contratação, a SEFAZ deverá ser comunicada para fins de controle das adesões à ARP; c) eventual aplicação de sanção à empresa registrada, decorrente do contrato firmado com base na adesão ‘carona’, deverá ser comunicada à SEFAZ.
§ 1º A adesão ‘carona’ não afeta os quantitativos registrados para utilização da SEFAZ e outros órgãos que tenham participado da pesquisa de demanda do respectivo processo licitatório.
§ 2º Desde que a ARP esteja vigente, ainda que todo o quantitativo tenha sido consumido, a adesão ‘carona’ pode ser autorizada.
Parágrafo único. A gestão contratual compete ao titular da unidade administrativa diretamente responsável pela disponibilização do produto, bem ou serviço às demais unidades administrativas da SEFAZ. Art. 21 A gestão contratual abrange as seguintes atividades, sem prejuízo de outras necessárias ao seu objetivo: I - determinar a elaboração de termo de referência ou pedido de alteração contratual, conforme as necessidades da SEFAZ, e validar os documentos elaborados, garantindo que as contratações estejam previstas no Plano Anual de Contratações e no Planejamento Orçamentário da SEFAZ; II - emitir, com a ciência dos Fiscais, ordens de fornecimento ou ordens de execução de serviço, bem como as ordens de paralisação e reinício e decidir sobre pedidos de prorrogação da execução contratual; III - indicar os fiscais dos contratos e seus substitutos à CCGA, no próprio termo de referência ou em documento separado; IV - dirimir dúvidas dos fiscais sobre a correta execução contratual e sua fiscalização; V - quando necessário, convocar e coordenar reunião inicial, registrada em ata, com a participação da contratada (signatário do contrato e/ou preposto) e dos fiscais, a fim de serem alinhados os procedimentos de acompanhamento da execução contratual e da forma de apresentação dos documentos exigíveis para pagamento mensal ou eventual; VI - coordenar reuniões de trabalho periodicamente e de conclusão da execução contratual, quando necessária; VII - acompanhar a execução do cronograma físico-financeiro dos contratos, do saldo dos valores contratados, dos valores empenhados e dos orçamentos previstos nos Planos de Trabalho Anual para cada contrato; VIII - analisar os relatórios de fiscalização de contratos, apresentado pelo Fiscal de Contrato, especialmente os relacionados ao cumprimento do cronograma de entrega e recebimento de bens e serviços, bem como os relacionados a execução do cronograma físico-financeiro das obras e reformas, a fim de garantir a perfeita execução do contrato; IX - observar os prazos de vigência e execução dos contratos e tomar as medidas necessária para que sejam executados conforme o contratado, de acordo com as necessidades da SEFAZ e planejamento orçamentário e financeiro; X - decidir sobre a renovação, prorrogação ou alteração dos contratos, ou sobre a realização de novo procedimento licitatório ou de contratação direta, de acordo com as necessidades da SEFAZ, observada a competência do inciso I deste artigo; XI - quando necessário, negociar com a contratada as condições contratuais; XII - encaminhar os processos de pagamento, após o atesto da nota fiscal e assinatura do check-list de pagamento pelo fiscal do contrato; XIII - encaminhar à SUAC os processos de apuração de descumprimento contratual; XIV - exigir dos fiscais a inclusão tempestiva das informações relativas à execução do contrato nos sistemas corporativos de controle, publicidade e transparência.
§ 1º Nas ausências e impedimentos dos fiscais titulares e substitutos, o Gestor responderá por suas funções, ressalvados os contratos de obras e serviços de engenharia, nos quais o Gestor somente assumirá as funções de fiscalização se preencher os requisitos técnicos-profissionais aplicáveis.
§ 2º Nos contratos em que houver a exigência de garantia contratual somente depois que esta for prestada o Gestor poderá emitir a ordem de fornecimento ou a ordem de serviço, salvo justificativa expressa comunicada à CCGA.
§ 3º A reunião de que trata o inciso V do caput é obrigatória no caso de prestação de serviços terceirizados de mão-de-obra nas dependências da administração e no caso de obras e serviços de engenharia.
§ 4º As cópias das garantias contratuais deverão ser enviadas pela CCGA à Coordenadoria Contábil no prazo de 5 dias úteis após o seu recebimento, para fins de registro contábil.
§ 1º A fiscalização poderá ser fragmentada em técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, nos termos da Instrução Normativa n. 01, de 17 de janeiro de 2020, da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG, ou norma que a substitua.
§ 2º O servidor designado para a fiscalização do contrato deve atuar na unidade demandante do objeto.
§ 3º Sempre que solicitado o fiscal terá acesso aos autos do contrato e da licitação que o antecedeu, podendo solicitar cópia dos documentos necessários à fiscalização.
§ 4º O fiscal poderá solicitar ao gestor do contrato o auxílio e manifestação de servidores quanto a aspectos técnicos do objeto contratado que não sejam de sua área de formação e conhecimento.
§ 5º A partir da publicação da portaria de nomeação dos fiscais no Diário Oficial do Estado estes serão considerados cientes de suas obrigações. Art. 23 Na fiscalização do contrato de locação de imóvel, o Fiscal também deverá: I - elaborar Relatório de Vistoria do Imóvel no ato de seu recebimento, descrevendo minuciosamente as condições físicas do mesmo; II - comunicar ao locador qualquer dano ou defeito, cuja reparação a ele seja incumbida, bem como a eventual turbação de terceiros; III - realizar tratativas solicitadas pelo Gestor do Contrato, junto ao Locador, referente à eventual necessidade de entrega de documentos, negociação do valor da locação, coleta de assinaturas, dentre outros. Art. 24 No contrato de execução de obras e serviços de engenharia o Fiscal também deverá: I - emitir Anotação de Responsabilidade Técnica - ART ou Registro de Responsabilidade Técnica - RRT referente à fiscalização da obra, no início do serviço de fiscalização; II - verificar as condições de execução dos serviços e sua conformidade com as normas técnicas existentes, inclusive quanto às condições de segurança no ambiente de trabalho e do canteiro de obras; III - certificar e fiscalizar a disponibilização de toda a infraestrutura necessária, definida em Contrato, e dentro dos prazos estabelecidos nas obrigações da contratante, tais como área para instalação do canteiro de obras, local para escritório da empresa, instalações, material para execução dos trabalhos e quando for o caso, possibilitar o acesso dos empregados da Contratada, devidamente identificados; IV - atestar que a quantidade de funcionários registrados estão de acordo com a previsão do contrato e/ou proporcional ao prazo fixado para conclusão da obra; V - proceder à medição da obra no prazo previsto no contrato ou na legislação em vigor, ou, na omissão destes, em até 15 (quinze) dias, após a solicitação por escrito da Contratada, em especial no momento do recebimento provisório da obra; VI - atestar o recebimento nas medições de obras, bem como, dos serviços e bens quando sua entrega estiver de acordo com as cláusulas contratuais; VII - realizar o recebimento provisório e definitivo das obras e serviços de engenharia, ressalvados os casos em que a legislação exija o recebimento por Comissão designada pela autoridade competente.
Parágrafo único. O procedimento previsto no caput não se aplica aos contratos: I - firmados com concessionárias de serviços públicos, nos quais, quando o fiscal do contrato verificar eventuais incorreções dos valores cobrados, deverá adotar medidas para contestar o erro perante a concessionária, admitindo-se a compensação da divergência nas próximas faturas; II - de prestação de serviços terceirizados de mão de obra, nos quais deverá ser observada a Instrução Normativa n. 01/2020 da SEPLAG, ou outra que venha a substituí-la. Art. 26 A contratada deverá encaminhar a nota fiscal, fatura ou recibo acompanhada dos documentos exigidos no contrato e na legislação em vigor, conforme check-list fornecido ao fiscal pela CCGA.
§ 1º No caso de ausência de algum documento, o fiscal deverá iniciar o processo de apuração de descumprimento contratual, informando o número deste no processo de pagamento, que deverá seguir seus trâmites nos termos desta instrução normativa e legislação para evitar atrasos ou retenções por serviços efetivamente prestados e bens entregues pela contratada.
§ 2º Admite-se a retenção de pagamento, total ou parcial, nos pagamentos dos contratos de terceirização de mão de obra, referente aos valores de verbas trabalhistas, tributos ou contribuições não comprovadamente pagas e relativas aos colaboradores empregados na execução do contrato.
§ 3º Os documentos que deverão instruir os processos de pagamento serão, no mínimo: I - a nota fiscal, fatura ou recibo, devidamente atestada pelo próprio fiscal ou comissão, quando for o caso; II - Relatório: a) de fiscalização do contrato e eventuais anexos, conforme definido pela legislação, quando se tratar da prestação de serviços comuns, obras e serviços de engenharia; ou b) da Comissão de Recebimento de Bens Material de Consumo, quando se tratar contratos de fornecimento de bens; III - ordem de serviço ou fornecimento que fundamentou a prestação de serviço, entrega de bens ou obra; IV - cópia do empenho, que poderá ser substituído pela informação do empenho no despacho de encaminhamento ao Gestor; V - certidões de regularidade fiscal e outros documentos específicos exigidos no contrato e legislação em vigor, conforme check-list fornecido pela CCGA; VI - comprovante de registro no SIAG e outros sistema de publicidade e transparência exigidos pela legislação; VII - check-list disponibilizado pela CCGA, devidamente preenchido e assinado.
§ 4º Os comprovantes de regularidade fiscal, social e trabalhista, quando exigidos, deverão estar válidos no momento de apresentação da nota fiscal, fatura ou recibo pela contratada, demonstrando a manutenção das condições de habilitação previstas no contrato, dispensada a atualização daqueles cujo prazo de validade for ultrapassado no transcurso do processo de pagamento. Art. 27 Entregue a nota fiscal, fatura ou recibo, o fiscal ou comissão deverá: I - até um dia útil após a entrega do documento: registrá-lo no SIGADOC e autuá-lo como processo, definindo o nível de acesso público ou limitado ao órgão; II - até cinco dias úteis após a entrega do documento: a) efetuar recebimento do objeto contratado mediante atesto; e b) registrar as informações no SIAG e outros sistemas corporativos de controle, publicidade e transparência, conforme o caso; c) encaminhar o processo ao respectivo Gestor, instruído com todos os documentos exigidos no check-list fornecido pela CCGA.
Parágrafo único. Somente serão pagos os documentos hábeis com valor fiscal, excluindo cupom fiscal, nota fiscal de simples remessa ou mensagens de e-mail. Art. 28 O gestor do contrato deverá encaminhar o processo de pagamento à COFI, até um dia útil após o envio pelo fiscal, confirmando em despacho que está instruído com todos os documentos necessários ou, no caso de ausência de algum, que o processo de apuração de descumprimento contratual já foi iniciado. Art. 29 Coordenadoria Financeira - COFI deve realizar o pagamento no prazo de cinco dias úteis, a contar do recebimento da CCGA, ressalvados os casos de indisponibilidade financeira, devidamente justificados no processo.
§ 1º O pagamento deverá ser registrado pela COFI no FIPLAN, SIGADOC, SIAG e outros sistemas corporativos de controle, publicidade e transparência, conforme exigido pela legislação.
§ 2º Após a liquidação e pagamento dos valores devidos à contratada o processo de pagamento deverá ser encaminhado à CCGA e apensado ao processo do contrato.
§ 3º A COFI poderá devolver o processo de pagamento ao respectivo gestor do contrato se verificar que não houve o atesto pelo fiscal ou comissão, se o check-list não foi preenchido e assinado e se não houve o lançamento no SIAG e outros sistemas corporativos de controle, publicidade e transparência exigíveis.
Parágrafo único. Incluem-se nas alterações contratuais: I - renovação ou prorrogação do prazo de vigência contratual; II - modificações qualitativas e quantitativas do objeto; III - modificação da dotação orçamentária; IV - aumento ou diminuição dos valores contratados; V - alteração de quaisquer cláusulas do contrato. Art. 31 Os pedidos de alteração contratual, quando iniciadas por interesse da administração, deverão conter, no mínimo: I - a identificação do contrato que se pretende alterar; II - o objeto do pedido de alteração; III - as justificativas quanto à necessidade de alteração, incluindo a demonstração de adequação dos valores a serem praticados, quando se tratar de renovação contratual ou de aumento dos valores contratados; IV - as cláusulas contratuais a serem alteradas; V - a indicação dos recursos orçamentários para a nova despesa, se houver, incluindo a programação do gasto ao longo da vigência do contrato e de acordo com a previsão orçamentária; VI - identificação e assinaturas do responsável pelo pedido e do gestor do contrato.
§ 1º O pedido de alteração contratual deverá ser registrado no SIGADOC e encaminhado pela unidade demandante, com todos os documentos necessários, à CCGA, que, no prazo de cinco dias úteis: I - poderá devolver o pedido à unidade demandante, por falta de informações ou documentos necessários ao aditivo ou apostilamento; II - encaminhará o processo à SOFC e ao Gabinete da SAAF para as manifestações e autorizações cabíveis.
§ 2º Após as manifestações e autorizações da SOFC e do Gabinete da SAAF, a CCGA deverá elaborar a minuta do aditivo ou apostilamento contratual, instruir o processo com os demais documentos necessários, no prazo de 10 dias úteis e, quando necessário, encaminhar para análise e parecer jurídico da Procuradoria-Geral do Estado - PGE e autorização do Conselho de Desenvolvimento Econômico e Social - CONDES.
§ 3º Após a instrução do processo com o parecer jurídico da PGE e autorização CONDES, a CCGA deverá coletar as assinaturas da contratada e do representante da SEFAZ, providenciar a publicação no Diário Oficial do Estado e registrar a alteração nos sistemas corporativos de controle, publicidade e transparência legalmente exigidos. Art. 32 Os pedidos de alteração contratual, quando de interesse da contratada, deverão ser instruídos da seguinte forma: I - pedido da contratada, acompanhado dos documentos comprobatórios exigíveis; II - manifestação do gestor do contrato, que: a) poderá apontar a adequação ou inadequação do pedido quanto aos aspectos técnicos da solicitação, se houver; b) indicará os recursos orçamentários para o aumento da despesa, se houver. III - análise contábil da CCGA, quando o pedido envolver a alteração do valor contratado, unitário ou total; IV - manifestação da COOC, quanto à disponibilidade orçamentária, quando o pedido implicar no aumento de despesa; V - minuta do aditivo ou apostilamento alterando o contrato; VI - parecer jurídico da PGE e autorização do CONDES, quando exigível; VII - empenho referente ao valor adicional de despesa, se houver.
Parágrafo único. Após a instrução do processo com o parecer jurídico da PGE e autorização do CONDES, a CCGA deverá coletar as assinaturas da contratada e do Ordenador de Despesas, providenciar a publicação no Diário Oficial do Estado e registrar a alteração nos sistemas corporativos de controle, publicidade e transparência legalmente exigidos. Art. 33 Nas renovações e prorrogações de contratos, quando houver exigência de garantia contratual, somente poderá ser emitida nova ordem de fornecimento ou serviço após a prestação daquela, salvo justificativa expressa do gestor comunicada à CCGA.
Parágrafo único. Os fiscais do contrato deverão promover a transição contratual, conforme previsto na Instrução Normativa n. 01/2020/SEPLAG ou outra que a substitua. Art. 35 Encerrado o contrato, a fim de garantir que não há pagamentos pendentes e todos os atos necessários foram registrados nos sistemas de publicidade e transparência antes de arquivar o processo: I - o fiscal emitirá o relatório de encerramento contratual, conforme modelo a ser disponibilizado pela SAAF, e o encaminhará ao gestor do contrato para ciência; II - o gestor do contrato enviará o relatório, devidamente assinado no SIGADOC, para ciência da SOFC, que deverá estornar o saldo de empenho dos valores não executados; III - a SOFC enviará o relatório à CCGA, onde deverá ser juntado ao processo do contrato.
§ 1º No relatório de encerramento contratual o fiscal deverá apontar, se for o caso, a existência de pedidos de reajuste, reequilíbrio ou repactuação não concluídos.
§ 2º Havendo garantia contratual, esta será devolvida ou liberada apenas depois de confirmada a inexistência de processos de apuração de descumprimento contratual.
Parágrafo único. Quando não houver Unidade de Desenvolvimento do Negócio, as suas funções serão desempenhadas pelo Núcleo de Gestão Estratégica para Resultados - NGER. Art. 39 A Unidade de Desenvolvimento do Negócio se manifestará, no prazo de cinco dias úteis, sobre a conveniência e oportunidade da despesa e sobre qual a dotação orçamentária será utilizada para fins de pagamento, submetendo o processo ao ordenador de despesas. Art. 40 Caberá ao ordenador de despesas, no prazo de cinco dias úteis, acolher ou não a justificativa do gestor do contrato para a despesa sem prévio empenho e procedimento licitatório ou de contratação direta e, acolhendo, o enviará à CCGA para: I - a emissão de parecer contábil, quando necessário; II - elaboração de minuta de termo de ajuste de contas e do respectivo extrato, conforme modelos disponibilizados pela Procuradoria-Geral do Estado; III - preenchimento de check-list previamente definido pela SAAF. IV - enviar à Procuradoria-Geral do Estado - PGE para emissão do parecer jurídico. Art. 41 Após a manifestação da PGE, se o parecer for favorável ao pagamento por indenização, a CCGA deverá, no prazo de cinco dias úteis: I - solicitar a autorização do CONDES, nos casos que for necessário; II - sanar as eventuais falhas de instrução processual apontadas pela PGE; III - solicitar à COOC a emissão do empenho; IV - encaminhar cópia do processo à Corregedoria Fazendária - COFAZ, para apuração da responsabilidade pela despesa sem prévio empenho e processo de contratação regular; IV - juntar no processo o comprovante de encaminhamento a que se refere o inciso anterior.
Parágrafo único. A COOC deverá emitir o empenho no prazo de dois dias úteis após a solicitação da CCGA. Art. 42 Concluídos os procedimentos dos artigos anteriores, a CCGA deverá: I - no prazo de cinco dias úteis, confeccionar o Termo de Ajuste de Contas e coletar as assinaturas do requerente e do ordenador de despesas; II - após a assinatura do Termo de Ajuste de Contas, no prazo de três dias úteis publicar o seu extrato no Diário Oficial do Estado; III - encaminhar o processo para pagamento à COFI, que deverá concluir no prazo de cinco dias úteis.