Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2020/SAAF/SEFAZ-MT
Considerando que a contratação de qualquer produto ou serviço exige a elaboração de minuta do Termo de Referência, com informações e justificativas complexas e adequadas a cada caso;
Considerando que na condução de processos de contratação a adequação dos termos de referência é necessária, em razão da complexidade do documento e necessidade de sua melhoria constante;
Considerando que as adequações dos termos de referência exigem a repetição de atos, reimpressão de documentos e repetição de trâmites processuais, com elevação do gasto com impressões, além do tempo e recursos humanos envolvidos;
Considerando que a Administração deve atender o interesse público com eficiência nos gastos públicos;
Considerando a necessidade de instituir mecanismo de controle para mitigar riscos, diminuir as possíveis falhas e irregularidades, buscando a celeridade e eficiência nos trâmites internos, com a identificação completa do objeto que se pretende licitar; RESOLVE: Art. 1º Instituir Instrução Normativa para dispor sobre a elaboração dos Termos de Referência para licitação, contratação e aditivos contratuais, análise e orientações no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda.
Parágrafo único. Estão dispensados da elaboração de Termo de Referência os apostilamentos e aditivos contratuais cujo objeto seja exclusivamente o reajuste, revisão, repactuação ou reequilíbrio de preços de contratos e atas de registro de preços vigentes. Art. 3º Para os efeitos desta Instrução Normativa são adotadas as seguintes definições: I - Superintendência de Aquisições e Contratos (SUAC): unidade responsável pela administração das licitações, contratos e aditivos no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda; II - Coordenadoria de Aquisições (COAQ): unidade responsável pela formalização e condução das licitações no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda; III - Coordenadoria de Contratos e Gestão de Ata de Registro de Preço (CCGA): unidade responsável por administrar, conduzir e formalizar os contratos e aditivos contratuais no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda; IV - Coordenadoria de Orçamento (COOC): unidade responsável por coordenar, dar suporte técnico, supervisionar e orientar a formulação setorial e execução do orçamento, vinculada hierarquicamente à Superintendência de Orçamento, Finanças e Contabilidade; V - Área demandante: unidade responsável por identificar as necessidades e requerer a contratação de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda; VI - Portal de Serviços SAAF: ferramenta informatizada disponível aos servidores previamente cadastrados, no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Fazenda, para a solicitação e execução de atividades de competência das unidades da Secretaria Adjunta de Administração Fazendária; VII - Ticket: número utilizado Portal de Serviços SAAF para identificar e controlar as solicitações. Art. 4º A unidade dos servidores envolvidos na elaboração, análise e orientação da Minuta do Termo de Referência deverá solicitar à Superintendência de Tecnologia da Informação - SUTI, o login e senha de acesso Portal de Serviços SAAF, de acordo com um dos perfis de usuário abaixo: I - orientador: concedido aos responsáveis das unidades mencionadas nos incisos I a IV do artigo anterior, bem como autoridades hierarquicamente superiores, permitirá a consulta de todas as minutas de termos de referência enviadas no Portal de Serviços SAAF, de acordo com a competência definida no Regimento Interno da SEFAZ; II - elaborador: concedido aos responsáveis das áreas demandantes, permitirá: a) a solicitação de análise de minutas de termos de referência; b) a consulta e trâmite dos tickets originados na mesma área demandante.
§ 1º Os responsáveis pelas áreas demandantes e pelas unidades mencionadas nos incisos I a IV do artigo anterior deverão solicitar à SUTI a desativação do acesso dos servidores que forem desligados.
§ 2º Os órgãos de controle interno e externo poderão ter acesso aos Tickets já encerrados, cabendo à SUTI a criação do perfil de usuário adequado.
Parágrafo único. Quando o Portal de Serviços SAAF permitir a inserção de todas as informações necessárias à elaboração do Termo de Referência no próprio sistema, as áreas demandantes ficarão dispensadas de anexar a minuta em formato ‘word’. Art. 6º A Superintendência de Aquisições e Contratos - SUAC receberá o Ticket criado pela área demandante e o encaminhará para análise das seguintes unidades: I - Coordenadoria de Orçamento - COOC, da Superintendência de Orçamento, Finanças e Contabilidade; II - Coordenadoria de Aquisições - COAQ/SUAC; III - Coordenadoria de Contratos e Gestão de Ata de Registro de Preços - CCGA/SUAC. Art. 7º Ao receber o Ticket a Coordenadoria de Orçamento deverá: I - verificar se existe disponibilidade orçamentária para atender a solicitação e se há necessidade de correção da dotação orçamentária na Minuta do Termo de Referência; II - registrar no respectivo Ticket as eventuais orientações; III - encaminhar o Ticket à SUAC. Art. 8º Quando o Minuta do Termo de Referência tiver como finalidade licitação ou contratação direta para a aquisição de bens, prestação de serviços, locação de bens móveis e imóveis, a SUAC encaminhará o Ticket à Coordenadoria de Aquisições - COAQ, que deverá: I - analisar o Minuta do Termo de Referência e verificar se contém as informações e justificativas necessárias para definição da forma de licitação e contratação, bem como se está instruído com os anexos necessários; II - registrar no respectivo Ticket as eventuais orientações; III - encaminhar o Ticket à SUAC.
Parágrafo único. Quando a Minuta do Termo de Referência tratar de termo aditivo à contrato ou ata de registro de preços em vigor não será necessário o envio do Ticket à COAQ. Art. 9º Quando a minuta do Termo de Referência implicar na elaboração de instrumento contratual, aditivo contratual ou ata de registro de preços, a SUAC encaminhará o Ticket à Coordenadoria de Contratos e Gestão de Ata de Registro de Preços - CCGA, que deverá: I - analisar a minuta do Termo de Referência e confirmar se contém as justificativas e informações necessárias e adequadas, bem como se está instruído com os anexos necessários; II - registrar no respectivo Ticket as eventuais orientações; III - encaminhar o Ticket à SUAC. Art. 10 Após as orientações da COOC, COAQ e CCGA, a Superintendência de Aquisições e Contratos - SUAC deverá: I - consolidar todas as orientações anteriores e realizar outras, caso necessário; II - encaminhar o Ticket para a área demandante efetuar as alterações necessárias no Minuta do Termo de Referência. Art. 11 A área demandante realizará as alterações na versão prévia da Minuta do Termo de Referência, atendendo as orientações realizadas ou justificando a sua impossibilidade, e encaminhará o Ticket à SUAC com o documento atualizado e anexado no Portal de Serviços SAAF em formato ‘word’ ou ‘pdf’. Art. 12 A SUAC verificará se a versão prévia da Minuta do Termo de Referência foi atualizada de acordo com as orientações e recomendações anteriores e enviará o Ticket à área demandante: I - com a Aprovação do Minuta do Termo de Referência, quando indicará o número a ser inserido no documento, que deverá ser impresso, assinado pelos responsáveis e protocolizado com os documentos necessários para o seu trâmite regular; II - para realizar os ajustes necessários, quando as orientações anteriores não forem atendidas.
§ 1º O envio do Ticket previsto no inciso II do caput deste artigo poderá ocorrer apenas uma vez, após a qual, caso permaneça alguma divergência, caberá à Secretaria Adjunta de Administração Fazendária decidir.
§ 2º Após a indicação do número do Termo de Referência pela SUAC o Ticket será arquivado, mas disponível para consulta a qualquer tempo.
§ 1º Compete à área demandante a definição do grau de prioridade de cada Ticket, que poderá ser: I - alta: para as licitações, contratações e aditivos contratuais cujo objeto for necessário em prazo de até 3 (três) meses; II - média: para as licitações, contratações e aditivos contratuais cujo objeto for necessário em prazo de até 6 (seis) meses; III - baixa: para as licitações, contratações e aditivos contratuais cujo objeto for necessário sem prazo, ou em prazo superior a 6 (seis) meses.
§ 2º A definição de prioridade média ou alta deverá ser justificada pela área demandante, com a indicação do motivo de não ter sido iniciado o procedimento de licitação, contratação ou aditivo com maior antecedência.
§ 3º O descumprimento dos prazos fixados nesta Instrução Normativa deverá ser justificado no respectivo Ticket.
§ 4º Para fins de contagem dos prazos serão considerados apenas os dias úteis e o horário de expediente da respectiva unidade.