Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 002/2020/SAAF/SEFAZ-MT
CONSIDERANDO o disposto no caput do art. 37 Constituição Federal, que estabelece o dever da Administração Pública Direta e Indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...);
CONSIDERANDO o disposto no art. 67 da Lei nº 8.666/93 e o parágrafo 3º do art. 99 do Decreto Estadual nº 840, de 10/02/2017, que dispõe acerca da necessidade de acompanhamento, fiscalização dos contratos celebrados através de um representante da Administração Pública;
CONSIDERANDO o Decreto nº 840, de 10/02/2017, que regulamenta as modalidades licitatórias vigentes, as aquisições de bens, contratações de serviços, locações de bens móveis, imóveis e o Sistema de Registro de Preço no Poder Executivo Estadual, o Cadastro Geral de Fornecedores do Estado de Mato Grosso, dispõe sobre a concessão de tratamento diferenciado e simplificado para as microempresas e empresas de pequeno porte nas licitações públicas no âmbito da Administração Pública Estadual, e dá outras providências;
CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 01/SEPLAG, de 17/02/2020, que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública estadual direta, autárquica e fundacional.
CONSIDERANDO a Orientação Técnica nº 006/2014/CGEMT, que versa sobre os procedimentos de medição que deverão ser utilizados pelos órgãos estaduais na execução contratual de obras de construção civil e rodoviárias, incluindo obras de convênios;
CONSIDERANDO a Orientação Técnica nº 002/2016/CGEMT, que dispõe sobre o recebimento provisório e definitivo de obras e serviços de engenharia;
CONSIDERANDO a Portaria Conjunta SEPLAN/SEFAZ nº 008/2016, que regulamenta os procedimentos para execução financeira de obras e serviços de engenharia, e dá outras providências;
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer normas e procedimentos e obter maior controle e segurança sobre os procedimentos operacionais sobre o acompanhamento e controle da execução de contratos administrativos na Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso; RESOLVE:
§ 1º No caso do inciso III deste artigo, as Unidades Finalística da SEFAZ deverão designar representantes nesses locais para atuarem como fiscais setoriais, que se reportarão ao Fiscal Técnico.
§ 2º A designação de Fiscal Administrativo somente deverá ocorrer em contratos de prestação serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra. Esta designação poderá ser dispensada, a critério do SEFAZ, quando tratar-se de contratação com baixo número de postos de serviço, hipótese em que o Fiscal Técnico será responsável pelas
atividades inerentes do Fiscal Administrativo.
§ 3º O recebimento provisório e definitivo dos serviços ficará a cargo do Fiscal Técnico, auxiliado pelo fiscal administrativo ou setorial, quando houver. Art. 6º Para o exercício da função, os fiscais deverão receber cópias dos documentos essenciais da contratação pela Unidade de Contratos da SEFAZ, a exemplo do ato convocatório e seus anexos, do contrato, da proposta da contratada/planilha de custos e formação de preços, da garantia, quando houver, e demais documentos indispensáveis à fiscalização.
Parágrafo único. Os documentos poderão ser encaminhados aos fiscais em meio digital pelo email institucional, inclusive mediante disponibilização de link de acesso.
Parágrafo único. O Gestor de Execução de Contrato assume as competências e responsabilidades do Fiscal Administrativo e do Fiscal Técnico, enquanto não Indicar os respectivos titulares e substitutos e nas suas ausências.
Parágrafo único. O fiscal técnico poderá realizar a avaliação diária, semanal ou mensal, de acordo com o respectivo instrumento contratual e desde que o período escolhido seja suficiente para avaliar ou, se for o caso, aferir o desempenho e qualidade da prestação dos serviços. Art. 10 Na fiscalização do contrato de locação de imóvel, o Fiscal Técnico também deverá: I - elaborar Relatório de Vistoria do Imóvel no ato de seu recebimento, descrevendo minuciosamente as condições físicas do mesmo; II - comunicar ao locador qualquer dano ou defeito, cuja reparação a ele seja incumbida, bem como a eventual turbação de terceiros; III - realizar tratativas solicitadas pelo Gestor de Execução do Contrato, junto ao Locador, referente à eventual necessidade de entrega de documentos, negociação do valor da locação, coleta de assinaturas, dentre outros. Art. 11 No contrato de execução de obras e serviços de engenharia o Fiscal Técnico também deverá: I - emitir Anotação de Responsabilidade Técnica - ART ou Registro de Responsabilidade Técnica - RRT referente à fiscalização da obra, no início do serviço de fiscalização; II - verificar as condições de execução dos serviços e sua conformidade com as normas técnicas existentes, inclusive quanto às condições de segurança no ambiente de trabalho e do canteiro de obras; III - certificar e fiscalizar a disponibilização de toda a infraestrutura necessária, definida em Contrato, e dentro dos prazos estabelecidos nas obrigações da contratante, tais como área para instalação do canteiro de obras, local para escritório da empresa, instalações, material para execução dos trabalhos e quando for o caso, possibilitar o acesso dos empregados da Contratada, devidamente identificados; IV - atestar que a quantidade de funcionários registrados estão de acordo com a previsão do contrato e/ou proporcional ao prazo fixado para conclusão da obra; V - alimentar o Sistema Geo-obras, FIPLAN GFO, com a documentação pertinente às medições; VI - realizar o recebimento provisório e definitivo das obras e serviços de engenharia; VII - proceder à medição da obra em até 15 (quinze) dias, após a solicitação por escrito da Contratada, em especial no momento do recebimento provisório da obra, atendendo ao disposto no art.73 da Lei Federal nº 8.666/93; VIII - realizar o recebimento definitivo de obras e serviços de engenharia, quando dispensado o recebimento provisório, nas condições previstas no inciso III do art. 74 da Lei Federal nº 8.666/93; IX - atestar o recebimento nas medições de obras, bem como, dos serviços/bens quando sua entrega estiverem de acordo com as Cláusulas contratadas.
Parágrafo único. O recebimento de obras e serviços de engenharia acima do limite previsto no inciso VIII será realizado por Comissão de Recebimento Definitivo, devendo essa se atentar aos prazos previstos no §3º do art. 73 da Lei Federal nº 8.666/93.
§ 1º A fiscalização administrativa pode ser realizada com relação a todos os empregados da contratada, ou ser efetivada com base em critérios estatísticos, levando-se em consideração falhas que impactem o contrato como um todo e não apenas erros e falhas eventuais no pagamento de alguma vantagem a um determinado empregado.
§ 2º A ausência de falha substancial no cumprimento do contrato não impede a adoção das medidas cabíveis para o ressarcimento ao erário, preferencialmente mediante glosa na fatura seguinte.
§ 3º No caso de sociedades diversas, tais como as Organizações Sociais Civis de Interesse Público (Oscip’s) e as Organizações Sociais, será exigida a comprovação de atendimento a eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as respectivas organizações.
§ 4º Nos contratos de prestação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra em que não for designado Fiscal Administrativo as suas competências e responsabilidades serão exercidas pelo Fiscal Técnico. Art. 13 No momento em que a prestação de serviços é iniciada o Fiscal Administrativo deverá: I - participar das reuniões inicial, de trabalho e de conclusão da execução contratual; II- elaborar Planilha de Acompanhamento de Execução do Contrato, que conterá informações sobre todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão ou entidade, divididos por contrato, com os seguintes dados: a) nome completo, número de inscrição no CPF; b) função exercida; c) valor do posto; d) salário; e) adicionais; f) gratificações; benefícios recebidos, sua especificação e quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação); g) horário de trabalho; h) férias, licenças, faltas, ocorrências e horas extras trabalhadas. III - conferir as anotações contidas na CTPS dos empregados, individualmente ou por amostragem, a fim de verificar se coincidem com as informações fornecidas pela empresa e pelo empregado, em especial a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações), jornada de trabalho, além de demais eventuais alterações dos contratos de trabalho; IV - contabilizar o número de terceirizados por função, que deve coincidir com o previsto no contrato administrativo;
§ 1º O salário dos empregados da contratada não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT), salvo nas condições de jornada reduzida de trabalho.
§ 2º Devem ser consultadas eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas, como, por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação gratuito.
§ 3º No primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar ao Fiscal Administrativo os seguintes documentos: I - relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso; V - cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinada pela contratada; VI - cópia dos exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços. Art. 14 O Fiscal Administrativo deverá, durante toda a execução do contrato: I - observar a data-base da categoria prevista na CCT e se os reajustes dos empregados são concedidos pela empresa no dia e percentual previstos; II - quando a empresa protocolar a repactuação, seguir os procedimentos definidos pela a Secretaria Adjunta de Administração Fazendária - SAAF . III - exigir da empresa contratada: a) o cumprimento da legislação relativa à concessão de férias e licenças aos empregados; b) a estabilidade provisória de empregados que fizerem jus a tal direito, tais como cipeiro, gestante e estabilidade acidentária; IV - registrar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, em livro, arquivo eletrônico, cadernos ou folhas; V - controlar os vencimentos de prazos de vigência e execução dos contratos e tomar medidas preventivas para que as despesas ocorram dentro do período estipulado nos mesmos, mediante comunicação ao Gestor; VI - ao receber da Unidade de Contratos a informação quanto ao prazo de encerramento da vigência contratual, deverá entrar em contato com o Gestor para verificar se ocorrerá a prorrogação contratual. VII- controlar e acompanhar o saldo dos valores contratados e dos valores empenhados para cada contrato, informando ao Gestor eventuais desconformidades; VIII - notificar ao Gestor de Execução do Contrato ou Fiscal Técnico para que esse possa solucionar os problemas decorrentes da execução do contrato, quando as providências necessárias extrapolarem seu limite de responsabilidade e atuação; IX - elaborar relatório contendo cópias das notificações encaminhadas para a contratada, para materialização dos fatos irregulares que poderá resultar na instauração de Processo Administrativo e aplicação da respectiva sanção; X - desempenhar outras atividades no acompanhamento e supervisão para o bom e fiel cumprimento do objeto Contratado e a observância dos princípios da Administração Pública que não estejam elencadas nos incisos anteriores; XI - formalizar sempre por escrito os entendimentos com a contratada ou seu preposto, adotando todas as medidas que permitam compatibilizar as obrigações bilaterais. Art. 15 Na fiscalização mensal a ser feita antes do pagamento da fatura o Fiscal Administrativo deve: I - verificar a efetiva realização dos dispêndios concernentes aos salários e às obrigações trabalhistas, previdenciárias e com o FGTS do mês anterior, dentre outros, emitindo relatório que será encaminhado ao Fiscal Técnico; II - exigir as certidões negativas, ou positivas com efeitos de negativa: a) débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União; b) regularidade perante as Fazendas Estadual, Distrital e Municipal do domicílio ou sede do contratado e do local da prestação do serviço; c) Dívida Ativa da Fazenda Estadual; d) Regularidade do FGTS (CRF); e e) Débitos Trabalhistas. III - exigir, quando couber, comprovação de que a empresa mantém reserva de cargos para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social, conforme disposto no art. 66-A da Lei nº 8.666, de 1993; IV - exigir, quando couber, comprovação de que a empresa mantém reserva de reserva de vagas de trabalho a presos e egressos em obras e serviços contratados pelo Estado, conforme disposto na Lei nº 9.879, de 2013. V- solicitar da contratada os seguintes documentos: a) extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante; b) cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante; c) cópia dos contracheques, devidamente assinados, dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários; d) comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado; e e) comprovantes de realização de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei ou pelo contrato. Art. 16 Quando da extinção ou rescisão do contrato, após o último mês de prestação dos serviços e no prazo definido no contrato, o Fiscal Administrativo deverá requisitar da Contratada cópia da documentação abaixo relacionada: I - termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando legalmente exigível; II - comprovante de pagamento das guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes ao último mês de prestação dos serviços das rescisões contratuais; III - extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado; IV - exames médicos demissionais dos empregados dispensados, sempre que houver admissão de novos empregados pela contratada, os documentos elencados no inciso I deverão ser apresentados.
§ 1 º A indicação ou a manutenção do preposto da contratada poderá ser recusada pela SEFAZ, desde que devidamente justificada, devendo a contratada designar outro para o exercício da atividade.
§ 2 º As comunicações entre a SEFAZ e a contratada devem ser realizadas por escrito sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se o uso de mensagem eletrônica para esse fim.
§ 3 º A SEFAZ poderá convocar o preposto para adoção de providências que devam ser cumpridas de imediato.
§ 4 º A depender da natureza dos serviços, poderá ser exigida a manutenção do preposto da empresa no local da execução do objeto, bem como pode ser estabelecido sistema de escala semanal ou mensal. Art. 19 A Unidade de Contratos da SEFAZ, dependendo da natureza da prestação dos serviços, poderá promover reunião inicial, com o preposto indicado pela contratada, fiscal técnico e administrativo, para apresentação do check list dos documentos e forma de apresentação dos processos de pagamentos. Art. 20 Após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, a SEFAZ, na figura do Gestor, Fiscais e Gabinete da SAAF, deverá promover reunião inicial para apresentação do plano de fiscalização, que conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros.
Parágrafo único. Os assuntos tratados na reunião inicial devem ser registrados em ata e, preferencialmente, estarem presentes o fiscal ou equipe responsável pela fiscalização do contrato, o preposto da empresa.