Texto: DECRETO Nº 512, DE 04 DE JUNHO DE 2020. . Portaria Conjunta 036/2020: Designa membros para compor o Comitê Gestor do Sistema SIGADOC. . Vide Instruções Normativas 016/2020/SEPLAG, 19/2020/SEPLAG, 001/2021/CGE, 001/2023/SEPLAG. . Vide Portaria 029/2021/GSF/SEFAZ-MT. . Vide Decreto 1.161/2021: Cronograma de implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso. . Vide Port. 235/2021/SEFAZ/MT, implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda. . Vide Port. 001/SATE/SEFAZ/2022, Estabelece diretrizes para o fluxo de documentos no âmbito da Secretaria Adjunta do Tesouro Estadual da Secretaria de Estado de Fazenda SATE/SEFAZ.
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e com o art. 1º da Lei Federal de arquivos nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO o Decreto Estadual nº 1.654, de 29 de agosto de 1997, que dispõe sobre a instituição do Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso - SIARQ /MT;
CONSIDERANDO o Decreto Estadual nº 511, de 04 de junho de 2020, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, e dá outras providências; e
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso; D E C R E T A: Art. 1º Fica instituído no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental, alinhado com o Programa Simplifica MT.
Parágrafo único. Fica definido o SIGAdoc como o sistema oficial do Poder Executivo Estadual para a Gestão de Documentos Digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, em consonância com a Resolução nº 001/2020 do Conselho Superior do Sistema Estadual de Tecnologia da Informação-COTEC, publicada em 28 de abril de 2020.
Parágrafo único. Cabe aos órgãos e entidades participantes da implantação do SIGADOC seguir as normas estabelecidas pelo Comitê Gestor. Art. 6º Para a habilitação dos órgãos e entidades na implantação do SIGADOC, é necessária a criação de um Comitê Setorial que deverá ser composto pelos seguintes membros: I - representante da Gestão Documental (Protocolo e Arquivo) e seu suplente; II - representante da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão da Informação - CPAD e GI e seu suplente; III - representante pela área do mapeamento de processos e/ou desenvolvimento organizacional e seu suplente; IV - representante da TI Setorial e seu suplente; V - representante das áreas cujos processos serão implantados no SIGAdoce seu suplente. Art. 7º Cabe prioritariamente à MTI, a responsabilidade pelas atribuições abaixo descritas e outras que poderão ser demandadas pelo Comitê Gestor: I - garantir a infraestrutura e as gestões corretiva, adaptativa e evolutiva do sistema SIGAdoc; II - garantir as customizações e outras atualizações necessárias à operação do sistema; III - garantir a integração com outros sistemas corporativos do Poder Executivo Estadual; IV - garantir o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico para o sistema SIGADOC, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos e às entidades da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
§ 1º Todas as alterações dos incisos I, II, e IV do presente artigo deverão ser aprovadas previamente pelo Comitê Gestor.
§ 2º O código fonte do sistema SIGAdoc deverá manter conformidade com o Termo de Cooperação Técnica estabelecido entre Governo do Estado de Mato Grosso e o Tribunal Regional Federal da 2ª Região. Art. 8º Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Mato Grosso.
§ 2º Na hipótese prevista no parágrafo 1º do caput deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§ 3º Usuários não cadastrados no SIGAdoc terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão ou entidade da Administração Pública detentor do documento. Art. 9º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, do Decreto nº 1.973 de 25 de outubro de 2013, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 e as demais normas aplicáveis. Art. 10 A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser asseguradas mediante utilização eletrônica que poderá ser: I - assinatura digital por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil; II - assinatura cadastrada, baseada em credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha ou identificação biométrica.
§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para utilização do sistema.
§ 2º O disposto no “caput” deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§ 3º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável. Art. 11 O procedimento de digitalização deverá preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado, de acordo com o Decreto nº 511, de 04 de junho de 2020. Art. 12 Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização.
Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos no Decreto Estadual nº 5.567 de 26 de novembro de 2002 que aprova o Manual de Gestão Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, e os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim, e aprovados pela Superintendência de Arquivo Público/SEPLAG, conforme disposto nos arts. 9º e 10º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13 No ambiente digital de gestão documental, os documentos serão avaliados e classificados de acordo com Decreto Estadual nº 5.567, de 26 de novembro de 2002, que aprovou o Manual de Gestão Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, conforme os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim, e aprovados pela Superintendência de Arquivo Público - SEPLAG, conforme disposto nos art. 9º e 10º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
§ 1º Os documentos digitais serão associados a metadados descritivos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade.
§ 2º O armazenamento, a segurança e a preservação de documentos digitais considerados de valor permanente deverão observar as normas e os padrões definidos pela Superintendência de Arquivo Público - SEPLAG.
§ 3º Os documentos digitais serão eliminados nos prazos previstos no Decreto Estadual n° 5.567 de 26 de novembro de 2002 que aprovou o Manual de Gestão Documentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, conforme os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim, e aprovados pela Superintendência de Arquivo Público - SEPLAG, conforme disposto nos art. 9º e 10º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Parágrafo único. A base oficial de Gestão de Pessoas do SIGAdoc, por questões de segurança e integridade das informações, será o Sistema Estadual de Gestão de Pessoal-SEAP. Art. 17 A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG/MT poderá expedir as normas complementares que se fizerem necessárias à aplicação deste Decreto. Art. 18 Este decreto entra em vigor na data de sua publicação. Palácio Paiaguás, em Cuiabá, 04 de junho de 2020.