Legislação Tributária
ATO NORMATIVO DA SAD

Ato: Instrução Normativa - SAD/MT

Número/Complemento
Assinatura
Publicação
Pág. D.O.
Início da Vigência
Início dos Efeitos
1/2023
01/24/2023
01/25/2023
476
25/01/2023
25/01/2023

Ementa:Dispõe sobre a criação da pasta funcional digital - PFD dos servidores públicos no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso e dá outras providências.
Assunto:Gestão de Pessoas
Pasta Funcional Digital - PFD
Documentos Arquivísticos Digitais
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Alterado por/Revogado por:
Observações:


Nota Explicativa:
Nota: " Os documentos contidos nesta base de dados têm caráter meramente informativo. Somente os textos publicados no Diário Oficial estão aptos à produção de efeitos legais."

Texto:
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2023/SEPLAG
. Publicado na Ed. Extra do DOE de 25.01.2023, p. 476 a 478.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 71, inciso II, da Constituição Estadual; e

CONSIDERANDO o Decreto nº 511, de 04 de junho de 2020, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO o Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que institui os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO o Decreto nº 1.161, de 25 de outubro de 2021, que dispõe sobre o cronograma de implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso,

RESOLVE:

Art. Criar a Pasta Funcional Digital - PFD dos servidores públicos, no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, como forma de garantir a adequada guarda e disponibilização de documentos funcionais.

Parágrafo único Os servidores mencionados no caput deste artigo, incluem os ocupantes de cargos públicos efetivos civis e militares, os exclusivamente comissionados, os requisitados ou cedidos e os contratados temporariamente e, no que couber, os empregados públicos e os estagiários.

Art. As pastas funcionais físicas deverão ser encerradas a partir da publicação desta Instrução Normativa, sendo vedada a inserção de novos documentos físicos.


Seção I
Das Disposições Iniciais

Art. Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, serão consideradas as definições do art. 2º do Decreto nº 511/2020, e as seguintes:
I - assentamento individual: documentos referentes à vida funcional do servidor.
II - digitalizador: pessoa responsável por digitalizar os documentos funcionais e inserir os metadados na pasta funcional digital do servidor;
III - legado: conjunto de documentos e processos constantes:
a) na pasta funcional física do servidor;
b) no sistema SIGADOC arquivados no período compreendido entre a publicação do Decreto nº 1.161/2021 até esta IN, e
c) sob a guarda da Perícia Médica da SEPLAG arquivados fisicamente até 07/11/2022.
VI - pasta funcional física: acervo físico que contém os documentos gerados ou produzidos em decorrência da vida funcional do servidor público;
VII - pasta funcional digital - PFD: repositório digital dos documentos funcionais do servidor público estadual, integralizado pelos documentos digitalizados da pasta funcional física e das informações digitais de eventos funcionais dos servidores;
VIII - PDF/A - formato de arquivo digital para o arquivamento de longo prazo de guarda, conforme normas internacionais ISO 19005-1 e ISO 32000-1;
IX - Unidade Central de Gestão de Pessoas - UCGP/SEPLAG: unidade responsável pela formulação de políticas de Gestão de Pessoas no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, exercida pela Secretaria Adjunta de Gestão de Pessoas - SEPLAG;
X - Unidade Setorial de Gestão de Pessoas - USGP: unidade administrativa integrante do órgão ou entidade, responsável pelos documentos funcionais dos servidores pertencentes ao seu quadro de pessoal;
XI - validador: agente público da unidade setorial de gestão de pessoas com a responsabilidade para validar e inserir os documentos digitalizados na PFD, de acordo com os documentos constantes na pasta funcional física.

Seção II
Das Competências

Art. Compete à Unidade Central de Gestão de Pessoas - UCGP/SEPLAG, a implantação, normatização, atualização, implementação e a gestão da pasta funcional digital - PFD, estabelecendo as diretrizes e regras gerais para o aprovisionamento e utilização desta ferramenta.

Art. Compete às Unidades Setoriais de Gestão de Pessoas - USGPs, a formação, organização e atualização da pasta funcional digital dos servidores públicos ativos integrantes do seu quadro de pessoal, contendo os documentos digitais e digitalizados que reflitam o histórico funcional.

Seção III
Da Composição da Pasta Funcional Digital

Art. A pasta funcional digital será disponibilizada no Sistema Estadual de Administração de Pessoas - SEAP, com o histórico de informações e eventos funcionais relativos ao servidor público, sendo composta pelo:
I - legado, de acordo com o previsto no inciso III do art. 3º desta Instrução Normativa;
II - documentos e processos digitais oriundos das fontes primárias e subsidiárias, que serão disponibilizados em arquivo individualizado de acordo com o respectivo evento funcional.

Art. São consideradas fontes primárias de documentos e processos digitais na PFD:
I - Sistema Integrado da Gestão Documental - SIGADOC;
II - Imprensa Oficial do Estado de Mato Grosso - IOMAT;
III - Sistema Biométrico de Controle de Frequência - Webponto;
IV - Portal do Servidor;
V - outros sistemas corporativos geridos pelo órgão central de gestão de pessoas.

Parágrafo único Como fonte subsidiária, poderão ser inseridos na PFD documentos e processos produzidos por órgãos e entidades de outra esfera ou Poder, sistemas corporativos oficiais do Estado ou não, desde que possuam relevância necessária à vida funcional do servidor e obedeçam padrões de qualidade necessários de legibilidade.


Seção IV
Do acesso à Pasta Funcional Digital

Art. Os servidores das UCGP e USGP terão acesso a plataforma da pasta funcional digital através do seu usuário individualizado no SEAP.

§ Os níveis de acesso das USGPs na PFD serão restritos aos órgãos e entidades de acordo com a vinculação do usuário e a sua área de atuação e necessidade das informações contidas na pasta.

§ Deverão ser adotadas medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

§ O agente público ou responsável por equiparação, que der causa a vazamento de dados pessoais e funcionais responderá nos termos da legislação vigente.

Art. Os documentos e processos que compõe o Dossiê da Perícia Médica, terão sua acessibilidade restrita aos médicos peritos e gestores responsáveis pela unidade

Art. 10 O servidor público poderá acessar a sua PFD através de suas credenciais no portal do servidor, após a implementação da ferramenta pela equipe técnica de TI da SEPLAG.


Seção V
Da inclusão de documentos à Pasta Funcional Digital no SEAP

Art. 11 Todos os documentos e processos relativos à vida funcional do servidor público a partir da publicação desta Instrução Normativa, e nos termos do rol de documentos elencados no Anexo Único desta Instrução Normativa deverão ser inseridos na PFD.

Subseção I
Dos documentos e processos digitais

Art. 12 Enquanto os sistemas de que trata o art. 7º desta Instrução Normativa não forem integrados com o SEAP, os documentos e processos deverão ser extraídos em inteiro teor, e inseridos obrigatoriamente no SEAP pela USGP no momento anterior ao arquivamento do processo.

§ O responsável pelo lançamento do evento deverá inserir o documento ou processo em formato digital PDF na aba “arquivos relacionados" do respectivo evento, cadastrando-o com o tipo de documento correspondente para a identificação na PFD.

§ Poderá ser realizada, caso necessário, a atualização, complementação e a exclusão de documentos juntados, devendo ser garantido no SEAP os logs de auditoria necessários para verificação de histórico.

§ Excepcionalmente a UCGP realizará o procedimento descrito no caput deste artigo, na hipótese do documento ou processo gerador do evento funcional ser arquivado na SEPLAG.

§ Para fins de atendimento ao procedimento de integração que trata o caput do art. 12 desta IN, a UCGP e as USGPs deverão inserir impreterivelmente no momento de inclusão de eventos funcionais, o código do processo administrativo ou documento do SIGADOC que motivou a respectiva alteração funcional.

Art. 13 Os arquivos digitais contendo os documentos e processos inseridos nos eventos individuais serão disponibilizados na transação da PFD.


Subseção II
Dos Documentos da Perícia Médica

Art. 14 Os documentos recepcionados pela Coordenadoria de Perícia Médica da SEPLAG deverão ser digitalizados e inseridos no módulo específico da Perícia Médica no SEAP, e disponibilizados na PFD.

Parágrafo único A inserção dos documentos na PFD será operacionalizada pelos servidores da Coordenadoria de Perícia Médica da SEPLAG, em virtude da natureza sigilosa dos respectivos documentos.


Subseção III
Do Legado das Pastas Funcionais Físicas e da Perícia Médica

Art. 15 O arquivo digital contendo o legado estará inserido na PFD para fins de consulta do histórico funcional, e sua disponibilização será realizada pela respectiva USGP imediatamente após a finalização da digitalização e validação dos documentos e processos constantes na pasta funcional física.

Art. 16 O arquivo digital contendo o legado da perícia médica estará disponível na PFD em arquivo único, em formato PDF no campo "Dossiê Perícia Médica”, de responsabilidade da Coordenadoria de Perícia Médica da SEPLAG.

Subseção IV
Do Legado constante no SIGADOC

Art. 17 Os documentos e processos pertinentes à vida funcional do servidor que foram arquivados no sistema SIGADOC durante o seu período de implantação obrigatória até a data da publicação desta Instrução Normativa, deverão ser identificados e inseridos no sistema SEAP.

§ Para fins de atendimento ao disposto no caput deste artigo, a UCGP e as USGPs deverão observar como marco inicial o prazo específico de implantação do SIGADOC em cada órgão ou entidade conforme estabelecido no art. 4º do Decreto nº 1.161/2021.

§ Os documentos e processos serão inseridos de acordo com os eventos funcionais que foram motivados no sistema SEAP.

§ O responsável pela inserção do documento ou processo deverá anexar o arquivo em formato digital PDF na aba “arquivos relacionados" do respectivo evento, cadastrando-o com o tipo de documento correspondente para a identificação na PFD.

Art. 18 A UCGP e as USGPs terão o prazo de 03 (três) meses, a contar da data da publicação desta Instrução Normativa para realizar os procedimentos prescritos nesta subseção, e deverão elaborar cronograma de planejamento para fins de atendimento ao prazo estabelecido.


Seção VI
Da Digitalização e Destinação da Pasta Funcional Física

Art. 19 A responsabilidade pela realização da digitalização dos documentos funcionais será de cada órgão ou entidade com a orientação da Superintendência de Arquivo Público da Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços/SEPLAG devendo ser observado o disposto no § 2º do art. 11 do Decreto nº 511/2020.

Parágrafo único A digitalização dos documentos sob guarda da Coordenadoria de Perícia Médica da SEPLAG, será realizada pela Superintendência de Arquivo Público da Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços/SEPLAG em conjunto com a Coordenadoria de Perícia Médica/SUDEVSS/SAGP/SEPLAG obedecendo às mesmas diretrizes estabelecidas nesta Instrução Normativa.


Subseção I
Dos Procedimentos para a Digitalização

Art. 20 Os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização de documentos e processos físicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado.

Art. 21 O legado digitalizado deve espelhar fielmente o conjunto de documentos originais relativos à vida funcional do servidor, na forma que se encontram em cada unidade setorial de gestão de pessoas, não sendo permitida a inserção de outros documentos em substituição por problemas de legibilidade ou integridade física.

Art. 22 Cabe à USGP, previamente à digitalização, realizar os procedimentos necessários para preparação, organização e triagem dos documentos e processos constantes na pasta funcional física, de acordo com o rol de documentos descritos no Anexo Único.

Parágrafo único Os documentos e processos de que trata o caput deste artigo deverão ser organizados e separados em ordem cronológica por macroprocesso e processo, conforme Anexo Único.

Art. 23 Os documentos e processos que atualmente compõem a pasta funcional física do servidor público deverão ser digitalizados e convertidos em um único arquivo.

Parágrafo único Na hipótese do servidor possuir mais de volume da pasta funcional física, o legado será dividido em arquivos equivalentes a quantidade de pastas, que deverão ser disponibilizados individualmente na PFD com a respectiva identificação.

Art. 24 Na realização do procedimento de digitalização, o digitalizador deverá:
I - analisar de forma individual cada documento ou processo constante na pasta funcional física confirmando se corresponde ao titular da pasta;
II - preparar o documento ou processo para que seja submetido ao equipamento de digitalização, retirando objetos que prejudique o resultado final da imagem capturada;
III - desamassar e higienizar os documentos ou processos, principalmente os que possuem grau de temporalidade mais elevada, garantindo a legibilidade das informações;
IV - utilizar de processamento de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) sempre que possível, para garantir que seu conteúdo seja pesquisável;
V - verificar se a primeira imagem do arquivo corresponde a capa do processo, se for o caso, e se o documento ou processo não possui conteúdo no verso;
VI - digitalizar as folhas em uma mesma direção;
VII - gerar o arquivo em formato “Portable Document Format(PDF/A)”.

Art. 25 Após o procedimento de digitalização, o arquivo digital contendo o legado deverá ser nomeado da seguinte forma: [CPF]-[nome completo]-[matrícula]-[vinculo no SEAP].

Parágrafo único O validador deverá realizar a conferência do arquivo digital escanerizado, verificando a conformidade e legibilidade de acordo com as orientações convencionadas nesta norma.

Art. 26 A UCGP e as USGPs terão o prazo de 06 (seis) meses, a contar da data da publicação desta Instrução Normativa para realizar os procedimentos prescritos nesta seção, e deverão elaborar cronograma de planejamento para fins de atendimento ao prazo estabelecido.

Art. 27 O arquivo digital contendo os documentos e processos das pastas funcionais físicas que forem digitalizadas deverão ser armazenados em pasta virtual interna da rede intranet da USGP e mantidos por até 01 (um) ano a contar da sua digitalização.

Parágrafo único A rede que trata o caput deste artigo deverá assegurar protocolos que garantam a preservação e segurança da informação nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Art. 28 O arquivo digital contendo o legado será enquadrado como assentamento individual e sujeito ao prazo de guarda em arquivo intermediário estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos.


Subseção II
Da Destinação e Guarda dos Documentos e Processos contidos na Pasta Funcional Física

Art. 29 As USGPs ou outro setor designado deverão manter em sua guarda a pasta funcional física, em arquivo intermediário, para fins de suprir eventuais necessidades de consulta posterior caso surjam dúvidas quanto às informações contidas no arquivo digitalizado, devendo ser preservadas pelos prazos de guarda e destinação aprovados em Tabela de Temporalidade de Documentos.

Seção VII
Das Disposições Finais

Art. 30 O descumprimento de procedimentos ou prazos previstos nesta Instrução Normativa, sujeitará:
I - o servidor e os superiores hierárquicos às penalidades disciplinares previstas em lei;
II - às respectivas Unidades Orçamentárias ao regime orçamentário e financeiro cautelar, conforme dispõem os arts. 61 e 62 do Decreto nº 1.292, de 15 de fevereiro de 2022 ou outra norma que vier a substituí-lo.

Art. 31 O agente público ou responsável por equiparação, que der causa a vazamento de dados pessoais e funcionais constantes nos documentos e processos que tratam esta Instrução Normativa, ficará sujeito à responsabilização funcional, sem prejuízo de eventuais sanções penais.

Art. 32 Os casos omissos ou excepcionais serão tratados pela Secretária Adjunta de Gestão de Pessoas da SEPLAG, que poderá expedir Instruções de Procedimentos - IP, disponibilizar materiais de apoio e instituir modelos padronizados de documentos para a execução dos procedimentos de que trata esta Instrução Normativa.

Art. 33 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Cuiabá/MT, 24 de janeiro de 2023.
(original assinado)
BASÍLIO BEZERRA GUIMARÃES DOS SANTOS
Secretário de Estado de Planejamento e Gestão


ANEXO ÚNICO
TABELA DE DOCUMENTOS FUNCIONAIS
MacroprocessoProcesso
Ingresso do ServidorNomeação, posse, exercício
Registros Funcionais
Treinamento e AperfeiçoamentoCapacitação
Aperfeiçoamento
AdicionaisAtividades Penosas
Insalubridade
Periculosidade
Raio X ou Substância Radioativas
Irradiação Ionizante
Tempo de Serviço - Anuênio Biênio/bienal e Quinquênio
Noturno
Obrigações judiciaisCumprimento de Decisões Judiciais
Reposição ao Erário
Pagamento resíduos remuneratórios não recebidos
Estágio Probatório e Progressão de CarreiraEstágio Probatório
Promoção e Progressão funcional
Incentivos funcionaisElogio
Prêmio
Homenagem
Medalha
Controle de assiduidadeHorário especial de servidor portador de necessidades especiais
Horário especial ao servidor estudante
Participação em grupos de trabalho, comissões e comitês
Teletrabalho
Férias
Jornada de trabalho
Licença Prêmio
Provimento e Movimentação de pessoalLotação e exercício
Disponibilidade
Aproveitamento
Remoção por motivo de saúde ou acompanhar cônjuge
Readaptação
Reversão de Aposentadoria
Recondução
Reintegração
Remoção
Cessão
Requisição
Redistribuição
Licença e afastamentosAfastamento para estudos ou Missão no País ou Exterior
Afastamento para exercício de mandato eletivo
Afastamento para participação em programas de pós-graduação
Afastamento preventivo em processo administrativo disciplinar
Afastamento para servir em organismos internacionais com o qual o Brasil participe ou coopere
Licença para Atividade Política
Licença à Gestante
Licença para Desempenho de Mandato Classista
Licença para o Serviço Militar
Licença para tratar interesse particular
Licença Paternidade
Licença por Acidente em Serviço
Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família
Licença Prêmio
Licença por Afastamento do Cônjuge / Companheiro
Afastamento para Curso de Formação
Gestão de cargos em comissão e funções de confiançaNomeação, posse, exercício e exoneração
Designação e dispensa de substituto eventual
Regime disciplinarProcesso Administrativo Disciplinar (PAD)
Conflito de interesses
Vacância de CargoExoneração
Demissão
Destituição
Programa de Desligamento voluntário
Posse em outro cargo inacumulável
Falecimento
AposentadoriaRegistros Pessoais
Concessão, alteração, revisão ou cancelamento
Abono de Permanência
Averbação de tempo de serviço
Conversão do tempo de serviço especial
Desaverbação de tempo de Serviço/contribuição
PensãoRegistros Pessoais
Concessão, alteração, revisão ou cancelamento
Pensão judicial
Pensão especial - graciosa
Pensão especial - indenizatória
Pensão Alimentícia
SeguridadeAuxílio-Reclusão
Previdência Complementar
Auxílio Funeral
Auxílio Natalidade
Contribuição