Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA CGE Nº 001, DE 23 DE AGOSTO DE 2021. . Vide Port. 235/2021/SEFAZ/MT, implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda.
Considerando a missão da Controladoria Geral do Estado em Contribuir para melhoria dos Serviços Públicos prestados pelo Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, por meio do aperfeiçoamento dos Sistemas de Controles, da Conduta dos Servidores e dos Fornecedores, ampliando a Transparência e fomentando o Controle Social;
Considerando o Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que definiu o SIGADOC como sistema oficial do Poder Executivo Estadual para a Gestão de Documentos Digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.
Considerando que cabe à Controladoria Geral do Estado - CGE-MT, órgão central do Sistema de Correição do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso - SCPE, orientar, técnica e normativamente, os Órgãos e Entidades integrantes, nos termos ao art. 12 da Lei Complementar nº 550, de 27 de novembro de 2014; RESOLVE:
Parágrafo Único. A partir do dia 01/09/2021, todos os novos processos correcionais deverão ser iniciados no SIGADOC.
Parágrafo Único. Os documentos físicos externos, depois de digitalizados, serão encaminhados a unidade de arquivo para guarda e preservação. Art. 4º. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável, será: I. Identificado e a situação do documento certificada no SIGADOC; II. Incluído resumo de seu conteúdo no sistema; III. Armazenado na unidade administrativa responsável pelo assunto, pelo tempo necessário a conclusão do processo. Art. 5º. Os documentos produzidos no SIGADOC serão assinados eletronicamente por meio de login e senha ou de certificado digital, observadas as normas de segurança e controle de uso.
Parágrafo único. A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais. Art. 6º O servidor responsável pela abertura (OU CRIAÇÃO) do processo digital deverá: I. Certificar-se da necessidade do procedimento e realizar consulta prévia sobre a existência ou não de processo sobre a mesma matéria; II. Cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo sistema. Art. 7º A inclusão de documentos no processo deverá observar a ordem cronológica dos atos e fatos ocorridos, ficando como último documento o ato que realizará a tramitação. Art. 8º Cada volume do processo digital deverá contar, no máximo, 200 (duzentas) folhas. Art. 9º Fica vedada a inclusão no processo digital de: I. Documento relacionado a outro processo que não tenha correspondência direta ou indireta com o assunto tratado; II. Documento já constante dos autos; III. Cópia de documento sem a devida autenticação; e IV. Documentos ilegíveis que dificultem a identificação do autor ou a compreensão do conteúdo.
Parágrafo Único. O processo físico convertido em digital será encaminhado à unidade de arquivo, mediante inclusão de termo de conversão, do qual deverá constar o número do processo e/ou documento digital, para guarda e preservação. Art. 13. A unidade que realizar a conversão do processo físico em digital deverá inserir: I. No Sistema de Protocolo do Estado de Mato Grosso o número do processo do SIGADOC; II. No SIGADOC o número do processo originário do Sistema de Protocolo do Estado de Mato Grosso.
Parágrafo único. O processo físico, após digitalizado, será a peça inicial do processo eletrônico criado no SIGADOC, juntando-se em ambos o Termo de Conversão conforme Anexo I.