Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA SEPLAN/SEFAZ/AGE Nº 01/2005
Parágrafo único. É dispensada a celebração de convênio nos casos de transferência de recursos para execução de programas, projetos ou atividades em parceria com órgão ou entidade da administração pública estadual ou municipal que decorra de determinação constitucional ou legal, ou ainda com base em norma específica, casos em que deverão ser fixados os critérios de habilitação, transferência e aplicação dos recursos públicos.
§ 1º Os convênios somente serão celebrados após o credenciamento, habilitação do órgão ou entidade proponente e registro do Plano de Trabalho respectivo no SIGCon, através dos seguintes procedimentos: I – o credenciamento poderá ser solicitado pelas prefeituras e outras entidades sem fins lucrativos através do Sistema de Gerenciamento de Convênios – SIGCon, no endereço www.seplan.mt.gov.br/sigcon ou através do portal do Governo do Estado. II – para habilitação, o proponente deverá encaminhar a documentação institucional e de regularidade fiscal para a Coordenadoria de Convênios da Secretaria de Estado de Planejamento e Coordenação Geral. III – para o registro do Plano de Trabalho é necessário que o proponente providencie o devido credenciamento, ocasião em que receberá um código de usuário e senha de acesso ao SIGCon.
§ 2º O proponente terá sua habilitação aprovada junto ao SIGCon após análise da documentação encaminhada, de acordo com o tipo de pessoa jurídica correspondente: I - documentos institucionais: a) cópia do cartão do CNPJ; b) cópia do CPF do Dirigente; c) cópia da Carteira de Identidade do Dirigente; d) cópia do ato de nomeação ou posse do Dirigente; e) cópia da Ata de Posse do Prefeito, se for o caso; f) cópia da Ata de Fundação, da Assembléia de Constituição e do Estatuto Social, devidamente registrado em cartório, ou Regimento Interno, conforme o caso; g) cópia da Ata de Eleição da Diretoria, devidamente registrada em cartório, se for o caso; h) cópia do certificado ou comprovante do Registro de Entidade de Fins Filantrópicos, fornecido pelo Conselho Regional de Assistência Social - CRAS, quando for o caso; i) cópia dos registros, no Cartório de Registro, Junta Comercial do Estado de Mato Grosso, ou na Organização das Cooperativas do Estado, conforme o caso; j) declaração de funcionamento regular nos últimos três anos, atestada por três autoridades locais, quando se tratar de entidade de fins filantrópicos; l) cópia do certificado de qualificação emitido pelo Ministério da Justiça, quando se tratar de OSCIP. II – documentos de regularidade fiscal: a) Certidão Negativa de Débitos - CND junto ao Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS, atualizada ou dos comprovantes de recolhimento referentes aos três meses anteriores ao cadastramento; b) Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, junto a Caixa Econômica Federal; c) Certificado de Regularidade Previdenciária – CRP junto a Previdência Social, no caso de possuir previdência própria; d) Certidão Negativa de Débitos da Fazenda Pública Estadual, exceto para Conselhos Deliberativos Escolares; e) Certidão Negativa de Dívida Ativa da Procuradoria Geral do Estado, exceto para Conselhos Deliberativos Escolares; f) Certidão Negativa do Tribunal de Contas do Estado – TCE, das partes. III - documentos relativos ao convênio – a anexar ao processo: a) Plano de Trabalho; b) comprovação da contrapartida; c) projeto básico, se for o caso; d) cronograma físico-financeiro da obra, se for o caso; e) cópia do certificado de propriedade do imóvel, devidamente registrada no cartório de imóveis, se for o caso; f) cópia do Ato de Calamidade Pública, se for o caso;
§ 3º O Sistema de Gestão de Convênios emitirá uma certidão - parcial e/ou plena - que comprovará a condição de habilitação do proponente junto a qualquer órgão ou entidade concedente do Estado, com validade restrita à validade da documentação apresentada, devendo ser atualizada pelo interessado quando de seu vencimento ou quando ocorrer outra alteração em relação a seu Dirigente, endereço ou de qualquer natureza, sendo fator impeditivo para a celebração de convênios no âmbito do Estado, quando a documentação estiver vencida. I - a habitação parcial se efetivará com o cadastramento do proponente no sistema, entrega da documentação institucional e validação pela Coordenação do Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon, na SEPLAN, o que permitirá a tramitação da proposta de convênio; II - a habilitação plena se efetivará quando da entrega pelo proponente, análise e validação dos demais documentos pela Coordenação do Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon, na SEPLAN, o que permitirá a assinatura de convênio com qualquer órgão estadual, após cumpridos os demais procedimentos.
§ 4º Integrará o Plano de Trabalho a especificação completa do bem ou serviço a ser adquirido ou produzido e, no caso de obras, instalações ou serviços, o projeto básico, que entendido como tal, é o conjunto de elementos necessários e suficientes para caracterizar, de modo preciso, a obra, a instalação ou o serviço objeto do convênio, sua viabilidade técnica, custos, fases, ou etapas e prazos de execução, devendo conter os elementos discriminados no inciso IX do art. 6º da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.
§ 5º Quando o convênio envolver montante igual ou inferior ao previsto na alínea "a" do inciso II do "caput" do art. 23 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, o projeto básico de que trata o parágrafo anterior poderá ser substituído pelo projeto básico simplificado, contendo especificações mínimas, desde que essa simplificação não comprometa o acompanhamento e controle da execução da obra ou do serviço.
§ 6º Admitir-se-á, ainda, para a celebração do convênio, que o projeto se faça sob a forma de pré-projeto, desde que do termo de convênio conste cláusula específica suspensiva que condicione a liberação das parcelas de recursos ao atendimento prévio da apresentação do projeto básico na forma prevista no § 4º.
§ 7º O pré-projeto deverá conter o cronograma de execução da obra ou serviço (metas, etapas ou fases); o plano de aplicação dos recursos envolvidos no convênio, discriminando-se inclusive, os valores que correrão à conta da contrapartida; e o cronograma de desembolso dos recursos, em quotas, pelo menos trimestrais, permitida a apresentação dos detalhes de engenharia no projeto básico, para fins de redução de custos, na hipótese de o pré-projeto não ser aceito pelo órgão ou entidade concedente.
§ 8º Visando evitar atrasos na consecução do objeto do convênio, pelo descumprimento do cronograma de desembolso dos recursos, os órgãos ou entidades concedentes, através do Sistema de Gestão de Convênios, deverão monitorar a execução física de maneira a garantir sua compatibilização com a execução financeira, em função da subordinação à programação financeira do Poder Executivo Estadual.
§ 9º Os recursos referentes à contrapartida para complementar a execução do objeto, quando previsto, deverão ser comprovados e estar devidamente assegurados, podendo ser disponibilizados através de recursos financeiros, de bens ou de serviços, desde que economicamente mensuráveis e compatíveis com a capacidade financeira da respectiva unidade beneficiada, tendo por limites os percentuais estabelecidos na Lei de Diretrizes Orçamentárias do Estado.
§ 10. Quando se tratar de convênio plurianual que objetive a manutenção de programas, inclusive os de natureza assistencial, será exigida a comprovação da situação de regularidade de que trata este artigo, no início de cada exercício financeiro, antecedendo a emissão da nota de empenho, para o custeio das despesas daquele ano.
§ 11. Não se exigirá a comprovação de regularidade de que trata este artigo, para a celebração de termo aditivo que objetivar a conclusão do objeto pactuado, desde que, a vigência do novo instrumento não ultrapasse 12 (doze) meses e não envolva a transferência de recursos suplementares.
§ 12. Exigir-se-á a comprovação de regularidade de que trata este artigo, para a celebração de Termo Aditivo que implique suplementação de valor, independentemente de qualquer prorrogação de prazo.
§ 13. No caso de liberação de parcelas, durante a vigência do instrumento, não se exigirá a comprovação de regularidade prevista anteriormente, ressalvado o caso previsto no § 10 deste artigo. Art. 5º Compete ao órgão ou entidade concedente verificar, antes da celebração do convênio: I - se o proponente se encontra em situação regular - habilitação plena - junto ao Sistema de Gerenciamento de Convênios, devendo o resultado da pesquisa ser anexado ao processo de solicitação; II - se o convenente não se encontra em situação de inadimplência junto ao Estado; III - se o proponente apresentou os documentos comprobatórios de sua capacidade jurídica, assim como de seu representante legal, da capacidade técnica, quando for o caso e, da regularidade fiscal, nos termos da legislação em vigor; IV - se a Área Técnica e o Setor Jurídico do órgão ou entidade concedente, segundo suas respectivas competências, se manifestaram, através de parecer, quanto à pertinência da proposta apresentada em relação a seu objeto e aos custos envolvidos, e quanto ao texto da minuta do convênio a ser celebrado.
§ 1° Para efeitos do descrito no inciso II, será considerado como inadimplente pelo Sistema de Gerenciamento de Convênios – SIGCon, o convenente que: a) não apresentar a prestação de contas, parcial ou final, dos recursos recebidos, nos prazos estipulados por esta Instrução Normativa; b) não tiver sua prestação de contas parcial ou final aprovada pelo concedente; c) não tiver sua prestação de contas final aprovada pelo Tribunal de Contas do Estado;
§ 2º A não apresentação da prestação de contas parcial ou sua não aprovação ensejará o bloqueio das parcelas subseqüentes do próprio convênio e impedirá a celebração de novos convênios com o Estado.
§ 3º A não apresentação da prestação de contas final ou sua não aprovação pelo concedente ou pelo Tribunal de Contas do Estado impedirá a celebração de novos convênios com Estado.
§ 4º No caso de não apresentação da prestação de contas parcial ou final dos recursos recebidos, nos prazos estipulados por esta Instrução Normativa, o convenente será inscrito como inadimplente no sistema: a) manualmente pelo concedente e a seu critério, quando se tratar de prestação de contas parcial; b) automaticamente pelo sistema quando se tratar de prestação de contas final.
§ 5º No caso de não aprovação da prestação de contas parcial ou final pelo concedente ou a não aprovação da prestação de contas final pelo Tribunal de Contas do Estado, o concedente deverá inscrever o convenente como inadimplente no sistema.
§ 6° Nas hipóteses descritas no § 1º deste artigo, a entidade que tiver outro administrador que não o faltoso será liberada para receber novos recursos estaduais, mediante suspensão da inadimplência, pelo órgão concedente após a devida instauração da Tomada de Contas Especial e a remessa do processo ao Tribunal de Contas do Estado.
§ 7° O novo Dirigente comprovará, semestralmente ao concedente o prosseguimento das ações adotadas, sob pena de retorno à situação de inadimplência. Art. 6º É vedado a qualquer órgão ou entidade da administração pública estadual: I - celebrar convênio ou termos aditivos para transferência de recursos a órgãos ou entidades públicas ou privadas que estejam em mora com a administração pública ou inadimplente com outros convênios; II - destinar recursos públicos tais como: contribuições, auxílios ou subvenções a instituições privadas com fins lucrativos; III - celebrar convênios ou termos aditivos com municípios, bem como com órgãos ou entidades que não atendam a todas as exigências desta Instrução Normativa e aos demais requisitos estabelecidos na Lei de Diretrizes Orçamentárias vigente, especialmente quanto ao cumprimento das disposições constitucionais e da Lei Complementar Federal 101/2000, ressalvados os casos de calamidade pública oficialmente declarados.
§ 1º O convenente poderá manter os recursos em instituição financeira privada na hipótese de inexistência de instituição financeira oficial no município.
§ 2° Os recursos de convênios, enquanto não utilizados, deverão ser obrigatoriamente aplicados em: I - caderneta de poupança, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; II - fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores que um mês.
§ 3º Os rendimentos das aplicações financeiras serão, obrigatoriamente, aplicados no objeto do convênio, estando sujeitos às mesmas condições de prestação de contas exigidas para os recursos transferidos.
§ 4º As receitas oriundas dos rendimentos de aplicação no mercado financeiro não poderão ser computadas como contrapartida devida pelo convenente, mesmo aquelas oriundas dos recursos de contrapartida. Art. 16. O repasse de recursos financeiros destinados ao cumprimento do objeto do convênio obedecerá ao Plano de Trabalho previamente aprovado, tendo por base o Cronograma de Desembolso e, como parâmetro para sua elaboração e definição das parcelas, o detalhamento da execução física do objeto e a programação financeira do Governo Estadual.
§ 1º As unidades gestoras que transferirem recursos em desacordo com o disposto neste artigo terão suas propostas de programação revistas pela Secretaria de Estado de Fazenda, órgão central de programação financeira.
§ 2º Quando a liberação dos recursos ocorrer em 3 (três) ou mais parcelas, a liberação da terceira ficará condicionada à apresentação de prestação de contas parcial referente à primeira parcela liberada, composta da documentação especificada do artigo 36, e assim sucessivamente.
§ 3º Caso a liberação dos recursos seja efetuada em até duas parcelas, a apresentação da Prestação de Contas será feita no final da vigência do instrumento, globalizando as parcelas liberadas.
§ 4º A liberação das parcelas do convênio será suspensa até a correção das impropriedades ocorridas, nos casos a seguir especificados: I - quando não houver comprovação da boa e regular aplicação da parcela anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante procedimentos de fiscalização local, realizados periodicamente pela entidade ou órgão concedente e/ou pelos órgãos competentes do sistema de controle interno e externo do Estado; II - quando verificado desvio de finalidade na aplicação dos recursos, atrasos não justificados no cumprimento das etapas ou fases programadas, práticas atentatórias aos princípios fundamentais da Administração Pública nas contratações e demais atos praticados na execução do convênio; III - quando forem descumpridas pelo convenente ou executor, quaisquer das cláusulas ou condições estipuladas no convênio.
§ 5º A liberação das parcelas do convênio, ainda pendentes, será suspensa, definitivamente, caso ocorra a hipótese de sua rescisão.
§ 6º Quando da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção do convênio, os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas em aplicações financeiras realizadas, serão devolvidos ao órgão ou entidade concedente, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias do evento, sob pena de imediata instauração da tomada de contas especial do responsável, providenciada pelo órgão ou entidade concedente.
§ 1º É vedado o aditamento de convênio com o intuito de alterar seu objeto, entendido como tal à modificação ainda que parcial, da finalidade definida no correspondente Plano de Trabalho.
§ 2º Quando se tratar apenas de alteração da programação da execução do convênio, admitir-se-á ao convenente propor a reformulação do Plano de Trabalho, por ofício, que será previamente apreciada pela Área Técnica e submetida à aprovação da autoridade competente do órgão ou entidade concedente, que poderá aprová-la por ato de oficio, não necessitando a celebração de termo aditivo.
§ 3º Quando houver atraso na liberação dos recursos o concedente poderá prorrogar "de ofício" a vigência do convênio, pelo exato período do atraso verificado, não havendo necessidade de assinatura do Termo pelo convenente.
§ 4º Nos casos de prorrogação da vigência do convênio, o convenente deverá solicitá-la por ofício, contendo as razões da não execução no período programado, podendo o órgão ou entidade concedente, após análise da Área Técnica respectiva e do Setor Jurídico, celebrar o Termo de Prorrogação Simplificado de Vigência, que será assinado apenas pelo concedente.
§ 5º Excepcionalmente, quando se tratar de aditamento com repasse de novos recursos, o convenente deverá encaminhar a prestação de contas parcial que demonstre a execução dos repasses realizados, assim como o novo Plano de Trabalho.
§ 6º O concedente, de posse do pedido de aditamento, deverá verificar no Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon, a regularidade da documentação referida no artigo 4º desta Instrução Normativa.
§ 7º Tratando-se de aditamento com repasse de recursos, além das análises da Área Técnica e do Setor Jurídico, deverá o Setor Financeiro do órgão concedente se manifestar quanto à execução dos gastos do convênio, com vistas a embasar a decisão do ordenador de despesa.
§ 8º Todas as alterações descritas neste artigo estão sujeitas ao registro pelo órgão ou entidade concedente no Sistema de Gerenciamento de Convênios, quando for o caso.
§ 1º Os documentos referidos neste artigo serão mantidos em arquivo em boa ordem, no próprio local em que foram contabilizados, à disposição dos órgãos de controle interno e externo do Estado, pelo prazo de 05 (cinco) anos, contados da data da aprovação da prestação de contas final, pelo Tribunal de Contas do Estado.
§ 2º Na hipótese de o convenente utilizar serviços de contabilidade de terceiros, a documentação deverá ficar arquivada nas dependências do convenente, pelo prazo fixado no parágrafo anterior. Art. 22. A função gerencial e fiscalizadora será exercida pelos órgãos ou entidades concedentes, dentro do prazo regulamentar de execução e prestação de contas do convênio, ficando assegurado aos seus agentes qualificados, o poder discricionário de reorientar ações e de acatar ou não as justificativas com relação a eventuais disfunções havidas na execução, sem prejuízo das ações das unidades de controle interno e externo. Art. 23. Sem prejuízo da prerrogativa do Estado, mencionada no inciso V, do art. 8°, desta Instrução Normativa, o ordenador de despesas do órgão ou entidade concedente poderá delegar competência para acompanhamento da execução do convênio, a dirigentes de órgãos ou entidades pertencentes à administração estadual que se situem próximos ao local da execução do objeto do convênio. Art. 24. Os municípios que receberem repasses dos órgãos ou entidades do Estado, para execução de programa de trabalho que requeira nova descentralização ou transferência, subordinar-se-ão às mesmas exigências desta Instrução Normativa. Art. 25. Os órgãos ou entidades da administração pública estadual e municipal não poderão celebrar convênio com mais de uma instituição para o mesmo objeto, exceto quando se tratar de ações complementares, devendo ficar consignado que cada parcela se limitará à execução do objeto do respectivo convênio. Art. 26. Quando o convenente integrar a administração pública de qualquer esfera de governo, ou for entidade privada sem fins lucrativos, deverá obrigatoriamente, sujeitar-se às disposições da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, especialmente em relação à licitação e contratação, referente aos recursos recebidos através de convênios, admitida a modalidade de licitação prevista na Lei nº 10.520 de 17 de julho de 2002.
Parágrafo único. A prestação de contas final substituirá a prestação de contas da última parcela, no caso de liberação dos recursos em duas ou mais parcelas, e a documentação deverá estar disposta na forma estabelecida pelo Estado. Art. 28. O recolhimento de saldo do convênio será efetuado em conta indicada pelo órgão ou entidade concedente, segundo instruções constantes nos manuais de convênios e no Sistema de Gerenciamento de Convênios; Art. 29. Considera-se saldo do convênio todos os recursos não utilizados na vigência do convênio, oriundos de: I - liberações efetuadas pelo concedente e da contrapartida do convenente; II - rendimentos de aplicação financeira dos recursos recebidos do concedente; III - rendimentos de aplicação financeira dos recursos de contrapartida. Art. 30. A prestação de contas final será apresentada ao concedente em até 30 (trinta) dias após o término da vigência do convênio, devendo ser imediatamente registrado seu recebimento no Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon. Art. 31. Incumbe ao órgão ou entidade concedente decidir sobre a regularidade, ou não, da aplicação dos recursos repassados e, caso ocorra a sua extinção, a quem o suceder. Art. 32. A partir da data do recebimento da prestação de contas final, o órgão concedente responsável pelo programa, com base nos documentos referidos no art. 27, terá o prazo de 30 (trinta) dias para pronunciar-se sobre a aprovação ou não da prestação de contas apresentada, sendo 15 (quinze) dias para o parecer da área técnica, 05 (cinco) dias para parecer financeiro, 05 (cinco) dias para pronunciamento do ordenador de despesa e 05 (cinco) dias para ultimação e encaminhamento ao TCE.
§ 1º A área técnica responsável pelo programa do órgão ou entidade concedente, após análise e avaliação da prestação de contas parcial ou final, emitirá parecer técnico quanto à execução física e o alcance dos objetivos do convênio, podendo valer-se de laudos de vistoria ou de informações obtidas junto a autoridades públicas do local de execução do convênio.
§ 2º O setor de prestação de contas ou equivalente, emitirá parecer financeiro quanto à correta execução e regular aplicação dos recursos do convênio. Art. 33. A não apresentação da prestação de contas, no prazo convencionado, acarretará o lançamento automático do convenente como inadimplente. O concedente deverá notificar o convenente para, no prazo de 30 (trinta) dias, formalizar a apresentação da prestação de contas, ou o recolhimento dos recursos, incluídos os rendimentos de aplicação financeira, na forma da lei, comunicando o fato ao órgão de controle interno a que estiver jurisdicionado ou equivalente, e ao Tribunal de Contas do Estado.
Parágrafo único. Esgotado o prazo de que trata este artigo e não cumpridas as exigências, a unidade concedente dos recursos deverá encaminhar o processo ao setor competente do órgão para abertura de Tomada de Contas Especial. Art. 34. Aprovada a prestação de contas final pelo ordenador de despesa do órgão ou entidade concedente, o setor de prestação de contas ou equivalente, deverá efetuar no Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon, o registro de aprovação e encaminhamento ao Tribunal de Contas do Estado. Art. 35. Verificada irregularidades na prestação de contas apresentada, o concedente deverá notificar o convenente, para providenciar sua regularização no prazo de 30 (trinta) dias.
§ 1º Exauridas todas as providências cabíveis dentro do prazo estabelecido no caput deste artigo, e não sendo aprovada a prestação de contas, o ordenador de despesa do órgão ou entidade concedente determinará o registro do fato no Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon, e a instauração da Tomada de Contas Especial e demais medidas de sua competência, sob pena de responsabilidade.
§ 2º O setor competente, cumprinda as exigências para a situação, procederá à instauração da Tomada de Contas Especial.
§ 3º Após a providência aludida no parágrafo anterior, deverá ser encaminhada cópia do processo de Tomada de Contas Especial à Auditoria Geral do Estado - AGE, órgão de controle interno, para as providências legais.
§ 4º As disposições deste artigo também se aplicam aos casos em que o convenente não comprove a aplicação ou o recolhimento para o concedente, da contrapartida estabelecida no convênio, dos rendimentos da aplicação no mercado financeiro, bem como de eventuais saldos.
Parágrafo único. Decorrido o prazo da notificação, sem que a irregularidade tenha sido sanada ou adimplida a obrigação, o ordenador de despesa do órgão concedente determinará o registro do fato no Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon, e a instauração da Tomada de Contas Especial e demais medidas de sua competência, sob pena de responsabilidade.