Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 002/2025/SEPLAG
CONSIDERANDO que cabe ao Estado definir, em norma própria, regras específicas para o cumprimento das determinações gerais previstas na Lei federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021; e
CONSIDERANDO que cabe à Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão editar instrução normativa prevendo o procedimento para criação, aprovação e publicação do Plano de Contratações Anual, de acordo com o art. 27 do Decreto nº 1.525 de 24 de novembro de 2022, RESOLVE:
§ 1º O representante da área requisitante e da área técnica poderá ser exercido pelo mesmo agente público ou unidade, desde que, no exercício dessas atribuições, o responsável detenha conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado.
§ 2º A definição da área requisitante e da área técnica, previstas nos incisos II e III do caput deste artigo não ensejará, obrigatoriamente, a criação de novas estruturas nas unidades organizacionais dos órgãos e das entidades.
§ 1º O calendário mencionado no caput deste artigo será publicado até o fim do 1º (primeiro) trimestre de cada exercício e deverá estar alinhado aos prazos de elaboração das leis orçamentárias, contendo, obrigatoriamente, os prazos limites para elaboração, consolidação, divulgação e revisão do PCA.
§ 2º O PCA dos órgãos e das entidades deverá ser publicado no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP, na forma do § 1º do art. 12 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021. Art. 6º O Plano de Contratações Anual - PCA deverá conter: I - previsão de todas as contratações a serem realizadas no ano subsequente, bem como as de renovação e/ou prorrogação dos contratos vigentes, definindo categoria e natureza de despesa até o subelemento; II - estimativa dos recursos financeiros necessários para as novas contratações e para as renovações e/ou prorrogações, a que se refere o inciso I deste artigo; III - data estimada para a conclusão da contratação; IV - justificativa sucinta para o item planejado; e V - grau de prioridade da contratação.
§ 1º A estimativa preliminar do valor para o item planejado, prevista no inciso II do caput deste artigo, trata-se de uma projeção, e não se confunde com o orçamento estimado (preço de referência) de procedimento licitatório ou de contratação direta.
§ 2º Para fins do inciso III do caput deste artigo, considera-se data estimada para a conclusão da contratação a data de abertura da fase externa da licitação ou da contratação direta, e a data de vencimento de contratos vigentes nas renovações e/ou prorrogações.
§ 3º Os PCA's subsidiarão a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG na elaboração do Plano de Contratações Anual Corporativo - PCA-C com o objetivo de racionalizar as contratações dos órgãos e das entidades estaduais por meio da integração das contratações comuns. Art. 7º Os PCA’s elaborados pelos órgãos e entidades e o PCA-C elaborado pela SEPLAG são instrumentos de governança das contratações do Estado de Mato Grosso e têm como objetivos: I - racionalizar as contratações das unidades administrativas de sua competência, por meio da promoção de contratações centralizadas e compartilhadas, aprimorando a fase preparatória das contratações mediante a previsibilidade das demandas com vistas a aumentar a eficiência e a qualidade do gasto público, a padronização de produtos e de serviços e a redução de custos processuais; II - garantir o alinhamento das contratações com o planejamento estratégico, o plano diretor de logística sustentável e outros instrumentos de governança existentes; III - subsidiar a elaboração da lei orçamentária no Estado de Mato Grosso, manter compatibilidade com as propostas orçamentárias setoriais a serem encaminhadas à Secretaria de Estado de Fazenda; IV - auxiliar a programação e a execução financeira do Estado; V - permitir a gestão dos processos de contratação, com o embasamento das decisões a serem tomadas pelo respectivo órgão e com o auxílio na definição de estratégias, planos de execução, prazos e metas; VI - garantir a eficiência e a economicidade do gasto público, bem como a gestão de estoque e patrimônio da administração estadual; VII - evitar o fracionamento de despesas; VIII - garantir maior transparência e controle das contratações no Estado de Mato Grosso; e IX - sinalizar intenções ao mercado fornecedor, de forma a aumentar o diálogo potencial, incrementar a competitividade e reduzir a assimetria de informação entre a Administração e o mercado.
§ 1º O credenciamento de que trata o inciso I do caput deste artigo dar-se-á pela atribuição de chave de identificação e de senha, pessoal e intransferível, para acesso ao SIAG-Plano de Contratação.
§ 2º O pedido de cancelamento de senha de acesso deverá ser solicitado à SAAG/SEPLAG, provedor do SIAG-Plano de Contratação.
§ 3º Constatada a quebra de sigilo ou quaisquer outras situações que justifiquem a necessidade de alteração ou de cancelamento da senha de acesso, o fato deverá ser comunicado imediatamente à SAAG/SEPLAG para as providências necessárias.
Parágrafo único Na hipótese de classificação parcial das informações de que trata o inciso I do caput deste artigo, as partes não classificadas como sigilosas deverão ser cadastradas no PCA, quando couber. Art. 12 Para elaboração do plano de contratações anual, o demandante preencherá a agenda de planejamento de demanda no SIAG-Plano de Contratação com as seguintes informações: I - categoria; II - natureza de despesa até subelemento; III - estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado; IV - indicação da data pretendida para a conclusão da contratação, a fim de não gerar prejuízos ou descontinuidade das atividades do órgão ou da entidade; V - justificativa sucinta para o item planejado; VI - grau de prioridade da compra ou da contratação em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo órgão ou pela entidade contratante; e VII - nome da área requisitante ou técnica com a identificação do responsável.
§ 1º O procedimento simplificado para estimativa preliminar do valor da contratação, a que se refere o inciso III do caput deste artigo, poderá consistir numa única fonte de preço legalmente admitida.
§ 2º Os órgãos e as entidades deverão indicar as áreas demandantes, de compras e autoridades competentes que irão responder o PCA, informando o nome do servidor, CPF, matrícula, e-mail, órgão, unidade de lotação, telefone e se o perfil do usuário será de análise ou validação. Art. 13 Encerrado o prazo final do planejamento de demanda, previsto no calendário publicado anualmente, a área demandante deverá enviar o registro das contratações via SIAG-Plano de Contratação para o setor de compras, que consolidará as demandas encaminhadas e adotará as medidas necessárias para: I - realizar a análise das demandas contidas no planejamento de demanda e a agregação de valor dos objetos da mesma natureza com vistas à racionalização de esforços de contratação e aos princípios da padronização e da economicidade; II - adequar e consolidar o plano de contratações anual, observadas as dispensas previstas no art. 11 desta Instrução Normativa; e III - elaborar o calendário de contratação, por grau de prioridade da demanda de acordo com o planejamento estratégico do órgão, consideradas a data estimada para a contratação e a disponibilidade orçamentária e financeira.
§ 1º O prazo para tramitação do processo de contratação ao setor de compras constará do calendário de que trata o inciso III do caput deste artigo.
§ 2º Diante da disponibilidade da força de trabalho, deve ser considerado o tempo necessário para realizar o processo de contratação de que trata o § 1º deste artigo, o qual deverá abranger desde a elaboração do estudo técnico preliminar, termo de referência, anteprojeto ou projeto básico, até a assinatura do instrumento contratual.
§ 3º O setor de compras concluirá a consolidação do plano de contratações anual e o encaminhará para aprovação da autoridade competente.
Parágrafo único A autoridade competente poderá reprovar itens do plano de contratações anual ou devolvê-los ao setor de compras, se necessário, para realizar adequações junto às áreas demandantes, observado o prazo previsto no calendário publicado anualmente, nos termos do art. 5º desta Instrução Normativa. Art. 15 Após aprovação, o plano de contratação anual deverá ser encaminhado à SAAG/SEPLAG, por meio do SIAG-Plano de Contratação, com todas as informações necessárias para a elaboração do Plano de Contratações Anual Corporativo - PCA-C.
Parágrafo único Os órgãos e as entidades deverão disponibilizar em seus sítios eletrônicos o endereço de acesso ao seu plano de contratação anual no Portal Nacional de Contratações Públicas, no prazo de 15 (quinze) dias, contado da data de encerramento das etapas de aprovação, revisão e alteração.
§ 1º Na hipótese de ocorrer o disposto no caput deste artigo, a alteração do PCA deverá ser aprovada pela autoridade máxima de que trata o art. 14 desta Instrução Normativa, ou a quem esta delegar, e realizada no módulo do Plano de Compras do SIAG, mediante justificativa, dentro do prazo previsto no caput deste artigo.
§ 2° A versão atualizada do PCA deverá ser divulgada no sítio eletrônico do órgão ou entidade. Art. 19 Durante o ano de sua execução, o PCA poderá ser revisado, por meio de justificativa aprovada pela autoridade competente, nas seguintes hipóteses: I - necessidade de adequação das programações orçamentária e financeira, no prazo de 15 (quinze) dias úteis após a publicação de decretos de programação orçamentária e financeira; II - modificação de demanda em virtude da definição do objeto a ser contratado após a realização dos estudos técnicos preliminares à contratação; e III - extraordinariamente, mediante justificativa durante a sua execução para a inclusão de demanda e com a subsequente aprovação do ordenador de despesas; IV - inclusão de demandas que não foram finalizadas na execução do PCA do ano anterior, com a possibilidade de uso do relatório de risco elaborado pelo setor de compras como base.
§ 1º Os órgãos deverão estabelecer a periodicidade de reuniões ordinárias para monitorar o PCA durante sua vigência de execução.
§ 2º As modificações previstas nos incisos II e III deste artigo poderão ser realizadas por meio de revisões ordinárias e/ou extraordinárias, destinadas às modificações do PCA durante a vigência de sua execução.
§ 3º As atualizações do plano de contratações anual, aprovadas pela autoridade competente, serão disponibilizadas automaticamente no Portal Nacional de Contratações Públicas, via sistema SIAG, e nos moldes previstos no parágrafo único do art. 6 desta Instrução Normativa.
§ 1º Caso o objeto pretendido não esteja previsto no PCA, os setores demandantes deverão justificar sua urgência e sua necessidade, com o requerimento de sua inclusão nesse plano ao setor de compras.
§ 2º A inclusão de demanda no PCA será submetida ao procedimento de revisão dele previsto no art. 19 desta Instrução Normativa após a avaliação de seus impactos orçamentário, financeiro e operacional, inclusive quanto a seus efeitos no calendário de contratações. Art. 23 Durante o período de execução do PCA, o setor de compras deverá elaborar relatórios de riscos referentes a provável não efetivação ou de atraso da contratação de itens constantes do plano de contratações anual até o término daquele exercício.
§ 1º O relatório de gestão de riscos terá frequência mínima bimestral e sua apresentação deverá ocorrer, no mínimo, nos meses de julho, setembro e novembro de cada ano.
§ 2º O relatório de que trata o § 1º deste artigo deverá ser encaminhado à autoridade competente para adoção das medidas de correção pertinentes.
§ 3º As contratações constantes no PCA e não realizadas deverão ser justificadas pela área demandante quanto aos motivos de sua não consecução à autoridade competente, e, se permanecerem necessárias, deverão ser incorporadas ao PCA referente ao ano subsequente.
Parágrafo único Os procedimentos administrativos licitatórios, as contratações e as prorrogações que forem iniciados a partir do ano de 2026, deverão constar no Plano de Contratação Anual dos respectivos órgãos e entidades. Art. 26 Os órgãos e entidades deverão observar o calendário constante no anexo único desta Instrução Normativa para a elaboração do Plano de Contratação Anual para o exercício 2025. Art. 27 As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se às empresas estatais, observadas as disposições da Lei Federal nº 13.303, de 30 de junho de 2016, e dos seus respectivos regulamentos internos. Art. 28 A Secretaria Adjunta de Aquisições Governamentais/SEPLAG, órgão central de aquisições governamentais, será responsável por dirimir os casos omissos, expedir instrução de procedimentos e instituir modelos padronizados de documentos para a execução dos procedimentos de que trata esta Instrução Normativa. Art. 29 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Cuiabá/MT, 31 de janeiro de 2025.