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INFORMAÇÃO Nº 025/2026 - UDCR/UNERC

EMENTA:

ICMS - OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA - NOTA FISCAL - PRAZO DE VALIDADE PARA CIRCULAÇÃO DA MERCADORIA. As informações relativas à data e à hora de saída da mercadoria, caso não constem do arquivo XML da NF-e transmitido e do respectivo DANFE, deverão ser comunicadas por meio do evento denominado Registro de Saída, conforme previsto na cláusula décima terceira-A do Ajuste SINIEF nº 07/2005. Caso as partes saibam de antemão que a entrega ou retirada das mercadorias só ocorrerá em momento posterior ao do ajuste contratual, devem observar o procedimento previsto no art. 182 do RICMS, específico para vendas com previsão de entrega futura das mercadorias.

I - RELATÓRIO

...., pessoa jurídica de direito privado, estabelecida em .../SP, inscrita no CNPJ sob o n° ..., formula consulta acerca do prazo de validade da Nota Fiscal Eletrônica para a circulação de mercadorias após a sua emissão.

Em síntese, solicita-se a análise e a confirmação do entendimento de que, inexistindo dispositivo na legislação do Estado de Mato Grosso que estabeleça prazo máximo para a circulação da mercadoria após a emissão da Nota Fiscal, seria admissível a emissão do documento fiscal em 26/07, com a retirada da mercadoria pelo destinatário apenas em 15/08, a título exemplificativo.

Questiona-se, ainda, se tal procedimento pode ensejar questionamentos por parte da fiscalização, especialmente em postos fiscais de fronteira, e se, na hipótese de discordância do Fisco quanto a esse entendimento, haveria risco de autuação da empresa emitente da Nota Fiscal.

II - FUNDAMENTAÇÃO

Preliminarmente, conforme consta no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, a consulente está inscrita para exercer a atividade principal de "fabricação de adubos e fertilizantes, exceto organo-minerais” (CNAE 2013-4/02).

Cumpre destacar que a consulente se encontra estabelecida no Estado de São Paulo, de modo que eventual orientação formal acerca do prazo de validade da Nota Fiscal Eletrônica para fins de circulação da mercadoria insere-se, primordialmente, na competência da Administração Tributária do Estado onde o contribuinte está cadastrado, especialmente no que se refere a entendimentos vinculantes e procedimentos de fiscalização.

Não obstante, à luz da legislação do Estado de Mato Grosso, verifica-se a inexistência de dispositivo expresso que estabeleça prazo máximo para a efetiva circulação da mercadoria após a emissão da Nota Fiscal, razão pela qual se admite a emissão do documento fiscal em data anterior à retirada física da mercadoria pelo destinatário. Tal interpretação decorre do fato de que a legislação estadual exige a emissão da Nota Fiscal antes do início da saída da mercadoria, sem, contudo, fixar de forma objetiva um limite temporal entre a emissão e a efetiva circulação.

Nesse sentido, o RICMS/MT dispõe que os contribuintes devem emitir Nota Fiscal sempre que promoverem a saída de mercadorias, devendo o documento ser emitido antes de iniciada a saída e conter a data da efetiva saída da mercadoria. Esses dispositivos evidenciam que a emissão da Nota Fiscal está funcionalmente vinculada à circulação, ainda que possa antecedê-la.

Nesse contexto, o Ajuste SINIEF nº 07/2005 introduziu obrigação acessória relevante ao dispor sobre a necessidade de comunicação da data e da hora da efetiva saída da mercadoria, por meio do evento da NF-e denominado “Registro de Saída”. Tal previsão normativa evidencia o reconhecimento, pelo próprio sistema nacional da NF-e, de que a emissão do documento fiscal pode anteceder a circulação física da mercadoria, desde que haja o devido registro eletrônico do momento em que a saída efetivamente ocorrer.

Todavia, embora inexista vedação normativa específica quanto ao lapso temporal entre a emissão e a retirada da mercadoria, a Nota Fiscal tem por finalidade acobertar a efetiva circulação da mercadoria, devendo haver compatibilidade temporal e material entre o documento fiscal e o fato gerador retratado. Assim, a emissão antecipada deve observar critérios de razoabilidade e estar amparada por circunstâncias comerciais concretas e comprováveis, tais como ajustes contratuais entre as partes, logística de retirada pelo destinatário ou a permanência da mercadoria sob guarda do emitente até o momento da retirada.

Ressalte-se, ainda, que eventual questionamento fiscal poderá ocorrer caso a fiscalização entenda que a Nota Fiscal não reflete adequadamente o momento da circulação da mercadoria ou que o documento tenha sido utilizado fora de sua finalidade típica. Esse risco, contudo, é mitigado quando o contribuinte mantém controles e documentação idôneos que comprovem que a mercadoria permaneceu sob sua guarda até a data da retirada, bem como a realização do devido registro do evento de saída.

Por fim, esclarece-se que, caso as partes saibam de antemão que a entrega ou retirada das mercadorias só ocorrerá em momento posterior ao do ajuste contratual, devem observar o procedimento previsto no art. 182 do RICMS, específico para vendas com previsão de entrega futura das mercadorias.

Nesse caso, no momento da contratação deverá ser emitida nota fiscal sem destaque de ICMS para fins de simples faturamento, e no momento da efetiva saída das mercadorias deverá ser emitida nota fiscal com destaque do ICMS, quando devido, indicando-se, além dos requisitos exigidos, como natureza da operação, “Remessa – Entrega Futura”, bem como o número, a data e o valor da operação da Nota Fiscal relativa ao simples faturamento.

III - CONCLUSÃO

Embora o procedimento questionado não seja expressamente vedado pela legislação estadual, sua adoção deve ocorrer com cautela, observando-se a razoabilidade do prazo entre a emissão da Nota Fiscal e a efetiva circulação da mercadoria, a coerência da operação e a manutenção de elementos probatórios suficientes para comprovar sua regularidade perante eventual fiscalização.

Nesse contexto, as informações relativas à data e à hora de saída da mercadoria, bem como aos dados de transporte, caso não constem do arquivo XML da NF-e transmitido e do respectivo DANFE, deverão ser comunicadas por meio do evento denominado Registro de Saída, conforme previsto na cláusula décima terceira-A do Ajuste SINIEF nº 07/2005.

Caso as partes saibam de antemão que a entrega ou retirada das mercadorias só ocorrerá em momento posterior ao do ajuste contratual, devem observar o procedimento previsto no art. 182 do RICMS, específico para vendas com previsão de entrega futura das mercadorias.

Dessa forma, respondidos os questionamentos, consideram-se sanadas as dúvidas da consulente.

O entendimento exarado na presente informação vigorará até que norma superveniente disponha em sentido diverso, nos termos do parágrafo único do artigo 1.005 do RICMS/MT.

A consulta respondida sobre matéria que esteja enquadrada em qualquer das situações previstas nos incisos do caput do artigo 1.008 do RICMS/MT não produzirá os efeitos legais previstos no artigo 1.002 e no parágrafo único do artigo 1.005, também do RICMS/MT.

É a informação, ora submetida à superior consideração.

Unidade de Divulgação e Consultoria de Normas da Receita Pública da Unidade de Uniformização de Entendimentos e Resolução de Conflitos, em Cuiabá/MT, 19 de janeiro de 2026.