Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2023/SEPLAG . Publicado na Ed. Extra do DOE de 25.01.2023, p. 476 a 478.
CONSIDERANDO o Decreto nº 511, de 04 de junho de 2020, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;
CONSIDERANDO o Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que institui os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;
CONSIDERANDO o Decreto nº 1.161, de 25 de outubro de 2021, que dispõe sobre o cronograma de implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, RESOLVE: Art. 1º Criar a Pasta Funcional Digital - PFD dos servidores públicos, no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, como forma de garantir a adequada guarda e disponibilização de documentos funcionais.
Parágrafo único Os servidores mencionados no caput deste artigo, incluem os ocupantes de cargos públicos efetivos civis e militares, os exclusivamente comissionados, os requisitados ou cedidos e os contratados temporariamente e, no que couber, os empregados públicos e os estagiários. Art. 2º As pastas funcionais físicas deverão ser encerradas a partir da publicação desta Instrução Normativa, sendo vedada a inserção de novos documentos físicos.
Parágrafo único Como fonte subsidiária, poderão ser inseridos na PFD documentos e processos produzidos por órgãos e entidades de outra esfera ou Poder, sistemas corporativos oficiais do Estado ou não, desde que possuam relevância necessária à vida funcional do servidor e obedeçam padrões de qualidade necessários de legibilidade.
§ 1º Os níveis de acesso das USGPs na PFD serão restritos aos órgãos e entidades de acordo com a vinculação do usuário e a sua área de atuação e necessidade das informações contidas na pasta.
§ 2º Deverão ser adotadas medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.
§ 3º O agente público ou responsável por equiparação, que der causa a vazamento de dados pessoais e funcionais responderá nos termos da legislação vigente. Art. 9º Os documentos e processos que compõe o Dossiê da Perícia Médica, terão sua acessibilidade restrita aos médicos peritos e gestores responsáveis pela unidade Art. 10 O servidor público poderá acessar a sua PFD através de suas credenciais no portal do servidor, após a implementação da ferramenta pela equipe técnica de TI da SEPLAG.
§ 1º O responsável pelo lançamento do evento deverá inserir o documento ou processo em formato digital PDF na aba “arquivos relacionados" do respectivo evento, cadastrando-o com o tipo de documento correspondente para a identificação na PFD.
§ 2º Poderá ser realizada, caso necessário, a atualização, complementação e a exclusão de documentos juntados, devendo ser garantido no SEAP os logs de auditoria necessários para verificação de histórico.
§ 3º Excepcionalmente a UCGP realizará o procedimento descrito no caput deste artigo, na hipótese do documento ou processo gerador do evento funcional ser arquivado na SEPLAG.
§ 4º Para fins de atendimento ao procedimento de integração que trata o caput do art. 12 desta IN, a UCGP e as USGPs deverão inserir impreterivelmente no momento de inclusão de eventos funcionais, o código do processo administrativo ou documento do SIGADOC que motivou a respectiva alteração funcional. Art. 13 Os arquivos digitais contendo os documentos e processos inseridos nos eventos individuais serão disponibilizados na transação da PFD.
Parágrafo único A inserção dos documentos na PFD será operacionalizada pelos servidores da Coordenadoria de Perícia Médica da SEPLAG, em virtude da natureza sigilosa dos respectivos documentos.
§ 1º Para fins de atendimento ao disposto no caput deste artigo, a UCGP e as USGPs deverão observar como marco inicial o prazo específico de implantação do SIGADOC em cada órgão ou entidade conforme estabelecido no art. 4º do Decreto nº 1.161/2021.
§ 2º Os documentos e processos serão inseridos de acordo com os eventos funcionais que foram motivados no sistema SEAP.
§ 3º O responsável pela inserção do documento ou processo deverá anexar o arquivo em formato digital PDF na aba “arquivos relacionados" do respectivo evento, cadastrando-o com o tipo de documento correspondente para a identificação na PFD. Art. 18 A UCGP e as USGPs terão o prazo de 03 (três) meses, a contar da data da publicação desta Instrução Normativa para realizar os procedimentos prescritos nesta subseção, e deverão elaborar cronograma de planejamento para fins de atendimento ao prazo estabelecido.
Parágrafo único A digitalização dos documentos sob guarda da Coordenadoria de Perícia Médica da SEPLAG, será realizada pela Superintendência de Arquivo Público da Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços/SEPLAG em conjunto com a Coordenadoria de Perícia Médica/SUDEVSS/SAGP/SEPLAG obedecendo às mesmas diretrizes estabelecidas nesta Instrução Normativa.
Parágrafo único Os documentos e processos de que trata o caput deste artigo deverão ser organizados e separados em ordem cronológica por macroprocesso e processo, conforme Anexo Único. Art. 23 Os documentos e processos que atualmente compõem a pasta funcional física do servidor público deverão ser digitalizados e convertidos em um único arquivo.
Parágrafo único Na hipótese do servidor possuir mais de volume da pasta funcional física, o legado será dividido em arquivos equivalentes a quantidade de pastas, que deverão ser disponibilizados individualmente na PFD com a respectiva identificação. Art. 24 Na realização do procedimento de digitalização, o digitalizador deverá: I - analisar de forma individual cada documento ou processo constante na pasta funcional física confirmando se corresponde ao titular da pasta; II - preparar o documento ou processo para que seja submetido ao equipamento de digitalização, retirando objetos que prejudique o resultado final da imagem capturada; III - desamassar e higienizar os documentos ou processos, principalmente os que possuem grau de temporalidade mais elevada, garantindo a legibilidade das informações; IV - utilizar de processamento de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) sempre que possível, para garantir que seu conteúdo seja pesquisável; V - verificar se a primeira imagem do arquivo corresponde a capa do processo, se for o caso, e se o documento ou processo não possui conteúdo no verso; VI - digitalizar as folhas em uma mesma direção; VII - gerar o arquivo em formato “Portable Document Format(PDF/A)”. Art. 25 Após o procedimento de digitalização, o arquivo digital contendo o legado deverá ser nomeado da seguinte forma: [CPF]-[nome completo]-[matrícula]-[vinculo no SEAP].
Parágrafo único O validador deverá realizar a conferência do arquivo digital escanerizado, verificando a conformidade e legibilidade de acordo com as orientações convencionadas nesta norma. Art. 26 A UCGP e as USGPs terão o prazo de 06 (seis) meses, a contar da data da publicação desta Instrução Normativa para realizar os procedimentos prescritos nesta seção, e deverão elaborar cronograma de planejamento para fins de atendimento ao prazo estabelecido. Art. 27 O arquivo digital contendo os documentos e processos das pastas funcionais físicas que forem digitalizadas deverão ser armazenados em pasta virtual interna da rede intranet da USGP e mantidos por até 01 (um) ano a contar da sua digitalização.
Parágrafo único A rede que trata o caput deste artigo deverá assegurar protocolos que garantam a preservação e segurança da informação nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Art. 28 O arquivo digital contendo o legado será enquadrado como assentamento individual e sujeito ao prazo de guarda em arquivo intermediário estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos.