Legislação Tributária
ATO NORMATIVO DA SAD

Ato: Instrução Normativa - SAD/MT-Revogada

Número/Complemento
Assinatura
Publicação
Pág. D.O.
Início da Vigência
Início dos Efeitos
2/2016
02/05/2016
02/05/2016
46
05/02/2016
05/02/2016

Ementa:Disciplina critérios para elaboração e atualização do Manual Técnico de Processos e Procedimentos no Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.
Assunto:Administração Pública Estadual
Manual Técnico de Processos e Procedimentos
Alterou/Revogou:
Alterado por/Revogado por:Legislaçao Tributária - Revogada pela Instrução Normativa 01/2017/SEGES (embora no texto esteja grafado "Instrução normativa nº 002 de 05 de fevereiro de 2017", a I.N. de mesmo assunto é esta de 2016)
DocLink para 827 - Revogada também pelo Decreto 827/2021
Observações:

Nota Explicativa:
Nota: " Os documentos contidos nesta base de dados têm caráter meramente informativo. Somente os textos publicados no Diário Oficial estão aptos à produção de efeitos legais."

Texto:
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02/2016/SEGES, DE 05 DE FEVEREIRO DE 2016

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE GESTÃO, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II do art. 71 da Constituição Estadual;

Considerando que compete à Secretaria de Estado de Gestão a orientação da elaboração do Manual Técnico de Processos e Procedimentos, conforme dispõe o Decreto nº 274, publicado em 01 de outubro de 2015, resolve instituir a presente Instrução Normativa.

Título I
Das Disposições Preliminares

Art. 1º A presente Instrução Normativa possui a finalidade de orientar sobre a atualização ou elaboração dos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos, referenciando a metodologia e a ferramenta a serem utilizadas.

Título II
Da Padronização do Manual Técnico de Processos e Procedimentos

Capítulo I
Da Composição e do Conteúdo

Art. 2º O Manual Técnico de Processos e Procedimentos deve conter os itens definidos no artigo 3º do Decreto nº 274/2015, que instituiu o Manual Técnico de Processos e Procedimentos para os Órgãos e Entidades do Poder Executivo.

§ 1º O Manual Técnico de Processos e Procedimentos será dividido em duas partes, uma documental, e outra referente aos processos.

§ 2º A parte documental será composta pelos seguintes elementos pré-textuais e capítulos:
I - elementos pré-textuais: capa equipe de elaboração e sumário;
II - introdução: este capítulo deve apresentar os objetivos, sua aplicação e a gestão do manual;
III - contextualização: este capítulo deve conter no mínimo:
a) a base legal;
b) a missão e visão;
c) as competências definidas na lei;
d) os sistemas corporativos informatizados disponíveis;
e) a cadeia de valor e seus macroprocessos.
IV - glossário, siglas e abreviaturas: este capítulo conterá o significado dos termos mais usuais adotados pelo sistema ou pelo órgão ou entidade no Poder Executivo Estadual;
V - bibliografia: este capítulo deve apresentar as doutrinas teóricas que orientam as normas e procedimentos no Poder Executivo Estadual.

§ 3º A parte de processos será composta pelo mapeamento e melhoria dos processos e procedimentos, disponibilizada em sítios institucionais, e deve conter:
I - processos, subprocessos e atividades;
II - documentos padronizados como tabelas, formulários,check list, POPs, Guias, dentre outros.


Capítulo II
Da Responsabilidade

Art. 3º O inciso I do §2º do Art. 2º desta instrução normativa será elaborado e atualizado pela Secretaria de Estado de Gestão - Superintendência de Desenvolvimento Organizacional e será um capítulo padronizado a todos os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos do Estado de Mato Grosso.

Art. 4º Os dirigentes ou representantes do sistema ou órgão ou entidade serão responsáveis pela elaboração, revisão e monitoramento dos incisos de III a V do §2º e incisos I e II do §3º do Art. 2º desta instrução normativa.

Parágrafo único A Superintendência de Desenvolvimento Organizacional será responsável pela orientação técnica, tendo o Manual do Escritório de Gerenciamento de Processos como referencial metodológico para o conteúdo indicado no § 3º do Art. 2º.

Art. 5º A formatação da parte documental de cada Manual Técnico de Processos e Procedimentos será de responsabilidade da equipe designada pelo sistema ou órgão ou entidade.

Art. 6º A aprovação de que trata o parágrafo único do Art. 11 do Decreto nº274/2015 será realizada pela Superintendência de Desenvolvimento Organizacional, que terá cinco dias úteis para emitir seu parecer após o recebimento do Manual Técnico.

Parágrafo único Além desta aprovação final, serão realizadas validações parciais ao longo da elaboração dos manuais para garantir aderência aos padrões durante todo o processo.


Capítulo III
Da Formatação e Redação do Manual Técnico

Art. 7º O arranjo dos dispositivos que descrevem os temas a serem tratados na parte documental do Manual Técnico de Processos e Procedimento deverá ser organizado nos respectivos níveis:
I - Título: deve ser disposto o título do sistema, órgão ou entidade;
II - Capítulos: devem ser dispostos os itens tratados no §2º do Art. 2º desta instrução normativa.
III - Seções: devem tratar sobre assuntos que serão divididos dentro do capítulo.
IV - Subseções: devem tratar sobre assuntos que serão divididos dentro da seção, caso necessário.

Art. 8º A formatação dos textos contidos na parte documental do Manual Técnico de Processos e Procedimentos deverá observar a formatação padrão, conforme especificada abaixo:
I - a fonte será Calibri;
II - as margens serão: superior 3cm, inferior 2cm, esquerda 3cm, e direita 2cm;
III - O estilo do texto terá as seguintes características:
a) tamanho 12;
b) cor preta;
c) espaçamento entre linhas de 1,15;
d) espaçamento entre parágrafos 6 pts;
e) alinhamento justificado;
f) recuo de 1cm;
g) parágrafo sem recuo na primeira linha.
IV - O estilo dos capítulos terá as seguintes características:
a) tamanho 14;
b) cor azul (RGB 27.50.129);
c) negrito;
d) caixa alta;
e) alinhado à margem esquerda;
f) espaçamento simples entre linhas;
g) espaçamento entre parágrafos de 18 pts;
h) nenhum recuo;
i) numeração sequencial em primeiro nível;
X - O estilo das seções terá as seguintes características:
a) tamanho 13;
b) cor cinza escuro (RGB 35.31.32);
c) negrito;
d) caixa alta;
e) alinhado à margem esquerda;
f) espaçamento simples entre linhas;
g) espaçamento entre parágrafos de 12 pts;
h) nenhum recuo;
i) numeração sequencial em segundo nível;
XI - O estilo das demais subseções terá as seguintes características:
a) tamanho 12;
b) cor azul (RGB 27.50.129);
c) a primeira letra maiúscula e as demais minúsculas (exceto nomes próprios)
d) alinhado à margem esquerda
e) espaçamento simples entre linhas
f) espaçamento entre parágrafos de 10 pts
g) recuo de 1cm
h) numeração em terceiro ou maior nível
VI - em caso de citação com mais de 3 linhas iniciar novo parágrafo com recuo de 4cm, entre aspas, com tamanho de fonte número 10 e o resto do estilo igual ao texto;
VII - a paginação será realizada em algarismos arábicos (1,2,3...) na parte inferior direita da folha. Inicia-se na primeira página de texto;
VIII - a disponibilização do arquivo deve ser em PDF e publicado em meio virtual conforme estabelecido no art. 13 do Decreto nº 274/2015. Não será necessária a sua impressão.

Parágrafo único. Para melhor visualização da formatação e do arranjo dos dispositivos, segue modelo no Anexo III.

Art. 9º Os itens do sumário devem conter hiperlinks para suas respectivas seções.

Art. 10 A elaboração da parte documental deverá assegurar a clareza, objetividade e coerência da redação, considerando as seguintes diretrizes:
I - dar preferência à redação por tópicos com frases curtas e objetivas;
II - empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos técnicos definidos em terminologias pertinentes;
III - evitar o uso de siglas e abreviaturas que não tenham sido instituídas em legislação própria.


Capítulo IV
Da Metodologia e Ferramenta

Art. 11 A metodologia para o mapeamento e a melhoria dos processos e procedimentos indicado no §3º do Art. 2º, será a BPM -Business Process Management - Gerenciamento de Processos de Negócios. Essa metodologia dispõe sobre alguns conceitos como:
I - cadeia de valor: é o conjunto de macroprocessos (atividades) distintos que uma organização utiliza para entregar produtos e serviços aos seus clientes. Cada um dos macroprocessos deve entregar algum valor e que agregam à organização, bem como as interfaces, para a satisfação dos seus clientes e o cumprimento de seus objetivos e sua razão de existência.
II - macroprocesso: conjunto de processos executados de forma ordenada, para realização de objetivos e metas da organização. Geralmente envolve mais que uma função na estrutura organizacional, e sua operação tem impacto significativo no modo como a organização funciona. A integração entre os macroprocessos de uma organização é fundamental para sua competitividade. As definições corretas dos macroprocessos que formam a cadeia de valor e sua integração constituem a base inicial do desenho da operação da organização. Existem três tipos macroprocessos: primário, suporte e gerencial.
a) Primário - são freqüentemente referenciados como processos essenciais ou finalísticos, pois representam as atividades essenciais que uma organização executa para cumprir a missão organizacional, e que agregam valor diretamente para o cliente.
b) Suporte - são processos essenciais para a gestão efetiva da organização, garantindo o suporte adequado aos processos primários, sendo necessários para subsidiar a execução dos mesmos.
c) Gerencial - são processos ligados à estratégia da organização, que têm o propósito de formular diretrizes, medir, controlar e monitorar o desempenho para o alcance de suas metas.
III - processo de trabalho: conjunto de atividades interdependentes, ordenadas no tempo e no espaço de forma encadeada, que possuem um objetivo, início, fim, entradas e saídas bem definidas ou comportamentos executados para alcançar uma ou mais metas. Estes processos devem ser descritos com o verbo no infinitivo;
IV - subprocesso: constitui-se em um nível maior de detalhamento dos processos, que demonstra os fluxos de trabalho e atividades sequenciais e interdependentes, necessárias e suficientes para a execução de cada processo institucional. Estes subprocessos devem ser descritos com o verbo no infinitivo;
V - atividade: ação executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da instituição. As atividades correspondem a “o quê” é feito (nome da atividade) e “como” é feito (descrição da atividade) durante o processo. A atividade deve ser descrita com o verbo no infinitivo.

Parágrafo único Mais informações sobre a metodologia de gestão por processos serão detalhadas no Manual do Escritório de Gerenciamento de Processos e no Anexo I (hierarquia de processos) e Anexo II (modelo da cadeia de valor).

Art. 12 A ferramenta a ser utilizada na elaboração dos processos, subprocessos e procedimentos de trabalho descritos no inciso I do §3º do Art. 2º desta instrução normativa será o Bizagi. Esta ferramenta pode ser encontrada para download no sítio: www.bizagi.com.

Parágrafo único Maiores informações sobre a ferramenta serão detalhadas no Guia da Ferramenta Bizagi


Título III
Das Disposições Finais

Art. 13 A utilização da metodologia e dos instrumentos dispostos nesta Instrução Normativa enfatiza a padronização necessária para todos os órgão e entidades do Poder Executivo na atualização e elaboração do Manual Técnico de Processos e Procedimentos.

Art. 14 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, sendo aplicável aos processos já em trâmite.

Art. 15 Revogam-se as disposições em contrário.

Cuiabá-MT, 05 de Fevereiro de 2016.

JOELSON OBREGÃO MATOSO
Secretário de Estado de Gestão em exercício
(original assinado)

Anexo I - Hierarquia de Processos



Anexo II - Modelo de Cadeia de Valor



Anexo III

Capa:

MANUAL TÉCNICO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS
[nome do sistema, órgão ou entidade]

MANUAL TÉCNICO DE PROCESSOS E PROCEDIMENTOS
[NOME DO SISTEMA, ÓRGÃO OU ENTIDADE]

Início da página pré-textual:

<folha de registro de autoridades>

Fim da página pré-textual.

Início da página pré-textual:

EQUIPE TÉCNICA
MEMBROS DA COMISSÃO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO DOS MANUAIS
<tabela com membros>
Fim da página pré-textual.
Início da página pré-textual:
SUMÁRIO
1.1. [SEÇÃO] 12
1.1.1. [SUBÇEÃO] 12
1.2. [SEÇÃO] 12
1.2.1. [SUBSEÇÃO] 12
Fim da página pré-textual.

[NOME DO CAPÍTULO]

Início da seção textual:

1. [NOME DO CAPÍTULO]
1.1. [SEÇÃO]
1.1.1. [Subseção]
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1.1.1.1. [Subsubseção]
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1.2. [SEÇÃO]
1.2.1. [Subseção]
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