Texto: PORTARIA Nº 235/2021/SEFAZ/MT, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2021 . Vide Portaria 001/SATE/SEFAZ/2022.
Considerando a necessidade de modernizar a gestão de documentos e agilizar os processos de trabalho na Secretaria de Estado de Fazenda,
Considerando o Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que definiu o Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC como o sistema oficial do Poder Executivo Estadual para a Gestão de Documentos Digitais,
Considerando o Decreto nº 1.161, de 25 de outubro de 2021, que dispõe sobre o cronograma de implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito dos órgãos e entidades que compõem a estrutura do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, RESOLVE: Art. 1º A partir de 29/11/2021, a produção, inserção, gestão, armazenamento e tramitação de documentos no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda, atualmente operadas em meio físico, deverão ser realizadas por meio do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC.
§ 1º O disposto no caput não se aplica aos documentos gerados por meio de sistemas eletrônicos específicos, tais como o E-process, Citsmart, dentre outros.
§ 2º A partir da data estabelecida no caput, fica vedada a utilização do Sistema de Protocolo atual para a criação e tramitação de novos processos administrativos. Art. 2º As unidades da SEFAZ devem realizar o inventário dos processos administrativos físicos que estão em sua carga, promovendo a digitalização e inserção no SIGADOC até 31 de março de 2022, salvo se, neste período, o processo for movimentado para outra unidade, hipótese na qual deverão ser digitalizados e convertidos em processos SIGADOC.
§ 1º No período compreendido entre 29 de novembro de 2021 e 31 de março de 2022, os atos relativos a processos físicos poderão ser praticados em formato físico.
§ 2º Se, no período compreendido entre 29 de novembro de 2021 e 31 de março de 2022, o servidor optar por praticar atos utilizando o SIGADOC, deverá promover a conversão imediata do processo físico em digital.
§ 3º Após a digitalização, os novos documentos referentes aos processos convertidos deverão ser gerados no SIGADOC.
§ 4º Os processos administrativos disciplinares, correições, sindicâncias e inspeções, em formato físico, de competência da Corregedoria Fazendária, deverão ser digitalizados até 31 de agosto de 2022
§ 5º O disposto neste artigo não se aplica aos processos físicos: I - arquivados; e, II - em relação aos quais inexistam atos a serem praticados ou ações a serem implementadas. Art. 3º Os processos físicos recepcionados pela Unidade de Protocolo da SEFAZ deverão ser encaminhados para a unidade interessada/competente, que providenciará a digitalização e fará a conversão de processo físico em processo digital, conforme orientações contidas na IN/CGE nº 001, de 23 de agosto de 2021.
§ 1º Entende-se como unidade interessada/competente a responsável pela prática do primeiro ato administrativo solicitado no processo.
§ 2º O processo físico convertido em digital deverá permanecer na unidade da SEFAZ responsável pela digitalização, mantido em arquivo corrente, pelo período definido na tabela de temporalidade vigente.
§ 3º Ato normativo específico regulamentará o envio ao arquivo dos processos físicos convertidos em digitais. Art. 4º Os processos físicos convertidos em digitais terão continuidade no SIGADOC. Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.