Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 016/2020/SEPLAG . Vide Portaria 156/2020/GSF/SEFAZ-MT. . Vide Portaria 029/2021/GSF/SEFAZ-MT.
CONSIDERANDO a Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
CONSIDERANDO o Decreto nº 1.654, de 29 de agosto de 1997, que dispõe sobre a instituição do Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso - SIARQ/MT;
CONSIDERANDO o Decreto nº 1.375, de 07 de março de 2018, que institui os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;
CONSIDERANDO o Decreto nº 511, de 04 de junho de 2020, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso; e
CONSIDERANDO o Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que institui os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital, alinhado com o Programa Simplifica MT, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, R E S O L V E: Art. 1º Estabelecer orientações e procedimentos a serem adotados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual para a implantação de documentos digitais no Sistema Integrado de Gestão Administrativa de Documentos - SIGADOC. Art. 2º A metodologia a ser aplicada para a implantação dos documentos digitais no SIGADOC deverá seguir as etapas e procedimentos abaixo: I - Formalização do Comitê Setorial: a) O órgão ou entidade, deverá: 1. Definir e publicar portaria de instauração do Comitê Setorial e sua composição, conforme modelo constante no anexo I desta Instrução Normativa e encaminhar cópia da publicação no DOE, juntamente com o contato dos servidores designados, para a Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços - SEAPS/SEPLAG, por meio do endereço eletrônico gabseaps@seplag.mt.gov.br, no prazo de 15 (quinze) dias da publicação desta Instrução Normativa. 2. Oferecer os recursos necessários ao Comitê Setorial para o desenvolvimento do projeto. b) O Comitê Setorial, deverá: 1. Solicitar capacitação e acesso ao ambiente do SIGADOC para o Comitê Gestor; 2. Formalizar pedido de acesso à ferramenta de gestão de ocorrência, para envio e recebimento dos insumos acerca do projeto. II - Identificação do Processo: o processo deverá atender a premissa de estar identificado e padronizado no Manual Técnico de Processos e Procedimentos do órgão e entidade, conforme disposto no Decreto nº 1.375, de 07 de março de 2018 e seguir os procedimentos abaixo, de acordo com a orientação da Superintendência de Desenvolvimento Organizacional/SEPLAG: a) identificar na cadeia de valor do órgão ou entidade, o processo de negócio a ser priorizado; b) realizar o mapeamento e modelagem dos processos (AsIs), se necessário; c) analisar o processo (fluxo AsIs, base legal, levantar os gargalos e sugestão de melhorias); d) realizar o novo desenho do processo (ToBe) para a tramitação do processo digital; e) identificar no novo processo, os documentos e as integrações necessárias para a tramitação do processo digital. III - Análise e definição das integrações: o sistema SIGADOC não tratará regra de negócio de outros sistemas, devendo permanecer no sistema de origem, cabendo ao SIGADOC exibir as informações enviadas através da integração necessária para compor um documento digital. a) todas as integrações necessárias deverão estar devidamente documentadas conforme artefatos constantes no Anexo II. b) as integrações do SIGADOC com o(s) sistema(s) setoriais e corporativos deverão ser avaliadas somente após 06 (seis) meses do processo estar devidamente implantado e caso o Comitê Setorial decida não cumprir o período estabelecido, deverá: 1. justificar a necessidade da integração comprovando a criticidade desta atividade para o processo; 2. ter posse da documentação exigida na alínea "a" deste inciso. c) cabe ao Comitê Setorial: 1. elaborar e encaminhar a documentação para acompanhamento do Comitê Gestor; 2. encaminhar ao Comitê Gestor dúvidas não solucionadas internamente; 3. encaminhar à autoridade competente propostas de inserção e/ou atualização das normas do órgão ou entidade que amparem a utilização do serviço considerando os aspectos em formato digital; 4. disponibilizar no barramento de serviço, os serviços identificados para publicação no API Manager. IV - Análise e Modelagem Tipológica e Diplomática: os documentos físicos deverão ser analisados pelo Comitê Setorial, conforme o disposto no Decreto nº 511, de 04 de junho de 2020 e seguir os procedimentos abaixo, de acordo com a orientação da Superintendência de Arquivo Público/SEAPS/SEPLAG: a) coletar os modelos representativos dos documentos físicos do processo a ser implantado. No caso processos de atividades sistêmicas deverão ser coletados exemplares representativos de diversos órgãos e entidades visando à produção de modelo de referência para o Poder Executivo; b) realizar o levantamento do fluxo documental dos itens documentais que o compõem o processo conforme o formulário 3.1, constante no Anexo III desta Instrução Normativa; c) preencher o formulário de Análise Tipológica e Diplomática documental, conforme o formulário 3.2, constante no Anexo III desta Instrução Normativa; d) elaborar os protótipos visuais dos documentos digitais e a árvore hierárquica do processo no SIGADOC; e) elaborar ata de homologação da versão dos protótipos dos documentos aprovado pela área de negócio. V - Produção dos modelos dos documentos no SIGADOC: para a produção dos modelos dos documentos no SIGADOC, o Comitê Setorial, através de sua área de Tecnologia da Informação, deverá: a) realizar a codificação do modelo de documento digital e templates no FreeMarker, seguindo o padrão de implementação de formulários estabelecidos e disponibilizados para o desenvolvimento; b) realizar as integrações quando necessárias, de acordo com as fontes de dados estabelecidas; c) disponibilizar os modelos no ambiente de homologação do SIGADOC, para validação da área de negócio responsável pelo processo. VI - Implantação dos documentos digitais: para a implantação dos documentos digitais, o Comitê Setorial deverá: a) disponibilizar os modelos no ambiente de homologação do SIGADOC, bem como os artefatos de construção estabelecidos, nos itens II, III e IV para validação da Superintendência de Arquivo Público/SEAPS/SEPLAG. b) preparar material para treinamento; c) realizar a solicitação para disponibilização no ambiente de treinamento e produção, de responsabilidade exclusivas da MTI; d) realizar o treinamento dos usuários; e) acompanhar o processo de implantação e monitorar. Art. 3º A implantação dos processos no Sistema SIGADOC pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, deverá ser precedida da instituição do Comitê Setorial, que será composto pelos seguintes membros: I - representante da Gestão Documental Setorial (Protocolo e Arquivo); II - representante da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão da Informação - CPAD e GI; III - representante da área de mapeamento de processos e/ou desenvolvimento organizacional; IV - representante da Gestão da Tecnologia da Informação Setorial e/ou servidor com conhecimentos em HTML, CSS, Javascript; V - representante das áreas cujos processos serão implantados no SIGADOC.
§ 1º A coordenação do Comitê Setorial será realizada por membro designado pelo gestor máximo do órgão ou entidade.
§ 2º Os servidores das áreas de negócio cujos processos serão implantados no SIGADOC e de outras unidades administrativas do órgão ou entidade, deverão auxiliar nos trabalhos orientados pela Comissão Setorial.
§ 3º Os servidores das áreas de negócio cujos processos serão implantados no SIGADOC são responsáveis pela implantação, acompanhamento e monitoramento do processo. Art. 4º O Comitê Setorial será responsável por: I - definir a priorização dos processos do órgão ou entidade, a serem implantados no SIGADOC, junto à equipe do nível estratégico; II - elaborar o projeto de implantação dos processos no SIGADOC e encaminhar ao Comitê Gestor; III - acompanhar e documentar o andamento das atividades, bem como, propor demandas junto ao Comitê Gestor; IV - realizar o mapeamento, modelagem, análise e novo desenho do processo de trabalho e fluxo documental; V - elaborar a análise tipológica e diplomática dos documentos que compõem o processo, protótipos visuais dos documentos digitais, árvore hierárquica dos documentos no SIGADOC e ata de aprovação dos instrumentos pelo Comitê Setorial; VI - identificar necessidade de integrações entre o SIGADOC e os outros sistemas; VII - elaborar e encaminhar a documentação para validação e monitoramento do Comitê Gestor; VIII - solicitar o acesso ao ambiente de desenvolvimento do sistema SIGADOC; IX - homologar e validar o processo digital com as das áreas de negócio; X - aplicar a metodologia para implantação dos documentos digitais estabelecida no artigo 2º desta Instrução Normativa. Art. 5º A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG, como gestora do sistema SIGADOC, por meio das superintendências abaixo relacionadas, deverá: I - Superintendência de Desenvolvimento Organizacional, órgão central de Desenvolvimento Organizacional: oferecer treinamento e orientações aos órgãos e entidades sobre a utilização da metodologia de gestão por processo. II - Superintendência de Arquivo Público, órgão central da Gestão de Documentos: oferecer treinamento, orientações aos órgãos e entidades, sobre análise tipológica e diplomática dos documentos, elaboração dos protótipos visuais dos documentos, aplicação dos instrumentos técnicos de gestão documentos produzidos em ambiente digital, validação do processo digital para disponibilização no ambiente de produção e funcionalidades do SIGADOC. III - Superintendência de Governança da Informação e de Tecnologia, órgão central de TI: oferecer treinamento e orientações aos órgãos e entidades sobre a classificação da informação, gestão de dados, uso do Barramento de Serviços do Estado e procedimentos de integração no SIGADOC. IV - Superintendência de Tecnologia da Informação Setorial: realizar o acompanhamento e orientações necessárias para as integrações com os sistemas corporativos sob responsabilidade da SEPLAG. Art. 6º Cabe prioritariamente à MTI, sem prejuízo às responsabilidades disciplinadas no Dec. 512/2020 e outras que poderão ser demandadas pelo Comitê Gestor: I - executar as integrações do Barramento de Serviços do Estado; II - orientar sobre o uso do Freemaker para codificação dos formulários; III - administrar o ambiente de treinamento e produção do SIGADOC. Art. 7º O descumprimento dos prazos e obrigações estipulados por esta Instrução Normativa sujeitará o servidor e os superiores hierárquicos das penalidades disciplinares previstas em lei, bem como determinará a imposição de regime cautelar de bloqueio nos sistemas corporativos do órgão ou entidade responsável. Art. 8ª Os casos omissos relacionados à aplicação desta Instrução Normativa deverão ser dirimidos pelo Comitê Gestor. Art. 9ª Ficam revogadas as disposições em contrário. Art. 10 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. REGISTRADA, PUBLICADA, CUMPRA-SE. Cuiabá/MT, 04 de agosto de 2020.
CONSIDERANDO o Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que institui os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital, alinhado com o Programa Simplifica MT, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso; e
CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 016/2020/SEPLAG que estabelece orientações e procedimentos a serem adotados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual para a implantação de documentos digitais no Sistema Integrado de Gestão Administrativa de Documentos - SIGADOC. R E S O L V E: Art. 1º Instituir o Comitê Setorial, com o objetivo de implantar o Sistema SIGADOC no âmbito da (NOME DA PASTA), que será composto pelos seguintes membros: I - (NOME) - Coordenador; II - (NOME) - Gestão Documental; III - (NOME) - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão da Informação - CPAD e GI; IV - (NOME) - Gestão da Tecnologia da Informação Setorial; V - (NOME) - Gestão de Processos; VI - (NOME) - Representante da área de negócio cujos processos serão implantados no SIGADOC.
§ 2º Os servidores das áreas de negócio cujos processos serão implantados no SIGADOC e de outras unidades administrativas, deverão para auxiliar nos trabalhos orientados pela Comissão Setorial.
§ 3º Os servidores das áreas de negócio cujos processos serão implantados no SIGADOC são responsáveis pela implantação, acompanhamento e monitoramento do processo. Art. 2º O Comitê Setorial será responsável por: I - definir a priorização dos processos do órgão ou entidade, a serem implantados no SIGADOC, junto à equipe do nível estratégico; II - elaborar o projeto de implantação dos processos no SIGADOC; III - acompanhar e documentar o andamento das atividades, bem como, propor demandas junto ao Comitê Gestor; IV - realizar o mapeamento, modelagem, análise e novo desenho do processo de trabalho e fluxo documental; V - elaborar a análise tipológica e diplomática dos documentos que compõem o processo, protótipos visuais dos documentos digitais, árvore hierárquica dos documentos no SIGADOC e ata de aprovação dos instrumentos pelo Comitê Setorial; VI - identificar necessidade de integrações entre o SIGADOC e os outros sistemas; VII - elaborar e encaminhar a documentação para validação e monitoramento do Comitê Gestor; VIII - solicitar o acesso ao ambiente de desenvolvimento do sistema SIGADOC; IX - homologar e validar o processo digital com as áreas de negócio. X - aplicar a metodologia para implantação dos documentos digitais estabelecida no artigo 2º da Instrução Normativa nº 016/2020/SEPLAG.
Parágrafo único. As atividades desenvolvidas deverão respeitar a legislação vigente no Poder Executivo Estadual. Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. PUBLIQUE-SE, REGISTRE-SE, CUMPRA-SE. Cuiabá, (DIA) de (MÊS) de (ANO).