Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 19/2020/SEPLAG
CONSIDERANDO o Decreto nº 1.654, de 29 de agosto de 1997, que dispõe sobre a instituição do Sistema de Arquivos do Estado de Mato Grosso - SIARQ/MT; e
CONSIDERANDO o Decreto nº 511, de 04 de junho de 2020, que estabelece diretrizes e define os procedimentos para produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, R E S O L V E: Art. 1º Instituir os procedimentos para o levantamento dos documentos a serem digitalizados, em atendimento ao plano de desburocratização e acesso à informação no âmbito do Poder Executivo Estadual. Art. 2º O levantamento deverá incluir o volume de processos e de documentos avulsos passíveis de digitalização, de forma a fornecer informações seguras para subsidiar a elaboração do projeto de digitalização.
Parágrafo único. Os processos e documentos avulsos passíveis de digitalização são aqueles cujo a temporalidade são de guarda a longo prazo no arquivo intermediário ou de guarda permanente. Art. 3º Os órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso deverão realizar o levantamento do volume de processos e documentos avulsos passíveis de digitalização no prazo de 60 (sessenta) dias a contar da publicação desta Instrução Normativa.
Parágrafo único. A atividade do levantamento deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD ou Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão da Informação - CPADGI, instituídas no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso. Art. 4º A Comissão Permanente deverá avaliar quais documentos passarão pelo processo de conversão para o formato digital de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos disponível no site www.apmt.mt.gov.br, devendo: I - Identificar a temporalidade e a fase de guarda dos processos e dos documentos avulsos. II - Informar o número de processos, número de volumes e a quantidade de folhas por volume, observando o seu tempo de guarda no arquivo intermediário e no arquivo permanente. III - Identificar e quantificar os documentos com dimensões maiores que o formato A4 e outros que possam ter nos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso. IV - Identificar os processos e documentos avulsos que estejam submetidos a alto risco de perda, mas que sejam suficientemente estáveis para serem digitalizados sem danos.
§ 1º Os documentos que já cumpriram o prazo de guarda, conforme estabelecido em Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Executivo, deverão ser eliminados de acordo com as normas instituídas e não deverão fazer parte deste levantamento.
§ 2º Os documentos não registrados no Sistema de Protocolo Único do Estado de Mato Grosso, que foram produzidos antes de sua implantação ou por não necessitar de tramitação, também deverão ser contemplados no levantamento. Art. 6º O levantamento dos documentos deve realizado em planilha eletrônica, conforme modelo constante no anexo único desta Instrução Normativa, e após, enviado para os e-mails gabseaps@seplag.mt.gov.br e cgd@seplag.mt.gov.br. Art. 7º Os casos omissos relacionados à aplicação desta Instrução Normativa deverão ser dirimidos pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão. Art. 8º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Cuiabá-MT, 05 de novembro de 2020