Legislação Tributária
ATO NORMATIVO DA SEFAZ

Ato: Portaria-Revogada

Número/Complemento
Assinatura
Publicação
Pág. D.O.
Início da Vigência
Início dos Efeitos
41/2011
04/02/2011
04/02/2011
19
04/02/2011
04/02/2011

Ementa:Constitui Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria de Estado de Fazenda – SEFAZ/MT.
Assunto:Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD-SEFAZ/MT
Alterou/Revogou:
Alterado por/Revogado por: - Alterada pela Portaria 240/2013
- Alterada pela Portaria Conjunta 004/2014
- Alterada pela Portaria 078/2016
- Alterada pela Portaria 232/2016
- Revogada pela Portaria 064/2018
Observações:


Nota Explicativa:
Nota: " Os documentos contidos nesta base de dados têm caráter meramente informativo. Somente os textos publicados no Diário Oficial estão aptos à produção de efeitos legais."

Texto:
PORTARIA N° 041/2011-SEFAZ
. Consolidada até a Portaria 232/2016.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais, nos termos do inciso I do artigo 71 da Constituição Estadual c/c o inciso XIV do artigo 67 do Decreto Estadual nº 1.656, de 31 de outubro de 2008 e;

Considerando que todos os órgãos e entidades deverão constituir uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos obedecendo o disposto no Manual de Gestão de Documentos, nos termos do artigo 3º do Decreto Estadual nº 5.567, de 26 de novembro de 2002;

Considerando que a atividade de avaliação de documentos è fundamental para a vitalidade do acervo da Secretaria de Estado de Fazenda, tanto no aspecto de otimização do espaço físico como na racionalização da produção documental;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com o objetivo de atualizar o código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, sempre que necessário proceder à avaliação dos documentos e analisar os possíveis descartes, em conformidade com a legislação vigente, que será composta pelos seguintes servidores, sob a presidência do primeiro: (Nova redação dada pela Port. 078/16)
ORDEMTITULARSUPLENTE
UNIDADE
1Gleidson Batista de Oliveira-
SAAF
2Leila Maria de Magalhães Bellintani
SAAF
3Mario Marcio do Vale SilvaSuemar Simone Taques Herane
SAAF
4Jane de Arruda JaudyFranciely Wladia Muraro
SATE
5Tiago de Souza SoaresJosé Guy Villela de Azevedo Neto
SAAC
6José Elson Matias dos SantosAdair Bavaresco
SARP
7Vanda Helena da SilvaMarilyn Ferreira da Costa Silva
SAEX
8Sandro Anez de Almeida-
NGER
9Andrea Oliveira Saboia Ribeiro Wartha-
UJF
10Sergio Marcio Fernandes Mendonça-
COFAZ

Parágrafo único A composição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD poderá ser alterada mediante autorização do Secretário de Estado de Fazenda, inclusive com a adição de novos servidores membros.

Art. 2º Deverá a Comissão adotar, dentre outros, os seguintes procedimentos:
I – promover as atualizações necessárias à Tabela de Temporalidade de Documentos da SEFAZ/MT em função da produção documental ou supressão de novos documentos, considerando a evolução da legislação arquivística e procedimentos técnicos, encaminhando o feito ao Arquivo Público do Estado para aprovação;
II – identificar os valores primários e secundários da massa documental, segundo seu potencial de uso e considerando por valor primário o uso administrativo para a SEFAZ/MT;
III – prestar assessoria ou orientação no levantamento da massa documental acumulada nas Unidades Fazendárias para elaboração do diagnóstico e aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos da SEFAZ/MT, sem a necessidade de manipulação da massa documental;
IV – expedir parecer ou atesto conclusivo sobre os documentos aptos à eliminação final, verificando a obediência aos procedimentos previstos na Resolução nº 07 do Conselho Nacional de Arquivo – CONARQ, de 20/05/1997;
V – expedir parecer técnico em processos administrativos sobre a ocorrência de danos à Administração Fazendária causados por Servidores, Terceirizados, Estagiários e Empregados Públicos no descarte irregular de documentos;
VI – homologar os procedimentos de descartes já realizados e a massa documental a ser destinada ao descarte;
VII – acompanhar o processo de picotagem ou fragmentação dos documentos aptos à eliminação final;
VIII – acompanhar as atividades desenvolvidas pelos Arquivos Correntes das Unidades Fazendárias, tirando dúvidas pertinentes à aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e Classificação dos Documentos da SEFAZ;
IX – monitorar a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos a SEFAZ/MT no Arquivo Geral;
X – propor a implementação de normas e procedimentos para a realização dos trabalhos pelos Grupos de Trabalho de Apoio por intermédio de Orientações Técnicas, supervisionando as ações desenvolvidas;
XI – orientar e propor a normatização da produção e do fluxo documental na SEFAZ/MT;
XII – promover capacitações, atualizações, seminários e divulgações junto aos servidores da SEFAZ/MT, visando a implementação da sistemática adotada para a gestão documental de nossa instituição.

Art. 2º-A Os membros Titulares da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/SEFAZ, deverão se reunir ordinariamente, toda última segunda-feira de cada trimestre, e, extraordinariamente quando convocadas pelo Presidente ou por requerimento da maioria dos seus membros. (Acrescentado pela Port. 232/16)

§ 1° Nos casos em que o Membro Titular não puder comparecer a uma reunião, esse Membro deverá, com antecedência mínima de três dias, justificar sua ausência ao Presidente da Comissão para que possa convocar um Membro Suplente para substituí-lo naquela reunião específica.

§ 2° A ausência injustificada do Membro às reuniões motivará o encaminhamento do seu nome para apuração de responsabilidade.

Art. 3º A Comissão poderá solicitar, quando necessário, a participação de profissionais ligados às unidades que utilizam os documentos como insumo no exercício de suas competências regimentais que possuam contribuir com os trabalhos de avaliação de documentos, assim como pareceres de Órgãos e entidades governamentais de fiscalização, controle e auditória.

Art. 4º Esta portaria entrará em vigor na data da sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Publicada - Cumpra-se.

Gabinete do Secretário de Estado de Fazenda, Cuiabá – MT, 04 de fevereiro de 2011.