Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA Nº 006/2023/SEPLAG/SEFAZ
CONSIDERANDO a necessidade do efetivo controle dos recolhimentos relativos aos encargos sociais e fiscais e do envio das declarações das obrigações acessórias dos órgãos da administração pública direta e indireta;
CONSIDERANDO que tal controle visa garantir a adimplência do estado de Mato Grosso junto aos órgãos federais de fiscalização, RESOLVEM: Art. 1º Regulamentar os procedimentos a serem adotados pelos órgãos e entidades no âmbito da Administração Direta e Indireta do estado de Mato Grosso, para o recolhimento dos encargos sociais, fiscais e obrigações acessórias, decorrentes do eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb, de acordo com a legislação vigente.
§ 1º Para fins de cumprimento tempestivo das obrigações tributárias e sociais, a SEPLAG estabelecerá prazo não superior ao 23º (vigésimo terceiro) dia do mês de competência, para o fechamento do ciclo da folha de pagamento de pessoal das unidades setoriais da Administração Pública Direta do Poder Executivo Estadual.
§ 2º Na eventualidade de ocorrer folhas de pagamento complementares após o prazo previsto no parágrafo anterior, a SEPLAG deverá estabelecer prazo para fechamento não superior ao 3º dia útil do mês subsequente.
§ 3º Para fins de cumprimento tempestivo das obrigações tributárias e sociais, fica estabelecido o 2º (segundo) dia útil do mês subsequente, como prazo máximo para o registro no sistema de mensageria do eSocial, das informações de pagamento dos prestadores de serviço pessoa física pelas unidades setoriais da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual.
§ 1º Excepcionalmente, desde que devidamente justificado, a SEPLAG e a SEFAZ poderão, em conjunto, dispor de prazo diverso ao estabelecido no caput deste artigo.
§ 2º O envio do documento no prazo estipulado no caput deste artigo se faz necessário para as unidades setoriais realizarem os procedimentos financeiros e contábeis no sistema Fiplan.
§ 3º As unidades setoriais, com base nas informações enviadas pela CGOE/SAGPP/SEPLAG, deverão promover, até a data de fechamento do sistema FIPLAN de cada mês, os procedimentos financeiros e contábeis, de forma a viabilizar a consolidação dos eventos no âmbito da Coordenadoria de Acompanhamento de Execução Orçamentária Financeira e Contábil - COFIC/SACE e da CGOT/SATE da SEFAZ, respectivamente, na geração do DARF ÚNICO para pagamento. Art. 4º A unidade setorial poderá solicitar, até o dia 20 (vinte) de cada mês, via SIGADOC, à SEPLAG, a geração do eSocial retificador para a hipótese de ajuste relativo à competência de períodos anteriores ao vigente.
§ 1º Nos casos de retificação do eSocial, a CGOE/SAGPP/SEPLAG deverá oficializar a transmissão de dados para a CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ e para a SACE/SEFAZ, bem como encaminhar o relatório informativo de contribuição ao INSS, para realizarem as devidas consolidações dos eventos.
§ 2° A solicitação do eSocial retificador processada até o dia 20 (vinte) de cada mês ensejará, para a unidade setorial, a viabilidade de sua execução com o respectivo pagamento até o final do mês subsequente ao pedido, na forma e prazo previstos neste artigo, devendo encaminhar o relatório informativo de contribuição ao INSS para realizarem os procedimentos financeiros e contábeis no sistema Fiplan. Art. 5º Após o pagamento do Documento de Arrecadação de Receitas Federais - DARF ÚNICO, até o último dia útil do mês de pagamento, a CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ enviará o comprovante de quitação para as unidades setoriais, inclusive para a hipótese de eSocial retificador.
§ 1° O representante legal de cada órgão público estadual deverá designar um ou mais usuários responsáveis para cadastramento das informações.
§ 2° Será obrigatória a entrega dos documentos relativos à EFD-Reinf inclusive nos casos de aquisição de produção rural de pessoa física ou de segurado especial, ainda que a produção rural adquirida seja isenta.
§ 3° O registro das informações previstas no caput deste artigo deverá ser concluído mensalmente até o dia 5 (cinco) pelas unidades setoriais da administração direta, devendo a CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ transmiti-la até o dia 08 (oito) do mês subsequente ao que se refere à escrituração. Art. 13 Constituem responsabilidades do superintendente financeiro ou equivalente, no âmbito desta Instrução Normativa: I - gerenciar o recebimento das informações relativas às notas fiscais para o lançamento na competência correspondente; II - assegurar mensalmente o cumprimento das obrigações acessórias; III - providenciar capacitação periódica de seus colaboradores; IV - garantir o cumprimento das obrigações principais e acessórias tempestivamente. V - havendo a impossibilidade de registro na mensageria em tempo hábil das notas fiscais no mês de emissão, realizar a retificadora conforme o prazo estabelecido no Capítulo V desta Instrução Normativa, sendo de responsabilidade total dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual os valores correspondentes a multa e juros. Art. 14 Será exigido, para a assinatura de documentos e transmissão das informações, certificado emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil pertencente à série “A”.
§ 1° O certificado série “A” deverá ser do tipo “A1”.
§ 2° A unidade setorial deverá possuir certificado e-CNPJ. Art. 15 Considerando a estrutura do CNPJ do Estado de Mato Grosso, todas as informações da Administração Direta deverão ser centralizadas, para que o envio seja realizado de forma consolidada no CNPJ Matriz.
§ 1° As unidades setoriais deverão realizar os registros das notas fiscais de prestação de serviço pessoa jurídica pela sua data de emissão e os serviços prestados por pessoa física pela data de liquidação (reconhecimento da despesa), na mensageria, bem como realizar a validação, para que a CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ efetue a consolidação da EFD-REINF e sua transmissão.
§ 2° A CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ não se responsabilizará por eventuais prejuízos decorrentes do encaminhamento de informações inconsistentes ou realizadas fora dos prazos previstos no art. 43 desta Instrução Normativa.
Parágrafo único Será emitido pela SACE/SEFAZ o DARF único das unidades da Administração Direta, encaminhando-o em sequência à CGOT/SGAP/SATE para providências do pagamento. Art. 20 Compete à SACE/SEFAZ enviar a DCTFWeb retificadora, via Portal e-CAC, consolidando os eventos do eSocial e/ou EFD-Reinf, até o dia 20 do mês subsequente à competência.
§ 1° No caso da retificadora da DCTFWeb, a SACE/SEFAZ deverá encaminhar para a CGOT/SGAP/SATE o DARF único apenas da diferença entre os valores pagos e gerados na retificadora, para providências do pagamento.
§ 2° O DARF único gerado na DCTFweb deverá ser enviado no máximo até 02 (dois) dias úteis antes do vencimento do pagamento à CEFT/SGFT/SATE, de forma que haja tempo hábil para o processamento financeiro da referida unidade. Art. 21 A CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ enviará até o último dia útil do mês de pagamento para todas as unidades setoriais o recibo de envio da DCTFWeb, bem como a planilha com as informações consolidadas e os comprovantes de pagamento.
§ 1° As Unidades da Administração Direta do Poder Executivo Estadual e Fundos ficam obrigadas a recolher em DARF sob o CNPJ matriz do estado de Mato Grosso (03.507.415/0001-44), detalhando no campo histórico o CNPJ de sua Unidade e Fonte.
§ 2° As unidades mencionadas no § 1° deste artigo deverão também enviar o DARF para a CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ realizar a consolidação das informações e encaminhar para a COFIC/SACE/SEFAZ efetuar os lançamentos da DCTF (Estado), no prazo previsto na legislação da respectiva obrigação.
Parágrafo único Quando se tratar de Unidades Autárquicas e Fundacionais, os procedimentos previstos no caput deste artigo serão de atribuição da SEPLAG, por meio da CGOE/SAGPP/SEPLAG.
Parágrafo único Para a hipótese do inciso V, o envio é obrigatório somente para as Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista.
§ 1° A transmissão de que trata o caput será efetuada por meio de arquivos contendo as informações obrigatórias fornecidas pelas unidades setoriais de gestão de pessoas e unidades responsáveis pela gestão financeira, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Direta do Poder Executivo do estado de Mato Grosso.
§ 2° A SEPLAG não se responsabilizará por eventuais prejuízos decorrentes do encaminhamento de informações inconsistentes ou realizadas fora dos prazos previstos nesta Instrução Normativa. Art. 39 Toda e qualquer inserção ou alteração de dados referentes ao trabalhador ou beneficiário nos sistemas corporativos do Estado deverá ser realizada pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, observando-se as datas limites estabelecidas nos prazos previstos nesta Instrução Normativa.
Parágrafo único As datas definidas neste artigo serão antecipadas para o dia útil imediatamente anterior quando naquelas não houver expediente bancário, sob pena da ocorrência de encargos monetários de responsabilidade da unidade setorial.
Parágrafo único A Unidade que não atender a notificação no prazo previsto poderá sofrer a sanção disposta no Regime Cautelar, regulamentada pelo Decreto que dispõe sobre execução orçamentária e financeira do exercício vigente, a ser aplicada pela CGOT/SGAP/SATE/SEFAZ, salvo deliberação em contrário do Secretário Adjunto do Tesouro Estadual. Art. 46 A CGOE/SAGPP/SEPLAG notificará os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta que não cumprirem com os termos e prazos da sua solicitação para a regularização de pendências relativas ao e-social.
Parágrafo único A Unidade que não atender a notificação no prazo previsto poderá sofrer a sanção disposta no Regime Cautelar, regulamentada pelo Decreto que dispõe sobre execução orçamentária e financeira do exercício vigente, a ser aplicada pela Unidade de Gestão Executiva da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão. Art. 47 As Unidades da Administração Direta e Indireta serão responsáveis pela guarda e disponibilidade do acervo dos comprovantes de recolhimentos e envio das declarações dos encargos sociais, fiscais e obrigações acessórias, de acordo com a Tabela de Temporalidade vigente. Art. 48 Salvo disposição em contrário, os procedimentos de encaminhamento de informações tratados nesta Instrução Normativa deverão ser realizados utilizando o Sistema SIGADOC. Art. 49 A SEPLAG e a SEFAZ poderão expedir, em conjunto ou separadamente, outras normas complementares que se fizerem necessárias para o cumprimento desta Instrução Normativa, a serem observadas por todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual. Art. 50 Fica revogada a Instrução Normativa Conjunta nº 001/2016/SEPLAN/SEFAZ/CGE/SEGES, de 17 de outubro de 2016, e demais disposições em contrário. Art. 51 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação, retroagindo seus efeitos a partir de 22 de agosto de 2022. C U M P R A - S E. Gabinetes do Secretário de Estado de Planejamento e Gestão de Mato Grosso e do Secretário de Estado de Fazenda de Mato Grosso, em Cuiabá - MT, 16 de agosto de 2023.