Texto: PORTARIA Nº 132/2023/GSF/SEFAZ . Consolidado até a Port. 84/2024.
CONSIDERANDO o disposto no artigo 12, inciso VII da Lei nº 14.133, de 1º abril de 2021 e a Portaria nº 227/GSF/SEFAZ/2022, RESOLVE: Art. 1º Instituir o regulamento para a realização do Plano de Contratações Anual no âmbito da SEFAZ.
Parágrafo único: Os papéis de área requisitante e de área técnica poderão ser exercidos pela mesma unidade, desde que detenha conhecimento técnico-operacional no exercício dessas atribuições.
§ 1º O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deverá indicar, no mínimo: I - o bem, serviço ou locação, com especificações suficientes para identificar o objeto pretendido; II - a unidade de medida e quantidades; III - a justificativa de sua necessidade.
§ 2º As Áreas Técnicas poderão instituir modelos padronizados de Documento de Formalização de Demanda (DFD) para preenchimento das Áreas Requisitantes nos objetos descritos no Anexo I, de acordo com as especificidades de cada caso.
§ 3º No caso de objetos especializados, não contemplados no Anexo I, a Área Requisitante exercerá as funções de Área Técnica e enviará o Formulário de Levantamento de Demanda (FLD) diretamente à Unidade Gestora de Licitações e Contratos, na forma da seção seguinte.
§ 1º Na mensuração dos valores planejados para as contratações: I - quando houver contratação em vigor ou encerrada há menos de dois anos, o valor desta, atualizado monetariamente de acordo com o índice inflacionário aplicável, poderá ser utilizado como valor planejado; II - em casos não abrangidos no inciso anterior, a definição do valor planejado poderá consistir em pesquisa de preços simplificada, com apenas uma fonte de preço, preferencialmente de contratações compatíveis de outros órgãos ou entidades da Administração Pública; III - deverá ser considerada a projeção inflacionária entre a data do planejamento e da efetiva contratação, bem como no caso das prorrogações contratuais deverão ser considerados os reajustes e as repactuações.
§ 2º Na inclusão e dimensionamento dos itens no FLD, a Área Técnica deverá observar, além dos Documentos de Formalização de Demanda: I - o Plano Plurianual vigente; II - o Plano de Trabalho Anual vigente e o planejado para o próximo exercício; III - o Planejamento Estratégico da SEFAZ IV - o Plano Anual de Treinamento e Desenvolvimento - PATD; V - o Plano de Obras e Serviços de Engenharia; VI - o Plano Diretor de Logística Sustentável - PLS; VII - as contratações não efetivadas no Plano de Contratações Anual anterior; VIII - o histórico dos exercícios anteriores na contratação de bens, serviços e locações.
§ 3º Na escolha das soluções que se pretende contratar ou renovar deverá ser considerado o custo-benefício das despesas semelhantes realizadas nos exercícios anteriores;
§ 4º Na definição das quantidades estimadas deverá ser considerado o histórico de consumo dos anos anteriores, a capacidade de execução e a tendência previsível de necessidade do objeto nos próximos exercícios.
Parágrafo único. Não serão registrados no PCA os contratos que não exigirem aditivo de prazo no respectivo exercício.
Seção I Da elaboração e aprovação
Parágrafo único. O FLD também poderá ser disponibilizado às unidades administrativas da SEFAZ que possam exercer funções de Área Técnica mas não estejam relacionadas no Anexo I. Art. 11 As Áreas Técnicas terão até o dia 1º de junho para consolidar as demandas no FLD e encaminhar para a Unidade Gestora de Licitações e Contratos.
Parágrafo único. As Áreas Requisitantes poderão encaminhar o Documento de Formalização de Demanda (DFD) durante todo o exercício, mas apenas aqueles recebidos até 15 de maio serão de análise obrigatória pela Área Técnica para inclusão no FLD do PCA em elaboração. Art. 12 A Unidade Gestora de Licitações e Contratos terá até o dia 30 de junho para promover a análise das demandas em conjunto com cada Área Técnica, sob os seguintes aspectos: I - verificação de requisitos mínimos para que a demanda possa ser incluída no plano, tais como: projetos técnicos, estudos técnicos preliminares, autorizações normativas, requisitos de sistemas informatizados, entre outros. II - orientação quanto às datas para inicialização dos estudos técnicos preliminares e termos de referências com vistas à data estimada para recebimento do objeto. Art. 13 Após a disponibilização do teto orçamentário de gastos pela Secretaria Adjunta do Orçamento Estadual (SAOR), visando a adequação do PCA, será avaliada: I - a necessidade de exclusão ou redimensionamento de itens no PCA; II - a possibilidade de inclusão de itens no PCA.
§ 1º As Secretarias Adjuntas, em conjunto com as Unidades de Negócios e as Áreas Técnicas, conduzirão o processo de adequação das demandas ao teto orçamentário de gastos, observando as prioridades ditadas pelo Planejamento Estratégico da SEFAZ.
§ 2º O Núcleo de Gestão Estratégica para Resultados poderá pleitear ajustes no teto orçamentário de gastos disponibilizado, visando preservar itens de despesas considerados prioritários no PCA e que tenham sido prejudicados.
§ 3º As demandas suprimidas ou redimensionadas em razão das adequações aos tetos orçamentários deverão ser registradas, com essa observação, no Plano de Contratações Anual, visando eventuais suplementações ou ajustes orçamentários efetuados durante o respectivo exercício. Art. 14 O Plano de Contratações Anual, deverá ser finalizado com todas as adequações necessárias até o dia 10 de setembro do ano anterior à sua vigência, para ser aprovado pelo Ordenador de Despesas e publicado até o décimo dia útil após a publicação da Lei Orçamentária Anual (LOA) do ano de seu exercício.
§ 1º Após a publicação da Lei Orçamentária Anual, se necessário, as Secretarias Adjuntas, em conjunto com as Unidades de Negócios e Áreas Técnicas, deverão realizar as adequações no PCA.
§ 2º Com vistas à divulgação no Portal Nacional de Compras Públicas - PNCP, o PCA da SEFAZ deverá ser disponibilizado ao órgão central de compras governamentais do Estado - SEPLAG, na forma e prazo que esta definir.
Parágrafo único. Nas contratações novas, as demandas deverão ser registradas pelas Áreas Técnicas no Sistema de Aquisições Governamentais - SIAG, previamente ao envio pelo SIGADOC. Art. 18 Durante o decorrer do exercício a Unidade Gestora de Licitações e Contratos, quando do recebimento das demandas de contratação, verificará se constam no PCA vigente, sendo que, as que não constarem só serão continuadas mediante previsão orçamentária, justificativa fundamentada e aprovação do respectivo Secretário Adjunto da Área Técnica, do titular da unidade de negócios correspondente e do Ordenador de Despesas.
§ 1º Caberá à Área Técnica, mediante justificativa que deverá constar dos autos, providenciar junto ao Secretário Adjunto da pasta e ao titular da unidade de negócios correspondente, a aprovação da demanda que não foi registrada no PCA.
§ 2º O Ordenador de Despesas poderá não autorizar a inclusão da demanda que não foi registrada no PCA, ainda que aprovada pelo respectivo Secretário Adjunto e pelo titular da unidade de negócios correspondente, quando verificar indisponibilidade orçamentária, incapacidade de execução ou falta de prazo hábil para atendimento.
§ 3º O Secretário Adjunto da pasta e o Ordenador de Despesas poderão solicitar informações, por meio de relatórios ou o que se fizer necessário, para subsidiar a sua decisão quanto ao prosseguimento da demanda não prevista no PCA.
§ 4º As demandas incluídas, por força autorizativa dos Secretários Adjuntos, durante a execução do PCA, deverão ser levadas ao conhecimento do Colegiado Estratégico da SEFAZ pelo respectivo Secretário Adjunto na primeira reunião ordinária após a ocorrência da inclusão da demanda. Art. 19 A Unidade Gestora de Licitações e Contratos deverá monitorar a execução do PCA, promovendo alertas bimestrais às Áreas Técnicas e respectivas Secretarias Adjuntas, que estiverem em atraso com o encaminhamento de suas demandas orientando sobre os riscos de não entrega do objeto no prazo pretendido. Art. 20 As demandas registradas e não enviadas ou enviadas após o dia 15 do mês de outubro serão consideradas canceladas do PCA pela Unidade Gestora de Licitações e Contratos, podendo ser inseridas no PCA do ano subsequente pela Área Técnica. Art. 21 A Unidade Gestora de Licitações e Contratos emitirá relatórios gerenciais trimestrais sobre a execução do Plano de Contratações Anual vigente, contendo no mínimo: I - as demandas previstas para o período concluídas; II - as demandas previstas para o período em andamento; III - as demandas previstas para o período não encaminhadas (em atraso);
§ 1º Os relatórios deverão identificar a Área Técnica, o objeto a ser contratado, valor estimado da contratação e os dias de tramitação dos processos em andamento e dos processos concluídos.
§ 2º Os relatórios deverão ser encaminhados para as Secretarias Adjuntas das respectivas Áreas Técnicas.
§ 3º O quarto e último relatório gerencial trimestral será denominado Relatório de Execução do Final do Exercício, abrangendo as demandas de todo o PCA, e deverá ser encaminhado à Secretaria Adjunta de Administração Fazendária para análise do Colegiado Estratégico da SEFAZ.
§ 1º As Áreas Técnicas responsáveis deverão encaminhar o Formulário de Levantamento de Demanda (FLD) consolidado com todas as alterações expressamente identificadas, com a aprovação da unidade de negócios correspondente e da respectiva Secretaria Adjunta, para a Unidade Gestora de Licitações e Contratos, até o dia 15 de abril do ano de execução do PCA.
§ 2º A inclusão de novas despesas no PCA somente será possível se houver a respectiva compensação orçamentária por meio de redução de despesas de contratação no valor equivalente, ou em casos de suplementação do orçamento, de modo a manter o equilíbrio entre as despesas previstas e as dotações disponíveis. Art. 24 A Unidade Gestora de Licitações e Contratos deverá consolidar todas as alterações propostas do PCA e encaminhar à Secretaria Adjunta de Administração Fazendária (SAAF), que poderá reprovar itens, sugerir adequações, aprovar com ressalvas ou integralmente as alterações propostas no Plano de Contratações Anual (PCA).