Texto: PORTARIA N° 033/2014-SEFAZ
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer diretrizes para uma Política de Informatização;
CONSIDERANDO a necessidade de ações voltadas a modernização da gestão pública fazendária no âmbito da Administração Pública Estadual;
CONSIDERANDO a necessidade de ampliar a quantidade e qualidade dos serviços eletrônicos prestados ao cidadão; RESOLVE: Art. 1° As disposições desta portaria se aplicam a secretaria adjunta do Tesouro, da Receita e de Administração Fazendária e a todas as iniciativas de informatização de negócios fazendários.
§ 1º No âmbito da secretaria adjunta do Tesouro e da Receita, respectivamente respondem pela administração estratégica e efetividade das disposições e diretrizes estatuídas nesta norma: I – Unidade de Informatização de Sistemas do Tesouro Estadual quanto ao projeto ou iniciativa de informatização de negócio ou de cumprimento do plano de trabalho; II – Unidade de Informatização de Sistemas de Negócios quanto ao projeto ou iniciativa de informatização de negócio ou de cumprimento do plano de trabalho; III – Unidades setoriais de planejamento quanto a tarefa do plano de trabalho que direta ou indiretamente impliquem em informatização de negócio.
§ 2º A unidade de planejamento setorial da secretaria adjunta a que se refere o caput e a unidade a que se refere o §1º, em nível estratégico devem adequar as tarefas do respectivo plano de trabalho ou projetos para que atendam as disposições desta norma, observados os seguintes princípios fundamentais: I – a informatização visará aumentar a escala e reduzir o tempo nos processos de trabalho; II – a informatização deverá resultar em redução de custos, aumento da eficiência e elevação da eficácia do processo de trabalho; III – a informatização será realizada para efetivar por meio digital a troca material externa, mediante entrega de produtos e serviços fazendários ao usuário final; IV – a informatização visará reduzir despesas e aumentar receitas, elevando os níveis de cumprimento voluntário e conformidade institucional em administração fazendária, tributária ou financeira; V – a informatização deve agregar utilidade, celeridade, economicidade, inovação e adequação dos processos de trabalho com redução do consumo de recursos humanos; VI – a informatização será preferencialmente realizada em rede aberta de computadores, para uso remoto no próprio domicílio do usuário, onde o produto e serviço deve ser digitalmente disponibilizado; VII – a informatização deverá resultar em redução da complexidade, elevação da simplicidade e aumento da capacidade de gestão; VIII – a informatização deverá conduzir-se na direção da superação de fatores críticos de sucesso, criação de valor público, impacto público positivo, economicidade crescente e superação contínua da demanda.
§ 3º A unidade de planejamento setorial da secretaria adjunta a que se refere o caput e a unidade a que se refere o §1º, em nível estratégico devem adequar o projeto e a iniciativa de informatização de negócios para que atendam as disposições desta norma e os seguintes critérios: I – fracionar projetos de modo que sejam colocados em produção no tempo máximo de doze meses, contados da primeira iniciativa administrativa que os motive; II – não autorizar projetos em desacordo com o disposto no §2º deste artigo e demais disposições desta portaria; III – não autorizar mais que dois projetos de informatização por unidade da secretaria adjunta; IV – observar seis meses de quarentena antes de iniciar manutenção em aplicativo ou alteração colocada em produção, salvo para erradicação de erro de algoritmo ou vulnerabilidade de segurança; V – fracionar projetos de modo que ele não exceda a quinhentos pontos por função cada entrega em produção; VI – não autorizar mais projetos que a unidade possa executar e não autorizar projetos para unidade que não tenham concluído projeto anterior; VII – limitar anualmente o número de projetos e de intervenções, impedindo que seja excedida à capacidade efetiva de trabalho disponível para o desenvolvimento ou manutenção de aplicações; VIII – utilizar exclusivamente linguagem de negócio na elaboração e formulação do projeto de informatização, mensurando e identificando os resultados materiais almejados; IX – não autorizar projetos que não resultem em troca material externa efetiva ou que sejam desalinhados aos objetivos e resultados estratégicos planejados.
§ 4º No primeiro bimestre de cada ano, o Colegiado de Planejamento e Assessoramento Superior – COPA, em sessão coordenada pela Unidade de Apoio à Gestão Estratégica, definirá a meta anual da unidade fazendária de produção de tecnologia da informação, observado o seguinte: I – a secretaria adjunta de administração fazendária, por meio dos seus representantes: a) fará sugestão da capacidade anual da unidade produtiva de tecnologia da informação que lhe for vinculada diretamente; b) fará sugestão quanto a capacidade de terceiros, externos ao ambiente fazendário produtores de tecnologia da informação para administração financeira e tributária; c) especificará os limites financeiros e orçamentários a serem observados. II – a limitação do número de projetos ou iniciativas de informatização de negócios, selecionando prioritariamente aquelas que melhor atendam ao disposto nesta norma e melhor se amoldem ao disposto no §2º deste artigo.
§ 5º Na ultima quinzena de cada trimestre, em sessão coordenada pela Unidade de Apoio à Gestão Estratégica, reunir-se-á o Colégio de Planejamento e Assessoramento Superior - COPA para realizar o acompanhamento e controle do cumprimento desta portaria e apreciar as medições e métricas setoriais que evidenciem o progresso quanto ao: I – adimplemento do §2º deste artigo e artigo 2º desta portaria; II – cumprimento do §3º deste artigo e artigo 6º desta portaria; III – cumprimento do artigo 7º desta portaria; IV – efetividade do disposto no §6º deste artigo.
§ 6º A unidade da secretaria adjunta a que se refere o artigo 1º deverá assegurar o rateio de custos de sistemas corporativos mantidos pela administração financeira ou tributária, quando utilizados pelos diversos órgãos, apurando a regularidade do faturamento pertinente aos custos de desenvolvimento, licenças, uso e custos gerais cobrados pela pessoa a que se refere a alínea "b" do inciso I do §4º deste artigo, que serão suportados por todos os órgãos usuários conforme o número de transações que fizerem. Art. 2° A unidade da secretaria adjunta a que se refere o §1º do artigo 1º deve observar a política de informatização de negócios fazendários estatuída por esta portaria, cujo fundamentado é um conjunto integrado de critérios e diretrizes a ser observado com a finalidade de: I – definição de processos ou produtos prioritários a serem informatizados; II – promover trocas materiais efetiva e externas conforme definição de regras de negócio; III – disponibilização e acesso a dados e informações relativos ao usuário final; IV – agregação de utilidade, celeridade, economicidade, inovação e adequação dos processos de trabalho, com redução do consumo de recursos humanos; V – segurança e controle da informação enquanto ativo organizacional; VI – recadastramento periódico de usuários, observado o intervalo máximo anual; VII – favorecer e estimular a gestão estratégica e a decisão baseada em dados. Art. 3° Considera-se aderente a política de informatização de negócios fazendários, a iniciativa ou tarefa de informatização que atenda aos seguintes objetivos: I – promova a cidadania digital através da transparência dos processos de trabalho e da oferta de serviços eletrônicos, possibilitando o atendimento eficaz e conclusivo aos diversos públicos e usuários fazendários; II – promova a eficiência da gestão das secretarias adjuntas, especialmente gerando incremento de receitas, economia ou controle da aplicação dos recursos; III – orientada a gestão de projetos de informatização para atender as regras de negócio voltadas ao desenvolvimento de aplicativos ou serviços eletrônicos em consonância com objetivos, atributos de agregação de valor e resultado almejado no planejamento estratégico, planos e processos de trabalho. Art. 4° No âmbito da unidade da secretaria adjunta a que se refere o §1º do artigo 1º, o esforço de informatização deverá atender ao abaixo disposto: I – capturar e depurar bases de dados necessárias à verificação do cumprimento de obrigações tributárias e financeiras; II – disponibilizar dados obtidos em diferentes repositórios, utilizando ferramentas de fácil manipulação pelos diferentes tipos de usuários; III – privilegiar soluções altamente parametrizáveis pelo usuário, permitindo independência das áreas em relação a tecnologia de informação, nas alterações de regras de negócio; IV – disponibilizar, em tempo real, informações solicitadas pela gestão estratégica e pelos responsáveis pelos processos operacionais; V – registrar, tratar e gerir relacionamento com seus usuários; VI – disponibilizar ferramentas interativas aos usuários, permitindo correções ou alterações de dados declarados; VII – reunir em espaço virtual informações de interesse do cidadão ou usuário final, que possibilite a demanda e o recebimento de comunicações de seu interesse; VIII – registrar e disponibilizar o histórico de eventos relacionados ao contribuinte, cidadão, usuário final e ao servidor fazendário; IX – priorizar desenvolvimento de soluções informatizadas que tenham prazo total de implementação inferior a um ano; X – privilegiar elevação do nível de disponibilidade da informação às partes interessadas; XI – utilizar ao máximo os recursos que a tecnologia oferece para automatizar processos de trabalho, agregando valor para as partes; XII – prospectar novas tecnologias com potencial de propiciar aumento da eficácia e eficiência dos negócios; XIII – desenvolver e manter aplicativos com utilização de recursos humanos próprios, relativos aos processos e sistemas considerados críticos; XIV – considerar regras de utilização, segurança, acessibilidade, disponibilidade. Art. 5° Para fins desta norma, o desenvolvimento de serviços eletrônicos atenderá ainda, os seguintes princípios: I – facilidade de utilização: interface amigável, de navegação intuitiva, simples, direta, fácil de usar e de qualidade; II – velocidade: rapidez e agilidade no carregamento de páginas, acesso a informações ou serviços; III – confiabilidade e segurança: segurança e privacidade no acesso a informação, podendo ser estabelecidos diferentes requisitos de acesso a informação, desde prévio cadastro e utilização de senha ou utilização de certificação digital; IV – alternatividade: medidas e procedimentos de contingência a serem utilizados nas hipóteses de indisponibilidade do sistema; V – socialização: informação ao maior número de pessoas, respeitados a restrição de acesso e o sigilo fiscal; VI – incentivos: iniciativa governamental a migração da utilização de serviços fazendários de forma presencial à forma eletrônica, promovendo a mudança de cultura do cidadão; VII – transparência: acompanhamento dos fluxos de serviços prestados, da situação atual do serviço demandado e controle da eficiência da prestação de serviços por meio de indicadores de satisfação, assim como, prestação de contas; VIII – acessibilidade: desenvolvimento de tecnologias voltadas à interação de pessoas portadoras de deficiências físicas, que visem a prestação de serviços fazendários de forma eletrônica. Art. 6° A unidade fazendária produtora de tecnologia da informação, para fins desta norma devem alcançar os seguintes objetivos: I – medir para reduzir continuamente os erros de algoritmo e os defeitos de produção de aplicativos, exercendo controle sobre tais; II – medir para elevar continuamente a produtividade e tempestividade na conclusão de projetos de tecnologia da informação; III – medir para elevar continuamente o número de pontos de função entregues em cada ano; IV – reduzir continuamente a ocorrência de manutenção de aplicações ou sistemas, exercendo medição, controle e acompanhamento das alterações persistentes ou recorrentes, visando adequá-la para que atenda ao inciso III do artigo 4º desta portaria; V- organizar-se para atender o disposto nesta portaria, especialmente mediante processo de trabalho medido, acompanhado, controlado, célere, simplificado, seguro e capaz de contribuir tempestivamente para o resultado materiais estrategicamente planejado; VI – medir para reduzir continuamente o nível de indisponibilidade ao usuário final de aplicações ou de recursos de tecnologia da informação; VII – medir para elevar continuamente o tempo de resposta ao usuário final; VIII – utilizar linguagem de negócios em substituição a linguagem de tecnologia da informação sempre que se relacionar ou desenvolver intercâmbio de qualquer natureza com as áreas finalísticas fazendárias. Art. 7° Na penúltima quinzena de cada trimestre, a unidade a que se refere o §1º do artigo 1º, deverá promover o cancelamento sumário de todos os projetos ou iniciativas de tecnologia da informação que: I – não atendam ao disposto nesta portaria; II – começados a mais de um ano, se encontrem atrasadas por mais de um ano; III – cujo projeto datar mais de dois anos sem ser iniciado; IV – que iniciados e ainda não enviados para produção do aplicativo, não se atendam ao disposto nesta portaria; V – que não atendam ao disposto no §2º do artigo 1º desta portaria ou que excedam a capacidade a que se refere o §3º do artigo 1º; VI – cuja unidade tenha reiteradamente demandado manutenção excessiva em aplicações e projetos por ela concebidos; VII – incompatíveis com os objetivos estratégicos, plano de trabalho ou resultado planejado; VIII – obsoletos ou que tenham perdido objeto por qualquer motivo; IX – desalinhado com os objetivos estratégicos. Art. 8° É obrigatório para os fins desta portaria, o acompanhamento e controle da iniciativa ou projeto de informatização de negócio fazendário, por meio da respectiva tarefa aderente, previamente cadastrada, acompanhada, medida e avaliada por meio do aplicativo eletrônico denominado Sistema de Gestão do Planejamento Estratégico e da Execução - SIGPEX. Art. 9° Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário. Gabinete do Secretário de Estado de Fazenda de Mato Grosso, em Cuiabá – MT, 20 de fevereiro de 2014.