Texto: PORTARIA N° 20/2018/CGE/MT . Republicada no DOE de 05/04/2018, p. 34 e 35, por ter sido publicada erroneamente no DOE de 23/03/2018.
Considerando o disposto nos artigos 70 e 74 da Constituição Federal/88 e o artigo 59 da Lei Complementar nº 101/2000;
Considerando as competências e finalidades básicas atribuídas à Controladoria Geral do Estado pela Lei Complementar nº 550/2014;
Considerando o que determina nos artigos 7º, 8° e 10 da Lei Complementar n° 269/2007 - Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado;
Considerando a Resolução Normativa nº 12/2017 do Tribunal de Contas do Estado;
Considerando a importância dos controles internos administrativos para a boa gestão dos recursos públicos e o exercício da missão institucional do controle externo;
Considerando que a avaliação dos controles internos é uma atividade de auditoria voltada para o exame e a avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos para as mesmas;
Considerando que a CGE-MT, no exercício do controle interno, é o órgão responsável por avaliar o Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, sob os aspectos contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial, com sua atuação pautada nos princípios da administração pública e demais normas vigentes. R E S O L V E: Art. 1° Aprovar o Plano Anual de Avaliação dos Controles Internos - PACI - Exercício 2018, que se encontra disponível no sítio da CGE-MT, no seguinte endereço eletrônico: www.controladoria.mt.gov.br, menu superior Auditoria e Controle/Relatórios. Art. 2º Estabelecer diretrizes no âmbito da CGE-MT, para a realização da Avaliação dos Controles Internos do Exercício de 2018, dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso. Art. 3º A Avaliação do Sistema de Controle Interno visa atender os seguintes objetivos: I - Promover a melhoria dos controles internos; II - Desenvolver o mapeamento dos riscos que indicará quais os pontos de controle que serão objeto do acompanhamento simultâneo; III - Identificar os pontos de controle a serem aprimorados, por meio do desenvolvimento de orientações e capacitações voltadas aos gestores e servidores dos órgãos; IV - Nortear e direcionar o monitoramento dos planos de providências; V - Gerar relatório gerencial consolidado com diagnóstico das áreas avaliadas que possibilite recomendações de melhoria aos gestores dos órgãos centrais dos subsistemas de controle; VI - Constituir-se em Pré-Auditoria para subsidiar a elaboração do Plano de Auditoria de 2019; VII - Subsidiar a elaboração do Parecer sobre as Contas de Governo. Art. 4º O processo de avaliação do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual compõe-se de quatro fases: planejamento, execução, comunicação (relatório) e monitoramento. Art. 5º A Avaliação dos Controles Internos contemplará: I - identificação das áreas, processos e objetos de maior relevância, materialidade e risco para a organização; II - realização de testes de aderência às normas e aos procedimentos; III - verificação da existência de controles internos administrativos implementados pela organização com o objetivo de mitigar os riscos identificados, bem como avaliação da eficácia dos controles implantados; IV - recomendação de implementação dos controles internos pertinentes quando for identificada inexistência ou fragilidade de controle; V - conclusões gerais, indicando medidas capazes de reduzir possibilidade de ocorrência de eventos que venham a impactar o atingimento dos objetivos da organização no que se refere a conformidade com normas e regulamentos, eficiência e eficácia operacional; VI - monitoramento, como ultima fase do processo de avaliação, constituindo-se em um acompanhamento das providencias adotadas (ou não) pela unidade auditada em respostas às recomendações e determinações expostas no produto de auditoria. Art. 6º Para identificação das áreas de risco e levantamento das atividades que serão objeto da Avaliação de Controle para o exercício de 2018, foi elaborada Matriz de Significância, apresentada no quadro 2 do Anexo I - PACI e composta por 3 aspectos: I - dimensões - referem-se a perspectiva de impacto e probabilidade; II - critérios - referem-se aos fatores materialidade, relevância, risco e oportunidade das áreas e órgãos avaliados; III - variáveis - refere-se a informação básica para apuração do nível de significância. Art. 7º - Após obter os resultados do Nível de Significância dos Controles - NSC, por meio das etapas de seleção refinadas pelos aspectos elencados no artigo anterior e demais condicionantes trazidas no Anexo I - PACI, os órgãos foram classificados na curva ABC, sendo que: a) Os órgãos classificados como A terão avaliação com periodicidade anual; b) Os órgãos classificados como B terão avaliação com periodicidade bianual; c) Os órgãos classificados como C terão avaliação com periodicidade trianual. Art. 8º - Após obter os resultados do Nível de Significância dos Controles - NSC aplicado à nível do Poder Executivo Estadual, os órgãos foram classificados na curva ABC para cada subsistema, conforme tabela de classificação disponível emwww.controladoria.mt.gov.br, menu superior Auditoria e Controle/Relatórios, sendo que: a) No subsistema em que o órgão for classificado como A terão 100% dos pontos de controle avaliados; b) No subsistema em que o órgão for classificado como B terão, no mínimo, 80% dos pontos de controle avaliados; c) No subsistema em que o órgão for classificado como C terão, no mínimo, 60% dos pontos de controle avaliados. Art. 9º Na aplicação dos procedimentos de Avaliação dos Controles Internos, o Auditor deverá observar como método a análise de problema - causa - recomendações, devendo cumprir as seguintes etapas: I) Análise dos problemas deve ser desenvolvida com a aplicação de testes de aderência às normas e aos procedimentos em relação a cada ponto de controle, mediante seleção de amostra, não necessitando especificar no relatório os processos analisados. II) Identificação das causas dos problemas detectados, analisando os seguintes aspectos: estrutura, funcionamento e segurança dos controles, por meio de aplicação de procedimentos de observação, aplicação de checklist e questionários, a fim de reconhecer as fontes que provocam a vulnerabilidade dos controles. III) Elaboração das recomendações com a propositura, de maneira factível, de possíveis soluções, indicando O QUE deve ser feito no intuito de combater a causa do problema. Ao propor a adoção de ações sobre a causa raiz, a eficácia da recomendação é maior, posto que terá efeito preventivo, evitando que a situação se repita no futuro.
§ 1º Ao responder às questões acerca da aderência a normas e procedimentos o Auditor deve apresentar como resultado, o achado (problema detectado), a descrição da situação encontrada, o critério (fundamentação legal), o efeito (consequência da diferença constatada pela auditoria entre a situação encontrada e o critério), bem como as evidências coletadas para apoiar os achados e as conclusões do trabalho de auditoria.
§ 2º Ao responder às questões acerca da estrutura, funcionamento e segurança dos controles internos, o Auditor deve apresentar como resultado, a causa (vulnerabilidades que são a razão da diferença entre a situação encontrada e o critério), bem como, as evidências e análises para apoiar as conclusões sobre as causas raiz dos problemas detectados.
§ 3º Ao elaborar a recomendação será suficiente a que o Auditor indique O QUE deve ser feito no intuito de combater as causas dos problemas. As definições de como, quem e quando deverão ser propostas pela unidade avaliada no momento da elaboração do Plano de Providências.
§ 4º Ao registrar as análises o Auditor deve estruturar o texto em parágrafos de forma clara, completa, concisa, construtiva, objetiva, precisa e tempestiva, com encadeamento dos elementos indicados nos parágrafos 1º e 2º, considerando o ponto de vista do leitor. Art. 10 A Avaliação dos Controles Internos, durante o exercício de 2018, conterá a apresentação de 38 trabalhos de avaliação que abrangerão tanto as áreas sistêmicas abaixo discriminadas, quanto as áreas finalísticas dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, bem como os Relatórios Gerenciais Consolidados: I) Gestão das Contratações Públicas; II) Gestão de Transferências; III) Gestão de Pessoas; IV) Gestão do Regime Próprio de Previdência Social; V) Gestão Orçamentária; VI) Gestão Contábil e Financeira; VII) Gestão Patrimonial. Art. 11 A avaliação dos controles internos referente aos subsistemas discriminados nos incisos I ao VII do Art. 10 deverá ser concluída e apresentada por meio do Relatório de Avaliação dos Controles Internos, conforme cronograma estabelecido abaixo, para as seguintes Unidades Orçamentárias: I - até 15/03/2018 - MT - Gás, Companhia de Saneamento do Estado de Mato Grosso/SANEMAT, Secretaria de Estado de Planejamento/SEPLAN e Gabinete de Comunicação/GCOM; II - até 29/03/2018 - Secretaria de Estado de Cultura/SEC, Secretaria de Estado de Ciência e Tecnologia/SECITEC, Desenvolve MT; III - até 15/04/2018 - Universidade do Estado do Mato Grosso/UNEMAT, IV - até 15/06/2018 - Casa Militar, MT PAR e AGEM/VRC; V - até 16/07/2018 - Secretaria de Estado de Trabalho e Assistência Social/SETAS, Secretaria de Estado de Agricultura Familiar e Assuntos Fundiários/SEAF, Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico/SEDEC e Central de Abastecimento do Estado de Mato Grosso/CEASA; VI - até 31/07/2018 - Secretaria de Estado de Saúde/SES, Secretaria de Estado de Segurança Pública/SESP e Departamento Estadual de Trânsito/DETRAN; VII - até 31/10/2018 - Secretaria de Estado de Educação/SEDUC, Secretaria de Estado de Infraestrutura/SINFRA, Secretaria de Estado de Justiça e Direitos Humanos/SEJUDH, Secretaria de Estado de Fazenda/SEFAZ, MTPREV e Secretaria de Estado de Cidades. Art. 12 Será também realizada a Avaliação dos Controles Internos referente as seguintes atividades finalísticas, no respectivo cronograma: I) Até 30/06/2018 - Sistema Prisional, Perícia Técnica e Licenciamento Veicular, sendo realizadas pela Superintendência de Controle de Gestão de Pessoas e Previdência, Superintendência de Controle em Contratações e Transferências e Superintendência de Controle em Gestão Fiscal e Patrimonial, respectivamente; II) Até 31/10/2018 - Gestão Escolar, Gestão Hospitalar e Regularização Fundiária, sendo realizadas pela Superintendência de Controle de Gestão de Pessoas e Previdência, Superintendência de Controle em Contratações e Transferências e Superintendência de Controle em Gestão Fiscal e Patrimonial, respectivamente. Art. 13 A avaliação dos órgãos indicados abaixo, abrangerá, além das atividades das áreas sistêmicas, a avaliação em nível de entidade, que deverão ser concluídas nos mesmos prazos indicados nos incisos do artigo 11, pelas seguintes equipes: I) Superintendência de Controle de Gestão de Pessoas e Previdência: SECID; MTPREV e SEDUC. II) Superintendência de Controle em Contratações e Transferências: SES; SINFRA e SEFAZ. III) Superintendência de Controle em Gestão Fiscal e Patrimonial: SESP; SEJUDH e DETRAN. Art. 14 Além da avaliação realizada por órgão, fica também estabelecida a apresentação de relatório gerencial com diagnóstico de cada um dos subsistemas previstos no artigo 10 desta Portaria, devendo contemplar a consolidação das avaliações realizadas nos órgãos e a avaliação dos controles internos nos respectivos Órgaos Centrais, a fim de apresentar recomendações de melhoria aos gestores dos órgãos centrais dos subsistemas de controle, a ser entregue até 07/12/2018. Art. 15 O Relatório de Avaliação dos Controles Internos será emitido a partir do Sistema de Controle Interno - SCI, através da emissão de uma única Ordem de Serviço por órgão, onde cada Superintendente desenvolverá seu planejamento por meio da definição dos pontos de controle, das respectivas questões de auditoria, dos possíveis achados e da indicação do auditor que realizará a avaliação de cada ponto de controle, dividindo-se nos seguintes capítulos: I - Introdução; II - Metodologia; III - Identificação das áreas de riscos e levantamento das atividades; IV - Avaliação dos Controles, sendo que este capítulo contemplará uma seção para cada subsistema que será fragmentado em subseções, de acordo com o número de pontos de controle existentes por subsistema; V - Conclusões.
§ 1º O capítulo referente à Avaliação dos Controles será gerado de forma automática e representará o conteúdo registrado na funcionalidade de execução de auditoria do SCI - Sistema de Controle Interno, devendo conter a análise do problema, a identificação da causa e as respectivas recomendações para cada ponto de controle;
§ 2º Caberá à Superintendência de Desenvolvimento do Controle Interno realizar a consolidação do Relatório de Avaliação dos Controles Internos;
§ 3º O Relatório de Avaliação dos Controles Internos será assinado pelos Superintendentes de Controle e, o registro dos auditores que realizaram a avaliação de controle de cada subsistema constará no relatório;
§ 4º O Relatório de Avaliação dos Controles Internos será submetido à aprovação do Secretário Adjunto de Controle Preventivo e à homologação do Secretário Controlador Geral do Estado. Art. 16 Os Planos de Providências relativos aos relatórios de avaliação dos controles internos de um quadrimestre deverão encaminhados ao TCE-MT até o final do quadrimestre seguinte, juntamente com os seus respectivos relatórios de monitoramento.
Parágrafo único: A fim de cumprir o prazo estabelecido no caput, os relatórios de monitoramento deverão ser apresentados para aprovação do Secretário Adjunto de Controle Preventivo, nas seguintes datas limites: 15/04/2018, 16/08/2018, 16/12/2018 e 15/04/2019, de acordo com o Ciclo Operacional Anual definido para o corrente exercício. Art. 17 Os relatórios de Avaliação dos Controles Internos após devidamente homologados pelo Secretário Controlador Geral do Estado, serão publicados no site da CGE-MT. Art. 18 Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, com efeito retroativo a 02 de janeiro de 2018, revogadas as disposições em contrário. EXPEDIDA, REGISTRADA, CUMPRA-SE. Cuiabá, 21 de março de 2018. Republica-se por ter sido publicado erroneamente.
§ 4º Ao registrar as análises o Auditor deve estruturar o texto em parágrafos de forma clara, completa, concisa, construtiva, objetiva, precisa e tempestiva, com encadeamento dos elementos indicados nos parágrafos 1º e 2º, considerando o ponto de vista do leitor. Art. 10 A Avaliação dos Controles Internos, durante o exercício de 2018, conterá a apresentação de 38 trabalhos de avaliação que abrangerão tanto as áreas sistêmicas abaixo discriminadas, quanto as áreas finalísticas dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, bem como os Relatórios Gerenciais Consolidados: I) Gestão das Contratações Públicas; II) Gestão de Transferências; III) Gestão de Pessoas; IV) Gestão do Regime Próprio de Previdência Social; V) Gestão Orçamentária; VI) Gestão Contábil e Financeira; VII) Gestão Patrimonial. Art. 11 A avaliação dos controles internos referente aos subsistemas discriminados nos incisos I ao VII do Art. 10 deverá ser concluída e apresentada por meio do Relatório de Avaliação dos Controles Internos, conforme cronograma estabelecido abaixo, para as seguintes Unidades Orçamentárias: I - até 15/03/2018 - MT-Gás, Companhia de Saneamento do Estado de Mato Grosso/SANEMAT, Secretaria de Estado de Planejamento/SEPLAN e Gabinete de Comunicação/GCOM; II - até 29/03/2018 - Secretaria de Estado de Cultura/SEC, Secretaria de Estado de Ciência e Tecnologia/SECITEC, Desenvolve MT; III - até 15/04/2018 - Universidade do Estado do Mato Grosso/UNEMAT, IV - até 15/06/2018 - Casa Militar, MT PAR e AGEM/VRC; V - até 16/07/2018 - Secretaria de Estado de Trabalho e Assistência Social/SETAS, Secretaria de Estado de Agricultura Familiar e Assuntos Fundiários/SEAF, Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico/SEDEC e Central de Abastecimento do Estado de Mato Grosso/CEASA; VI - até 31/07/2018 - Secretaria de Estado de Saúde/SES, Secretaria de Estado de Segurança Pública/SESP e Departamento Estadual de Trânsito/DETRAN; VII - até 31/10/2018 - Secretaria de Estado de Educação/SEDUC, Secretaria de Estado de Infraestrutura/SINFRA, Secretaria de Estado de Justiça e Direitos Humanos/SEJUDH, Secretaria de Estado de Fazenda/SEFAZ, MTPrev. Art. 12 Será também realizada a Avaliação dos Controles Internos referente as seguintes atividades finalísticas, no respectivo cronograma: I) Até 30/06/2018 - Sistema Prisional, Perícia Técnica e Licenciamento Veicular, sendo realizadas pelas Superintendência de Controle de Gestão de Pessoas e Previdência, Superintendência de Controle em Contratações e Transferências e Superintendência de Controle em Gestão Fiscal e Patrimonial, respectivamente; II) Até 31/10/2018 - Gestão Escolar, Gestão Hospitalar e Regularização Fundiária, sendo realizadas pelas Superintendência de Controle de Gestão de Pessoas e Previdência, Superintendência de Controle em Contratações e Transferências e Superintendência de Controle em Gestão Fiscal e Patrimonial, respectivamente. Art. 13 A avaliação dos órgãos indicados abaixo, abrangerá, além das atividades das áreas sistêmicas, a avaliação em nível de entidade, que deverão ser concluídas nos mesmos prazos indicados nos incisos do artigo 11, pelas seguintes equipes: I) Superintendência de Controle de Gestão de Pessoas e Previdência: SECID; MTPREV e SEDUC. II) Superintendência de Controle em Contratações e Transferências: SES; SINFRA e SEFAZ. III) Superintendência de Controle em Gestão Fiscal e Patrimonial: SESP; SEJUDH e DETRAN. Art. 14 Além da avaliação realizada por órgão, fica também estabelecida a apresentação de relatório gerencial com diagnóstico de cada um dos subsistemas previstos no artigo 10 desta Portaria, devendo contemplar a consolidação das avaliações realizadas nos órgãos e a avaliação dos controles internos nos respectivos Órgaos Centrais, a fim de apresentar recomendações de melhoria aos gestores dos órgãos centrais dos subsistemas de controle, a ser entregue até 07/12/2018. Art. 15 O Relatório de Avaliação dos Controles Internos será emitido a partir do Sistema de Controle Interno - SCI, através da emissão de uma única Ordem de Serviço por órgão, onde cada Superintendente desenvolverá seu planejamento por meio da definição dos pontos de controle, das respectivas questões de auditoria, dos possíveis achados e da indicação do auditor que realizará a avaliação de cada ponto de controle, dividindo-se nos seguintes capítulos: I - Introdução; II - Metodologia; III - Identificação das áreas de riscos e levantamento das atividades; IV - Avaliação dos Controles, sendo que este capítulo contemplará uma seção para cada subsistema que será fragmentada em subseções, de acordo com o número de pontos de controle existentes por subsistema; V - Conclusões.
Parágrafo único: A fim de cumprir o prazo estabelecido no caput, os relatórios de monitoramento deverão ser apresentados para aprovação do Secretário Adjunto de Controle Preventivo, nas seguintes datas limites: 15/04/2018, 16/08/2018, 16/12/2018 e 15/04/2019, de acordo com o Ciclo Operacional Anual definido para o corrente exercício. Art. 17 Os relatórios de Avaliação dos Controles Internos após devidamente homologados pelo Secretário Controlador Geral do Estado, serão publicados no site da CGE-MT. Art. 18 Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, com efeitos retroativos a 02 de janeiro de 2018, revogada as disposições em contrário. EXPEDIDA, REGISTRADA, CUMPRA-SE. Cuiabá, 21 de março de 2018.