Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 008/2023/SEPLAG
CONSIDERANDO o Decreto nº 511, de 04 de junho de 2020, que estabelece diretrizes e define os procedimentos para produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;
CONSIDERANDO o Decreto nº 512, de 04 de junho de 2020, que institui os procedimentos para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital, alinhado com o Programa Simplifica MT, no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso; e
CONSIDERANDO o Decreto nº 1.161, de 25 de outubro de 2021, que dispõe sobre o cronograma de implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, RESOLVE: Art. 1º Estabelecer os procedimentos para a concessão de acessos e protocolo de documentos no Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais - SIGADOC, e encerramento dos processos administrativos físicos no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.
Parágrafo único Os servidores mencionados no caput deste artigo, incluem os ocupantes de cargos públicos efetivos civis e militares, os exclusivamente comissionados, os requisitados ou cedidos, os contratados temporariamente e, no que couber, os empregados públicos, os estagiários e os com atividades semelhantes.
Parágrafo único A Empresa Mato-grossense de Tecnologia da Informação - MTI, será responsável por cadastrar órgãos e entidades no SIGADOC, conforme demandado pela Superintendência de Arquivo Público - SAP/SEPLAG.
§ 1° Os perfis elencados no caput deste artigo terão as permissões configuradas pelo perfil “Gestor Geral”.
§ 2º O acesso ao SIGADOC será concedido automaticamente aos servidores com os perfis elencados nos incisos I e II do caput deste artigo após o cadastro no sistema SEAP.
§ 3° O acesso aos perfis dos incisos IV a VIII se dará mediante encaminhamento à SAP/SEPLAG do formulário devidamente preenchido e assinado de “Controle de Acesso ao SIGADOC - Perfil Gestor”, disponível dentre os modelos de documentos existentes no sistema.
§ 1° O formulário “Controle de Acesso” e o Termo de Responsabilidade deverão estar devidamente preenchidos conforme modelo disponibilizado no Portal do SIGADOC e conter a autorização do respectivo gestor máximo do órgão ou entidade externa ao Poder Executivo Estadual.
§ 2° Caberá à unidade setorial de protocolo ou a área de negócio do órgão ou entidade do Poder Executivo Estadual com o qual se pretende demandar, a análise de conformidade da documentação apresentada pelo solicitante e o envio ao Órgão Central de Gestão de Documentos para o cadastramento do Usuário Externo no sistema.
§ 3° Autorizado o acesso, o cadastro deverá ser realizado pelo usuário do Órgão Central de Gestão de Documentos que possua o Perfil “Gestor Usuário Externo Central”.
§ 4° O usuário externo somente poderá tramitar os documentos que produzir à unidade de protocolo do órgão ou entidade destinatária, sendo que a tramitação para outros setores deverá ser solicitada e justificada junto à SAP/SEPLAG.
§ 5° Os órgãos, entidades e pessoas jurídicas externos ao Poder Executivo de Mato Grosso, serão tratados como unidades administrativas, cadastradas de acordo com a categoria. Art. 8º O trâmite de expedientes e processos eletrônicos para órgãos externos ao Poder Executivo de Mato Grosso, não cadastrados no SIGADOC, deverá ser executado pelas unidades conforme a Instrução de Procedimento de “Trâmite Externo de Documentos no SIGADOC”.
Parágrafo único A resposta aos Usuários Externos, pessoas físicas ou jurídicas que não compõe o Poder Executivo de Mato Grosso, cadastradas no SIGADOC, deverá ser realizada de acordo com a Instrução de Procedimento de “Resposta a Usuários Externos”.
Parágrafo único Caso não haja servidores lotados na unidade a ser substituída, a unidade hierarquicamente superior deverá realizar o cadastro de substituição. Art. 11 Em caso de extinção de uma unidade administrativa, para acesso aos documentos no setor deverá ser efetuado o cadastro de substituição para a unidade que absorveu o processo de trabalho da unidade extinta.
§ 1º Para o cadastro de substituição em órgãos e unidades extintos deverá ser oficializada a demanda ao órgão central de gestão de documentos SAP/SEPLAG, que providenciará o cadastramento de acesso ao órgão e unidades extintos às unidades ou servidores designados.
§ 2º Cabe ao órgão central de gestão de documentos realizar o monitoramento das estruturas e enviar as notificações aos órgãos para a manutenção atualizada e trâmite correto do processo.
§ 1º Havendo indícios de violação dos documentos, a unidade de protocolo deverá registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente.
§ 2º Excepcionalmente, servidores lotados em outra unidade poderão realizar os procedimentos previstos no caput deste artigo desde que os documentos sejam relacionados a área de negócio de sua unidade. Art. 14 Os documentos externos recebidos através do e-mail institucional deverão ser registrados no sistema após análise de conformidade com o check-list das áreas de negócio, se houver, e se estiverem assinados digitalmente pelo demandante com ferramenta passível de verificação.
§ 1° É obrigatório que as unidades de protocolo dos órgãos e entidades tenham endereço eletrônico no padrão “protocolo@orgão/entidade.mt.gov.br”.
§ 2° O teor e a integridade dos documentos recebidos por e-mail, para fins de protocolo, são de responsabilidade do remetente, cujo comparecimento poderá ser solicitado para apresentação dos documentos originais, desde que devidamente justificado.
§ 3° Os arquivos auxiliares não pagináveis, em formatos diferentes do PDF, deverão ser informados no corpo do processo por meio do “Termo de Anexo Não Paginável”, disponível entre os modelos existentes no sistema, conforme estabelecido em Instrução de Procedimento.
§ 4º Em caso de não conformidade do documento, a unidade de protocolo deverá encaminhar resposta ao remetente, identificando as inconformidades encontradas para justificar a impossibilidade de atendimento do pedido de cadastramento e informar que um novo pedido deverá ser realizado após o saneamento das inconformidades identificadas, que dentre outras podem ser: I - informação ilegível; II - falta de assinatura digital; III - digitalização fora do padrão e critérios de conversão; ou IV - documentos incompletos ou faltantes. Art. 15 Os documentos físicos deverão ser digitalizados conforme os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa, cadastrados no SIGADOC e tramitados à unidade destinatária que, no caso de haver outro processo em andamento, deverá juntá-lo ao respectivo processo.
§ 1º Após o cadastramento do documento no sistema, o interessado deve receber o comprovante do protocolo para acompanhamento.
§ 2º Os documentos físicos, após a inserção no SIGADOC, deverão ser devolvidos ao interessado, que deverá assinar o Termo de Responsabilidade de Guarda de Documento, se responsabilizando pela guarda dos documentos e em apresentá-los caso sejam requisitados.
§ 3° Se necessário e após orientação formal da área de negócio responsável, a unidade de protocolo poderá reter os documentos para fins de guarda do original, remetendo-os ao setor responsável. Art. 16 Só deverão ser inseridos no SIGADOC documentos arquivísticos que sejam decorrentes das atividades do órgão ou entidade, sendo vedada a produção ou inserção como arquivo digitalizado, de: I - jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico; II - correspondências particulares; e III - documentos e processos arquivados nas unidades e que não terão continuidade de trâmite.
Parágrafo único Os documentos especificados nos incisos I e II do caput, somente poderão ser inseridos no SIGADOC se tiverem objetivos probatórios para compor um processo referente às atividades do órgão ou entidade.
§ 1° O tamanho máximo do documento poderá ser alterado conforme atualização do sistema.
§ 2° Os documentos cujo arquivo digital supere o tamanho máximo permitido, deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários para atender o limite estabelecido.
§ 3° Para a captura de documentos que contenham dados pessoais deve ser utilizado o modelo “Documento Pessoal Capturado”, disponível dentre os modelos de documentos existentes no sistema.
§ 1º A classificação quanto ao acesso à informação obedecerá às normas legais aplicáveis.
§ 2º Caso documento não tenha a classificação previamente definida no momento da sua produção ou da inserção no SIGADOC, este deverá ser classificado, quanto ao acesso à informação, conforme Instrução de Procedimento “Restrição de Acesso à Informação no SIGADOC”.
Parágrafo único Os procedimentos para transferência, arquivamento na fase intermediária e destinação final de documentos no SIGADOC serão estabelecidos no Manual de Gestão de Documentos do Poder Executivo do Estado ou em outro documento oficial expedido pelo Órgão Central de Gestão de Documentos do Poder Executivo Estadual. Art. 20 Em caso de classificação documental equivocada, os expedientes ou processos antes do seu arquivamento deverão ser reclassificados pelo Gestor de Documentos do Órgão ou Entidade, em conformidade com o Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos vigentes.
§ 1º Os processos físicos que forem digitalizados e convertidos para continuidade do trâmite no SIGADOC deverão ser arquivados no Sistema Único de Protocolo do Estado contendo a informação do respectivo número do processo administrativo eletrônico.
§ 2º Após o arquivamento de que trata o parágrafo anterior, o Sistema Único de Protocolo do Estado disponibilizará somente a consulta do documento ou processo.
§ 3º A unidade administrativa deverá realizar a guarda e manutenção dos documentos que se encontram na fase do ciclo de vida “corrente” e, após, transferi-los fisicamente à unidade setorial de arquivo do órgão ou entidade, para cumprimento dos prazos de guarda das demais fases.
Parágrafo único Caberá à Empresa Mato-grossense de Tecnologia da Informação - MTI disponibilizar o Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq tratado no caput desta Instrução Normativa. Art. 26 A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão, órgão central de gestão de documentos, por meio da Superintendência de Arquivo Público - SAP, será responsável por dirimir os casos omissos e excepcionais, manter atualizado o Manual de Gestão de Documentos e poderá expedir Instrução de Procedimentos - IP, disponibilizar materiais de apoio e instituir modelos padronizados de documentos para a execução dos procedimentos de que trata esta Instrução Normativa. Art. 27 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. Cuiabá-MT, 23 de junho de 2023.