Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA CGE Nº 03, DE 13 DESETEMBRO DE 2017. . Aprovada pela Resolução nº 04/2017 do Conselho do Sistema de Controle Interno da Controladoria Geral do Estado, publicada no DOE de 21.09.2017, p. 17. . Vide Portaria 0067/2020/CGE/MT.
Considerando que cabe à Controladoria Geral do Estado - CGE-MT, órgão central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, orientar, técnica e normativamente, os Órgãos e Entidades integrantes;
Considerando a missão da Controladoria Geral do Estado em contribuir com a melhoria dos serviços públicos, por meio do aperfeiçoamento do Sistema de Controle Interno;
Considerando a necessidade de padronização das atividades desempenhadas pelas Unidades Setoriais de Controle Interno - UNISECI, acerca do acompanhamento tempestivo das recomendações e determinações oriundas desta CGE-MT e dos demais Órgãos de Controle;
Considerando que a efetividade das ações de controle e o aperfeiçoamento da gestão pública dependem do cumprimento das determinações e recomendações emanadas dos Órgãos de Controle Interno e Externo. RESOLVE: Art. 1º. Os procedimentos de elaboração e monitoramento dos Planos de Providências de Controle Interno - PPCI, formulados em resposta às recomendações e determinações emitidas pelos Órgãos de Controle Interno e Externo, observarão o disposto nesta Instrução Normativa.
Parágrafo Único. Entende-se por produto de auditoria todo documento (relatório, recomendação, acórdão, etc.), emitido pelos órgãos de controle, que contenha recomendações e/ou determinações. Art. 3º. A elaboração do Plano Providências será norteada para o alcance dos seguintes objetivos, dentre outros: I) Comunicar e demonstrar aos clientes internos e externos quais as ações institucionais que foram, estão e/ou serão adotadas pelo Órgão/Entidade para o cumprimento das determinações e recomendações exaradas nos produtos de auditoria emitidos pelos órgãos de controle interno e externo; II) Subsidiar a fase de planejamento institucional para o pleno e tempestivo atendimento das recomendações e determinações; III) Apoiar o Gestor/Executor na condução das atividades administrativas, procurando corrigir as causas das falhas ou minimizá-las; IV) Promover a excelência do Sistema de Controle Interno quanto ao acompanhamento, sistematização, padronização, celeridade e tempestividade no Monitoramento e Avaliação das recomendações/situações de melhoria indicados pela CGE-MT ou outros Órgãos de Controle, bem como subsidiar a avaliação do status de atendimento e do grau de efetividade de implementação por parte dos Órgãos/Entidades do Poder Executivo Estadual; V) Estabelecer/manter uma via permanente de interlocução com a Controladoria Geral do Estado.
§1º. O Órgão poderá, antes de findo o prazo supracitado, requerer, mediante justificativa, a prorrogação do prazo de elaboração por igual período.
§2º. As determinações oriundas dos Órgãos de Controle Externo devem ser cumpridas no prazo indicado no produto de auditoria. a) Aplica-se o prazo do caput deste artigo, caso inexista período consignado no produto de auditoria. b) O atendimento às deliberações oriundas dos Órgãos de Controle Externo não são passíveis de prorrogação de prazo por parte desta CGE-MT.
§3º. Não serão passíveis de elaboração de plano, deliberações que não tenham explicitado as providências que deveriam ser adotadas pelo Órgão, bem assim aquelas que determinam genericamente, o cumprimento de normas. Art. 5º. A Unidade Setorial de Controle Interno é responsável pela coordenação do processo de elaboração do Plano de Providências. A UNISECI, ao tomar ciência do produto de auditoria, analisará as recomendações e determinações, comunicando cada uma das áreas envolvidas, os quesitos de acordo com as competências, para que, dentro de suas esferas de responsabilidade, apresentem ações saneadoras das falhas apontadas no produto de auditoria.
§1º. Em razão da complexidade das recomendações e determinações, a Unidade Setorial de Controle Interno poderá solicitar a CGE-MT auxílio na elaboração do plano de providências.
§2º. O apoio supracitado será mediado pela Superintendência de Desenvolvimento do Controle Interno (SDC) junto às demais unidades da CGE-MT. Art. 6º. As Unidades Executoras são responsáveis por planejar e propor ações saneadoras capazes de corrigir as causas das falhas e fragilidades apontadas nos produtos de auditoria, bem como informar a implementação de ações.Parágrafo Único.Para cada procedimento constante no Plano de Providências deve ser indicado ao menos um responsável, constando obrigatoriamente, o nome completo, matricula, cargo e/ou função. Art. 7º. Os Órgãos, ao elaborarem seus planos de providências, devem atender, no mínimo, aos seguintes critérios: I) Legalidade - guardar consonância com as normas vigentes; II) Legitimidade - atender ao interesse público, à impessoalidade e à moralidade; III) Economicidade - minimizar custos dos recursos utilizados na consecução da ação, sem comprometimento dos padrões de qualidade; IV) Eficiência - agir de modo célere, com o melhor desempenho possível de suas atribuições, visando obter os melhores resultados; V) Utilidade - servir para corrigir as causas das fragilidades e impropriedades observadas conforme os achados contidos no produto de auditoria; VI) Pertinência - guardar consonância com a recomendação emitida e servir para corrigir as causas das fragilidades observadas; VII) Razoabilidade - ser atingíveis, factíveis, tempestivas, sob pena de se tornarem inócuas e não se prestarem aos fins a que se propõe; VIII) Verificabilidade - deve conter ações que permitam que diferentes Auditores cheguem a um consenso após análise da ação proposta pelo Órgão/Entidade; IX) Objetividade - ser concretamente definida e menos sujeita à deturpação de seu entendimento pelos avaliadores do Plano; X) Clareza - ser claro de modo que seus enunciados devem ser de forma a não deixar lugar para interpretações significativamente diferenciadas.
§1º. A análise da consistência formal refere-se a verificação do correto preenchimento dos campos do plano de providências, conforme orientações da CGE-MT.
§2º. A análise da consistência material refere-se à verificação da efetividade das medidas tomadas/propostas quanto a solução da irregularidade ou fragilidade detectada, de acordo com os critérios previstos no art. 7º desta Instrução Normativa. Art. 9º. Caso constate a necessidade de correções no plano de providências, a CGE-MT promoverá a devolução ao Órgão com as especificações dos ajustes necessários e do novo prazo para retorno.
§1º. O não atendimento das sugestões apontadas pelo Órgão Central de Controle Interno será registrado no histórico de monitoramento do plano de providências.
§2º. O prazo para elaboração do plano de providências ficará suspenso durante a fase de análise de admissibilidade, voltando a ser contado, caso necessite de correções, após o posicionamento da CGE-MT acerca da ação proposta.
§1º. Caso haja alteração dos cargos ou funções dos responsáveis por ações contidas no plano de providências, a substituição deverá ser informada à CGE-MT.
§2º. O Órgão, ao presumir eventual impossibilidade de atendimento da recomendação no tempo acordado, poderá, antes de vencido o prazo, requerer mediante justificativa, a prorrogação do termo com indicação de nova data para cumprimento. Art. 12. Quando a Unidade Executora implementar as providências, deverá encaminhar comunicação formal à UNISECI informando a conclusão da ação, acompanhada de documentação comprobatória. Art. 13. O Órgão, ao finalizar a implementação das ações, deverá informar a conclusão à CGE/MT, registrando e juntando evidências que revelem que as recomendações foram implementadas.
Parágrafo Único. Em caso de ação que tenha perdido seu objeto, o Órgão deverá apresentar justificativa referente à não implementação. Art. 14. Cabe à UNISECI realizar de forma continua o acompanhamento da execução dos planos de providências, buscando auxiliar na resolução das questões pertinentes, assim como na identificação tempestiva das informações relevantes que impactam no cumprimento das ações pactuadas.
Parágrafo Único. O monitoramento do atendimento das recomendações e determinações, emitidas pela CGE-MT e demais órgãos de controle, será realizado por Auditores do Estado designados, por meio de ordem de serviço, especificamente para esse fim. Art. 17. As equipes de monitoramento realizarão testes, análises, e avaliações nos registros e nas evidências juntadas, com o intuito de verificar o cumprimento das deliberações.
Parágrafo Único. Sempre que necessário, a equipe de monitoramento realizará verificações in loco com o objetivo de confirmar a consistência e efetividade das medidas adotadas. Art. 18. Com base nos dados e informações coletadas durante o monitoramento, as equipes classificarão as deliberações, segundo o grau de implementação, no período verificado, em: I) A Implementar - Quando não iniciadas ações objetivando a implementação da recomendação; II) Em Implementação - Quando iniciadas ações objetivando a implementação da recomendação, mas que ainda não tenham sido totalmente cumpridas; III) Implementada - Quando, após a realização dos testes pela equipe de auditoria responsável pelo monitoramento, satisfez todos os requisitos constantes do texto da recomendação. IV) Não Implementada - Quando, findo o prazo, após os testes realizados pela equipe de auditoria responsável pelo monitoramento, não satisfez todos os requisitos constantes do texto da recomendação; V) Não Aplicável - Quando em razão de mudanças de condição ou de superveniência de fatos, se torne inexequível o cumprimento ou a implementação da deliberação; VI) Cancelada - Quando, por erro de registro, for encerrada pela CGE-MT.
Parágrafo único: Após a validação, o relatório de monitoramento será submetido à aprovação do Secretário-Adjunto de Controle Preventivo e, posteriormente, à homologação do Secretário-Controlador Geral, que fará a remessa ao Tribunal de Contas do Estado, aos Órgãos e/ou ao Governador do Estado, conforme o caso. Art. 21. O descumprimento das recomendações oriundas dos Órgãos de Controle,inclusive quanto à não elaboração de plano de providências, por Secretário de Estado ou Dirigente Máximo de Entidade da Administração Indireta, ensejará a representação do fato junto ao Governador do Estado, bem como constará do relatório de monitoramento a ser enviado ao Tribunal de Contas do Estado, nos termos da Resolução Normativa nº 12/2017/TP - TCE/MT.