Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 21/2020/SEPLAG
CONSIDERANDO que compete à Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão a orientação da elaboração do Manual Técnico de Processos e Procedimentos, conforme dispõe o Decreto nº 1.375, de 07 de março de 2018, RESOLVE: Art. 1º Estabelecer orientações e procedimentos a serem adotados pelas Unidades de Desenvolvimento Organizacional ou Núcleos de Gestão Estratégica para Resultados dos órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual para a elaboração e atualização do Manual Técnico de Processos e Procedimentos, referenciando a metodologia e a ferramenta a serem utilizadas.
II - os capítulos, padronizados pelo órgão central de Desenvolvimento Organizacional da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão, são: a) introdução: apresentar os objetivos, o histórico e metodologia aplicada na Gestão por Processos; b) contextualização: breve contextualização do órgão ou entidade, seguindo a respectiva ordem: 1. identidade organizacional: a missão, visão e valores; 2. competências definidas em legislação vigente; 3. os sistemas corporativos informatizados disponíveis; 4. base legal (federal e estadual).
III - glossário, siglas e abreviaturas: conter o significado dos termos usuais adotados pelo órgão ou entidade do Poder Executivo Estadual.
Parágrafo único. O conteúdo da introdução, constante na alínea “a” do inciso II deste artigo, será elaborada e atualizada pelo órgão central de Desenvolvimento Organizacional da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão, sendo um capítulo padronizado a todos os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos do Estado de Mato Grosso. Art. 4º Os dispositivos que descrevem os temas a serem tratados na parte documental do Manual Técnico de Processos e Procedimentos deverão ser organizados nos respectivos níveis: I - título: deve conter na capa do Manual Técnico de Processos e Procedimentos de cada órgão ou entidade; II - capítulos: deve conter as disposições tratados no inciso II e III do art. 3º desta instrução normativa; III - seções: devem tratar sobre assuntos que serão divididos dentro do capítulo; IV - subseções: devem tratar sobre assuntos que serão divididos dentro da seção, caso necessário. Art. 5º A formatação da parte documental de cada Manual Técnico de Processos e Procedimentos será de responsabilidade da equipe designada pelo órgão ou entidade, de acordo com o modelo estabelecido pelo órgão central de Desenvolvimento Organizacional.
§ 1º São conceitos da metodologia: I - Cadeia de valor: conjunto de processos realizados por uma organização com objetivo de criar valor para seus cidadãos/usuários; II - Macroprocesso: conjunto de processos executados de forma ordenada para realização de objetivos e metas da Organização. A integração entre os macroprocessos de uma organização é fundamental para sua competitividade e formam a cadeia de valor, constituindo a base inicial do desenho da operação da organização. São (03) três macroprocessos: a) Processo Primário: também chamados de Negócios, Essenciais ou Finalísticos, pois representa a atividade essencial que uma organização executa para cumprir a missão organizacional e agrega valor diretamente para o cidadão/usuário; b) Processo de Suporte: também chamados de Apoio ou Sustentação, que auxilia a gestão efetiva da organização garantindo o suporte adequado aos processos primários; c) Processo Gerencial: também chamados de Gerenciamento ou Estratégico, estão ligados à estratégia da organização que tem o propósito de formular diretrizes, medir, controlar e monitorar o desempenho para o alcance de suas metas. III - Processo: sequência de ações integradas, estruturadas e mensuráveis que produzem um resultado que agrega valor na percepção do cidadão/usuário. O processo é vinculado a um macroprocesso e pode ser desdobrado em outros níveis de processos (subprocesso). No processo também pode haver anexo o Procedimento Operacional Padrão - POP; IV - Subprocesso: processo em um nível maior de detalhamento, que demonstra os fluxos de trabalho e atividades sequenciais e interdependentes para a execução de cada processo da organização; V - Atividade: ocorre dentro de um subprocesso, executada por uma unidade organizacional, e corresponde a “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo; VI - Tarefa: é o nível mais detalhado das atividades. É um conjunto de trabalhos a serem executados envolvendo rotina e prazo determinado e este pode ser identificado nos documentos padrões (instrução de trabalho, check list, formulários e outros documentos sugeridos pelo órgão ou entidade).
§ 2º A metodologia de gestão por processos será detalhada no Manual de Gestão por Processo. Art. 7° O capítulo de gestão por processos é composto pelos mapeamentos dos processos e procedimentos de trabalho, disponibilizados em sítios institucionais e no Manual Técnico de Processos e Procedimentos e deve conter as seguintes informações: I - cadeia de valor com seus macroprocessos e processos; II - arquitetura dos processos; III - escopo de processos; IV - diagramas dos processos, subprocessos, atividades e tarefas por meio de documentos padronizados (POPs, check list, instrução de trabalho e guias, dentre outros).
§ 1º Os modelos de cadeia de valor, arquitetura de processos, escopo de processos e de documentos padronizados citados no caput deste artigo serão disponibilizados pelo órgão central de Desenvolvimento Organizacional da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão.
§ 2º Nos diagramas dos processos, quando necessário, deverão ser anexados os documentos padronizados como POPs, check list, instrução de trabalho e guias, dentre outros, conforme orientações do Guia de Modelagem de Processos.
§ 3º Os órgãos e entidades deverão solicitar para o órgão central de Desenvolvimento Organizacional a disponibilização dos documentos exigidos e preenchê-los, mantendo atualizadas as informações. Art. 8º A ferramenta BPM a ser utilizada na elaboração dos processos e procedimentos de trabalho será detalhada no Guia de Modelagem de Processos, descrevendo onde encontrá-la e como utilizá-la.
§ 1° A validação metodológica ocorrerá após validação pela unidade setorial de Desenvolvimento Organizacional (DO) ou Núcleo de Gestão Estratégica para Resultados (NGER) do órgão ou entidade.
§ 2° A validação pelo órgão central será realizada conforme Check List, CL001 - Validação Metodológica e ocorrerá após a validação dos diagramas pelo setorial de acordo com o Check list, CL002 - Validação Metodológica D.O Setorial. Art. 12 A publicidade do Manual Técnico de Processos e Procedimentos deverá ocorrer por meio de: I - sítio eletrônico do órgão ou entidade; e II - portaria de cada órgão ou entidade no Diário Oficial do Estado de Mato Grosso, conforme modelo disponibilizado pelo órgão central de Desenvolvimento Organizacional.