Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 0002/2023/SEFAZ
CONSIDERANDO as disposições contidas na Lei n. 14.133/2021 e no Decreto Estadual n. 1.525/2022 e na Lei Estadual n. 7.692/2002;
CONSIDERANDO o disposto no caput do art. 37 Constituição Federal, que estabelece o dever da Administração Pública Direta e Indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios observar os princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência;
§1° São exceções à regra estipulada no caput deste artigo a primeira e a última medição, bem como as medições realizadas nos meses em que houver paralisação e reinício dos serviços, que poderão não coincidir com esse interstício temporal, desde haja o devido registro do enquadramento nessas situações.
§2° Para os contratos de execução de estudos, projetos e serviços de engenharia, inclusive consultoria, a medição será executada de acordo com o cronograma físico-financeiro de planejamento e controle do contrato. Art. 4° O prazo limite para o envio da medição pela contratada, para posterior aprovação pelo fiscal da obra, é até o 5° (quinto) dia útil após o período da medição.
§1° Caso não seja observado o prazo previsto no caput devido a inadimplemento documental pela contratada, a medição deverá ser processada com o valor igual a zero.
§2° Se a execução contratual estiver paralisada, não é necessário o processamento de medição de valor zero correspondente a esse período.
§3° Ao ser constatada desconformidade no processo de medição, a contratada deverá realizar as adequações cabíveis e remeter novamente ao fiscal do contrato designado em portaria, que terá o prazo máximo de 03 (três) dias úteis para análise da correção e/ou justificativa. Art. 5° Todos os atos atinentes à aprovação técnica da medição e conferência dos documentos que instruem o processo são de responsabilidade da fiscalização e da Coordenadoria à qual a fiscalização encontra-se vinculada. Art. 6° São documentos de suporte à medição de obras e serviços de engenharia: I - Despacho de Encaminhamento para o Superior Imediato; II - Folha de identificação com os dados do contrato; III - Boletim de Desempenho; IV - Resumo de medição (ficha de medição e ficha de medição acumulada); V - Indicação de eventuais valores a serem acautelados, retidos ou glosados da medição em referência, se for o caso; VI - Controle financeiro; VII - Cronograma físico-financeiro de evolução mensal; VIII - Memória de cálculo geral de medição (folha de medição, ficha de medição de canteiro e ficha para medição de mobilização de equipamentos); IX - Registro fotográfico/ coordenadas de acompanhamento dos serviços executados no período; X - Diário de Obras; XI - Portaria de nomeação do fiscal (na primeira medição ou quando houver alterações); XII - Ordem de Início, Reinício ou Paralisação dos Serviços, quando houver; XIII - Relatório ou termo circunstanciado de recebimento do objeto ou serviços contratados, nos casos de medição final; XIV - Demais documentos relativos à medição, sejam de origem da contratada ou da SEFAZ - MT, bem como os documentos exigidos em edital.
§ 1° O Checklist de Engenharia deve ser preenchido de acordo com o modelo próprio a ser estabelecido pela Unidade Gestora de Obras e Serviços de Engenharia.
§ 2° A medição a preço inicial deve ser instruído em processo próprio, contendo os seguintes documentos: I - Despacho de Encaminhamento para o Superior Imediato; II - Folha de identificação com os dados do contrato; III - Boletim de Desempenho; IV - Resumo de medição (ficha de medição e ficha de medição acumulada); V - Indicação de eventuais valores a serem acautelados, retidos ou glosados da medição em referência, se for o caso; VI - Controle financeiro; VII - Cronograma físico-financeiro de evolução mensal; VIII - Registro fotográfico/ coordenadas de acompanhamento dos serviços executados no período; IX - Demais documentos relativos à medição, sejam de origem da contratada ou da SEFAZ - MT, bem como os documentos exigidos em edital.
§ 3° O reajustamento das medições deve ser instruído em processo próprio, contendo os seguintes documentos: I - Ofício de Encaminhamento para o Superior Imediato; II - Folha de identificação com os dados do contrato; III - Resumo de medição (ficha de medição e ficha de medição acumulada); IV - Indicação de eventuais valores a serem acautelados, retidos ou glosados da medição em referência; V - Controle financeiro; VI - Cópia do Apostilamento. Art. 12 Aprovada a medição pela fiscalização da obra ou serviço, o fiscal deverá solicitar à contratada a apresentação dos documentos definidos no contrato. Art. 13 Após a conferência dos documentos entregues pela contratada, o fiscal do contrato deverá atestar a(s) Nota(s) Fiscal(is) em despacho no SIGADOC e cadastrar a medição nos Sistemas FIPLAN-GFO, SIAG-C e GEO-OBRAS. Art. 14 Após o atesto da nota fiscal, deverá ser preenchida a Solicitação de Pagamento e o checklist de conformidade documental, a serem assinados pelo fiscal da obra juntamente com o gestor do contrato.
Parágrafo único. A Solicitação de Pagamento deve ser confeccionada de acordo com o modelo definido na IN 002/2022/SAAF/SEFAZ-MT ou outra que venha a substituí-la. Art. 15 A coordenadoria deverá encaminhar o processo de pagamento da medição ao Ordenador de Despesas com toda a documentação prevista nos artigos anteriores desta Instrução Normativa. Art. 16 O prazo limite para o envio do processo e realização do pagamento é aquele definido na IN 002/2022/SAAF/SEFAZ-MT ou outra que venha a substituí-la.
§ 1° Caso não seja observado o prazo previsto no caput devido a inadimplemento documental pela contratada, a medição deverá ser processada com o valor igual a zero.
§ 2° Ainda que a medição seja de valor zero, ela deverá ser processada nos Sistemas FIPLAN-GFO e GEOOBRAS e, após, encaminhada ao setor competente para fins de controle sistemático de todas as medições durante a vigência da execução contratual. Art. 17 Finalizado os procedimentos atinentes às Coordenadorias vinculadas à fiscalização o processo deverá ser encaminhado à Coordenadoria Financeira para operacionalização dos atos de execução do pagamento, conforme valor aprovado pela respectiva fiscalização do contrato. Art. 18 Compete à Coordenadoria Financeira verificar a instrução do processo com os documentos exigidos nesta instrução normativa e realizar o pagamento pelo sistema FIPLAN, mediante emissão da AQS, LIQ e NOB.
Parágrafo único. Os processos que não estiverem instruídos com os documentos exigidos nesta instrução normativa serão devolvidos pela Coordenadoria Financeira à unidade responsável pela gestão e fiscalização do contrato.
§ 1° O valor do apostilamento será calculado sobre o saldo contratual, utilizando como data-base a estabelecida no edital ou instrumento contratual, limitada ao período de 12 (doze) meses.
§ 2° Na solicitação devem constar os seguintes documentos: I - Ofício, Carta ou Requerimento de reajuste, indicando a cláusula do edital ou contrato que dispõe sobre o reajuste e índices a serem adotados; II - Planilha dos cálculos do reajuste devidamente assinado pelo representante legal; III - Cronograma físico-financeiro vigente para o período, com o valor do respectivo reajuste.
§ 3° Na hipótese de acréscimos ou supressões de valor no contrato, deverá ser apresentada nova solicitação para rerratificação do apostilamento com as devidas adequações. Art. 20 O fiscal da obra deve emitir despacho no SIGADOC ratificando os cálculos do reajustamento a ser apostilado, anexando o Checklist de Conformidade Documental para Apostilamento do Reajuste.
§ 1° O despacho emitido pelo Fiscal da Obra deverá ser homologado pelo Superintendente e Coordenador responsável.
§ 2° O Checklist de Conformidade Documental para Apostilamento do Reajuste deve confirmar que: I - Houve abertura de processo com instrução técnica para enquadramento do reajuste com contrato, índices, fórmulas e memórias de cálculo; II - Foram observadas as cláusulas contratuais que discorrem sobre previsão de reajustamento, índices oficiais e outras condicionantes; III - foi obedecida a periodicidade mínima de 01 (um) ano; IV - Foram devidamente analisadas e conferidas as contas referentes às informações apresentadas no processo.
Parágrafo único. O modelo de Checklist de Conformidade Documental deverá ser disponibilizado pela Unidade Gestora de Obras e Serviços de Engenharia. Art. 21 Após aprovado o cálculo, nos termos do artigo 20: I - A Unidade Gestora de Obras e Serviços de Engenharia encaminhará o processo, devidamente instruído à Superintendência de Orçamento, Finanças e Contabilidade - SOFC; II - A Superintendência de Orçamento, Finanças e Contabilidade - SOFC emitirá o pedido de empenho - PED ou comprovação da existência de recursos orçamentários por outro meio, e encaminhará o processo ao Gabinete da SAAF; III - O Gabinete da Secretária Adjunta de Administração Fazendária - SAAF providenciará a autorização do ordenador de despesas e, se for o caso, da respectiva unidade de negócios; IV - A Superintendência de Aquisições e Contratos providenciará a elaboração da minuta do termo de apostilamento e o encaminhará ao Gabinete da SAAF que seja providenciado o parecer jurídico, ou juntada do parecer referencial respectivo; V - Após emissão do parecer jurídico, ou juntada do parecer referencial, e saneamento dos apontamentos, se for o caso, a Superintendência de Aquisições e Contratos providenciará: a) solicitação de emissão do empenho à Coordenadoria de Orçamento - COOC; b) a assinatura do apostilamento; c) registro nos sistemas SIAG-C, FIPLAN-GFO e GEO-OBRAS; d) comunicação ao gestor e fiscais do contrato.
Parágrafo único. A projeção registrada não garante à Contratada o direito ao recebimento do valor, que será apurado a cada medição, conforme evolução do cronograma físico-financeiro. Art. 22 Na última medição do Contrato ou última medição do período referente ao aniversário da data-base, deverá haver a devida retificação dos valores registrados, com a indicação dos valores efetivamente pagos por medição e a indicação dos empenhos utilizados para pagamento da despesa.