Texto: INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 008/2025/SEPLAG
CONSIDERANDO os deveres funcionais dos servidores públicos previstos na Lei Complementar nº 04/1990, na Lei Complementar nº 112/2002, na Lei Complementar nº 207/2004, na Lei Complementar nº 555/2014 e na Lei Complementar nº 118/2002;
CONSIDERANDO o Decreto nº 692, de 19 de outubro de 2020, que dispõe sobre a atualização cadastral periódica obrigatória dos servidores públicos da Administração Pública Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;
CONSIDERANDO o Decreto nº 466, de 27 de setembro de 2023, que dispõe sobre o termo de compromisso de ajustamento de conduta - TCAC como meio administrativo de resolução consensual para conflitos para os casos de infração disciplinar de menor potencial ofensivo no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso; e
CONSIDERANDO que é dever dos servidores e empregados públicos manter seus dados cadastrais, de natureza pessoal e funcional, atualizados, para uma gestão eficiente do órgão ou entidade, RESOLVE:
Parágrafo único Os servidores públicos mencionados no caput deste artigo, incluem os ocupantes de cargos públicos efetivos civis, os exclusivamente comissionados, os requisitados, cedidos, permutados, afastados ou licenciados, os militares, empregados públicos, contratados temporários, residentes técnicos e estagiários. Art. 2º A atualização cadastral periódica obrigatória terá início no dia 01 de outubro de 2025 e se encerrará no dia 30 de novembro de 2025.
§ 1º Ficam desobrigados da atualização cadastral os servidores que ingressarem no serviço público em data posterior ao início do período da realização da atualização cadastral periódica obrigatória.
§ 2º Os contratados temporários, estagiários e residentes técnicos que tiverem seus contratos encerrados no período previsto no caput deste artigo, deverão realizar a atualização cadastral previamente ao término do respectivo contrato.
§ 1º O usuário e senha utilizados são os mesmos que permitem o acesso ao Portal do Servidor.
§ 2º Caso seja o primeiro acesso ou não saiba a senha, o usuário deverá utilizar o recurso "esqueci minha senha" e inserir os dados solicitados pelo sistema, que enviará instruções para resetar a senha ao endereço eletrônico do servidor cadastrado no Sistema Estadual de Administração de Pessoas - SEAP.
§ 3º O servidor deverá entrar em contato com a unidade setorial de Gestão de Pessoas de sua lotação, preferencialmente por e-mail, no caso de: I - não possuir e-mail cadastrado no sistema SEAP; II - desconhecer o e-mail cadastrado; III - necessidade de atualização do e-mail cadastrado no SEAP; IV - não tenha recebido o e-mail para resetar a senha. Art. 4º O servidor que não possuir acesso à internet deverá se dirigir à unidade setorial de Gestão de Pessoas do seu órgão ou entidade de lotação para auxiliá-lo na realização da atualização cadastral, dentro do prazo estabelecido no caput do art. 2º desta Instrução Normativa. Art. 5º A atualização cadastral será composta de 09 (nove) etapas, cabendo ao servidor confirmar ou atualizar as seguintes informações: I - etapa 1: os dados pessoais, podendo o servidor anexar, opcionalmente, foto recente no formato 3x4, com fundo branco e sem uso de acessórios que dificultem a visualização perfeita do rosto do servidor; II - etapa 2: os dados da documentação pessoal e deverá, obrigatoriamente, anexar os documentos nas seguintes situações: a) todos os servidores: cópia digitalizada dos documentos pessoais que tenham sido atualizados, além do documento de identificação com foto, de forma obrigatória; b) somente para servidores cedidos a órgão ou entidade não integrante do Poder Executivo Estadual ou empresas estatais estaduais: declaração de assiduidade preenchida e assinada, de acordo com modelo constante no anexo único desta Instrução Normativa; c) somente para servidores em Licença para Acompanhamento de Cônjuge - LAC: cópia da certidão de casamento ou declaração de união estável, atualizada com data de emissão inferior a 60 (sessenta) dias contados da data publicação desta Instrução Normativa. III - etapa 3: o endereço de residência e telefones de contato, e anexar cópia do comprovante de endereço atualizado, com data de emissão inferior a 03 (três) meses; IV - etapa 4: as formações acadêmicas; V - etapa 5: os cursos de capacitação; VI - etapa 6: as habilidades e experiências profissionais; VII - etapa 7: os dados de dependentes, incluindo o respectivo CPF; VIII - etapa 8: questionário de saúde e bem-estar, de preenchimento facultativo; IX - etapa 9: as informações funcionais, bem como a indicação da matrícula da chefia imediata ou, na falta deste, do responsável pela unidade setorial de Gestão de Pessoas para validação do vínculo funcional.
§ 1º A foto no formato 3x4, os documentos pessoais e o comprovante de endereço a serem anexados nas etapas 1, 2 e 3 devem estar legíveis e inseridos no formato ‘PDF’ ou imagem, com tamanho máximo de 750 Kb cada arquivo.
§ 2º O servidor, no período estabelecido no caput do art. 2º desta Instrução Normativa, poderá salvar a atualização cadastral em qualquer etapa e reiniciá-la em momento posterior sem perder os dados cadastrados anteriormente, até que conclua a atualização.
§ 3º A inserção de dados falsos na atualização cadastral será apurada mediante procedimento disciplinar, mantida a possibilidade de aplicação das demais penalidades previstas em lei.
§ 4º O questionário de saúde e bem-estar previsto na etapa 8 é de preenchimento facultativo pelo servidor e tem como objetivo subsidiar o aprimoramento das políticas institucionais de saúde e bem-estar, sendo vedada sua utilização para qualquer outra finalidade e assegurado que os dados não serão utilizados de forma individualizada. Art. 6º Durante o processo de atualização cadastral caberá, ainda, ao servidor: I - entrar em contato com a unidade setorial de gestão de pessoas do órgão ou entidade, nos casos em que a lotação indicada esteja incorreta, para fins de regularização; II - substituir os documentos digitais anexados, quando recusados ou não validados por conterem rasuras, estarem ilegíveis ou outros motivos justificados; III - acompanhar, no sistema de recadastramento, a validação do seu vínculo funcional e, caso não ocorra em até 02 (dois) dias úteis após o encaminhamento digital, solicitar providências à chefia imediata indicada ou, na ausência desta, ao responsável pela unidade setorial de gestão de pessoas do órgão ou entidade de lotação; IV - procurar a chefia imediata ou a unidade setorial de gestão de pessoas do órgão ou entidade de lotação para regularização funcional, caso a validação de efetivo exercício seja recusada. Art. 7º A atualização cadastral será considerada concluída quando, cumulativamente: I - o servidor realizar todas as etapas do recadastramento previstas no art. 5º desta Instrução Normativa; II - o vínculo funcional for validado pela chefia imediata ou, na ausência desta, ao responsável pela unidade setorial de gestão de pessoas do órgão ou entidade de lotação; e III - o sistema emitir comprovante com número de protocolo, confirmando a finalização do recadastramento.
§ 1º Durante o período fixado para a realização da atualização cadastral, a conferência e validação dos documentos de que trata este artigo, deverão ser realizadas no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis a contar do seu encaminhamento digital.
§ 2º Ao término do período do recadastramento, a chefia imediata terá 01 (um) dia útil para a conferência e validação dos documentos de que trata este artigo.
§ 3º Caso a chefia imediata receba um pedido de validação de servidor que não esteja lotado efetivamente em sua unidade, deverá recusar de imediato a validação de efetivo exercício e orientar o servidor a procurar a unidade setorial de gestão de pessoas do respectivo órgão ou entidade para regularização.
§ 4º A chefia imediata e o gestor da unidade setorial de gestão de pessoas que validarem recadastramento de servidor que não se encontre lotado em sua unidade ou que não esteja em efetivo exercício ou em desacordo com as hipóteses legais de licença e afastamento, incorrerá em responsabilidade funcional que ensejará a instauração de procedimento disciplinar, em conformidade com a Lei Complementar nº 04/1990 e a Lei Complementar nº 207/2004. Art. 9º No decorrer do período da atualização cadastral a unidade setorial de gestão de pessoas deverá efetuar as adequações necessárias ao controle de conformidade funcional, com as seguintes finalidades: I - identificar a lotação correta dos servidores públicos, a fim de regularizar a situação funcional e atualizá-la no Sistema Estadual de Administração de Pessoas - SEAP; II - identificar servidores públicos não vinculados a nenhuma chefia para averiguação de possíveis irregularidades; III - monitorar as lotações mediante o confronto das informações constantes no SEAP, atualização cadastral e registros de frequência.
§ 1º Configurada a inadimplência do servidor, será suspenso o pagamento da remuneração mensal ou das verbas rescisórias, a ser efetuada a partir da folha de pagamento imediatamente subsequente à da data prevista para encerramento do prazo, sem prejuízo de instauração de procedimento para apuração disciplinar.
§ 2º O pagamento da remuneração, incluindo os descontos em folha dos consignatários obrigatórios e facultativos, e das verbas rescisórias, permanecerão suspensos até que o servidor inadimplente efetue a sua regularização cadastral.
§ 3º O pagamento da remuneração suspensa, incluindo retroativos, ou das verbas rescisórias, somente será efetuado após a análise e deferimento do pedido de regularização da atualização cadastral do servidor, observado o ciclo mensal da Folha de Pagamento.
§ 4º O Poder Executivo Estadual não será responsável por quaisquer prejuízos que a inadimplência dos respectivos descontos vier a causar ao servidor público. Art. 11 As Empresas Públicas e as Sociedades de Economia Mista que não utilizam o SEAP, ao findar o período da atualização cadastral periódica, deverão oficializar a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG, no prazo de 10 (dez) dias úteis, sobre os procedimentos adotados referente à suspensão do pagamento dos inadimplentes.
§ 1º Após a finalização da atualização extemporânea prevista no caput deste artigo, o servidor deverá protocolar requerimento formal no sistema SIGADOC, utilizando o modelo padrão denominado “Requerimento de Regularização Extemporânea do Recadastramento”, com justificativa do motivo que impediu o cumprimento regular da obrigação.
§ 2º O processo de regularização extemporânea deverá ser encaminhado à Coordenadoria de Monitoramento de Pessoal - CMP/SEPLAG, acompanhado dos seguintes documentos comprobatórios, legíveis e digitalizados em formato PDF: I - comprovante com número de protocolo, confirmando a finalização da atualização cadastral extemporânea; II - declaração de efetivo exercício do servidor e manifestação da situação funcional, emitidas pela unidade setorial de gestão de pessoas do órgão ou entidade de lotação do servidor; III - comprovação de frequência da data de início do recadastramento até o dia anterior à data de início do processo de regularização: a) para os órgãos que utilizam Sistema Biométrico de Controle de Frequência - WEBPonto e Sistema de Gestão de Ponto e Assiduidade - SIGPAS: folha de frequência devidamente assinada digitalmente pelo servidor e pela chefia imediata; b) para os órgãos que utilizam outro sistema de registro de frequência diverso do WEBPonto e SIGPAS, ou que realizam o controle manual: folha de frequência devidamente assinada pelo servidor e pela chefia imediata, contendo o nome completo e cargo ocupado de ambos; c) para os integrantes das carreiras Militares e da Polícia Judiciária Civil: atestado de frequência e documentos comprobatórios emitidos pela unidade setorial de gestão de pessoas, caso não utilizem sistema de registro de frequência; d) para servidores licenciados e afastados: publicação do afastamento no Diário Oficial, se for o caso. Art. 14 Caberá à Secretaria Adjunta de Gestão de Pessoas da SEPLAG, por meio da Coordenadoria de Monitoramento de Pessoal: I - analisar os pedidos de regularização extemporânea da atualização cadastral protocolizados em razão da suspensão do pagamento e: a) retirar a suspensão do pagamento no Sistema Estadual de Administração de Pessoas - SEAP, caso a manifestação seja favorável ao pedido; b) solicitar à unidade setorial de gestão de pessoas à qual o servidor público estiver vinculado que notifique o interessado, para que providencie as alterações, substituições ou complementações de documentos e informações necessárias à regularização do processo; c) devolver o processo à unidade setorial de gestão de pessoas à qual o servidor público estiver vinculado, para conhecimento e providências, em caso de manifestação final desfavorável ao pedido. II - disponibilizar às unidades setoriais de gestão de pessoas os relatórios da atualização cadastral, para fins de acompanhamento e monitoramento das informações.
§ 1º Caberá à unidade setorial de gestão de pessoas do órgão ou entidade promover a intimação do servidor, nos termos do art. 38 a 42 da Lei Estadual nº 7.692/2002, para que apresente justificativa.
§ 2º Na hipótese do servidor que não apresentar justificativa para a não atualização cadastral no prazo previsto na intimação ou se estas forem consideradas insuficientes, os autos deverão ser remetidos, após ciência do gestor máximo do órgão ou entidade, à apuração disciplinar, nos termos da Instrução Normativa CGE nº 01/2022, do Decreto nº 466/2023 e das Leis Complementares nº 04/1990 e nº 207/2004.
§ 3º O órgão ou entidade deverá comunicar à SEPLAG a adoção das medidas previstas no parágrafo anterior, no prazo de até 30 (trinta) dias do envio das informações de que trata o caput deste artigo, sob pena de aplicação do regime cautelar, conforme dispõe o art. 62 do Decreto nº 765, de 1º de março de 2024.
§ 1º Na hipótese do servidor que não apresentar justificativa para a não atualização cadastral no prazo previsto na intimação ou se estas forem consideradas insuficientes, a Unidade Setorial de Gestão de Pessoas deverá encaminhar à Unidade de Correição para apuração disciplinar, via SIGADOC, processo contendo a notificação do servidor, a ficha funcional e outros documentos coletados durante a verificação de justificativa.
§ 2º A Coordenadoria de Monitoramento de Pessoal da Secretaria Adjunta de Gestão de Pessoas - SEPLAG deverá encaminhar à Perícia Médica, relatório dos servidores ativos que esteja aguardando a concessão de aposentadoria por invalidez permanente, com registro de LIN no sistema SEAP, para: I - em até 20 (vinte) dias, enviar para o MTPREV para continuidade do processo de aposentadoria; II - se o processo de aposentadoria se encontrar no órgão de origem, solicitar seu retorno à Perícia Médica, para prosseguimento da análise, no mesmo prazo constante no inciso I deste parágrafo; III - oficiar para o MTPREV, caso o processo esteja na autarquia, informando o nome do servidor e o número do processo de aposentadoria, solicitando providências urgentes e posterior envio das medidas adotadas em até 15 (quinze) dias.
§ 3º A relação atualizada dos servidores irregulares prevista no caput deste artigo deverá ser encaminhada à Controladoria Geral do Estado para conhecimento e acompanhamento das situações funcionais que deverão ser regularizadas.
§ 4º O órgão ou entidade deverá comunicar as medidas adotadas à SEPLAG após 30 (trinta) dias do envio da relação atualizada dos servidores irregulares prevista no caput deste artigo, sob pena de aplicação do regime cautelar, conforme dispõe o art. 62 do Decreto nº 765, de 1º de março de 2024. § 5º Caberá à Coordenadoria de Monitoramento de Pessoal da Secretaria Adjunta de Gestão de Pessoas - SEPLAG: I - acompanhar o cumprimento dos prazos e procedimentos especificados neste artigo, e no caso de descumprimento solicitar à Unidade de Gestão Executiva a aplicação da penalidade prevista no parágrafo anterior; II - analisar as situações funcionais irregulares que não foram tratadas nos incisos do caput deste artigo.